تعتمد العديد من المؤسسات على Google Workspace كمجموعة مكتبية تعاونية. ومع ذلك ، فهم غير مدركين أن نفس التطبيقات يمكن أن تكون مفيدة أيضًا لإدارة المشاريع.
باستخدام تطبيقات Google Workspace ، يمكنك تحقيق أقصى استفادة منها وتخطي الحاجة إلى دمج أدوات إضافية لإدارة المشاريع. ستوضح هذه المقالة كيفية الاستفادة الكاملة من تطبيقات Google Workspace لإدارة المشاريع.
1. مهام المشروع التعاون والتتبع
تتطلب معظم المشاريع التعاون بين أعضاء الفريق. حتى إذا كان لديك فريق موزع يعمل في مشروع قائم على السحابة تطبيقات Google Workspace يمكن أن تساعدك على التعاون بسهولة. يمكنك استخدام جداول البيانات لتخطيط المشروع وإنشاء مخططات جانت لإدارة المهام والمواعيد النهائية.
يحتاج أعضاء الفريق إلى تحديث تقدمهم بانتظام في جدول البيانات. وبالتالي ، تحتوي الورقة دائمًا على معلومات محدثة. يمكن أن تعمل أيضًا كأداة لتتبع المهام أو لتتبع الوقت للفريق.
باستخدام تقويم Google ، تعرف على ساعات العمل المجانية والمتفاعلة لكل عضو في الفريق. مشاركة الملاحظات مع زملائك في الفريق والبقاء منظمًا باستخدام ملف عمل قائمة ممكن مع Google Keep.
2. تواصل الفريق بسهولة
وغني عن القول أن Gmail هو أحد أفضل مزودي خدمة البريد الإلكتروني في العالم. إذا كنت تستخدم Google Workspace ، فلا داعي للتفكير مليًا في ضمان التواصل المرن والواضح بين أعضاء فريقك. Gmail هنا لتسهيل الاتصال الجماعي السلس.
يمكنك إنشاء قائمة بريد إلكتروني "المجموعات" وإضافة جميع أعضاء الفريق في تلك المجموعة. بعد ذلك ، يمكنك استخدام عنوان بريد إلكتروني واحد فقط لمشاركة المعلومات والموارد والتحديثات مع الفريق بأكمله.
يمكن للأشخاص الذين يعملون في مشاريع متعددة في نفس الوقت تسمية رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بمشاريع مختلفة. وبالتالي ، سيتم تخزين رسائل البريد الإلكتروني ذات التسميات المختلفة في مجلدات منفصلة. يمكنك أيضًا تمييز رسائل البريد الإلكتروني المهمة بنجمة للعثور عليها بسرعة.
3. جدولة موارد فريقك للمشروع
غالبًا ما يجد مديرو المشاريع صعوبة في تعيين المهام وجدولتها لأعضاء الفريق لمشروع جديد أثناء استمرار المشاريع الأخرى. إذا كانوا يستخدمون Google Workspace ، فيمكن لتطبيق التقويم تقديم حل سهل لهذه المشكلة.
يمكن لأعضاء الفريق تحديد مهامهم وجداولهم في تقويم مشترك. وبالتالي ، سيعرف الجميع من هو المشغل حتى أي تاريخ وسيعين مهام جديدة وفقًا لذلك. يمكن للفرق استخدامه لمراقبة المواعيد النهائية والأحداث الرئيسية والحصول على تذكيرات.
يمكنك إنشاء تقاويم منفصلة للفريق لتتبع الإجازات والاجتماعات وجلسات التدريب.
4. مشاركة وتخزين البيانات الرقمية
تحتاج المشاريع الحديثة إلى تخزين آمن للملفات والمستندات التي تحتوي على بيانات مهمة للمهام. في الوقت نفسه ، يجب أن يتمكن أعضاء المشروع من الوصول إليهم على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع. تطبيق Google Drive موجود هنا لتخزين جميع الملفات والمستندات والصور ومقاطع الفيديو المتعلقة بالمشروع.
يمكن لتطبيق تخزين الملفات المستند إلى مجموعة النظراء تخزين ملفاتك بأمان. إذا أجريت أي تغييرات على الملفات ، فستتم مزامنتها على الفور. وبالتالي ، يمكن لأي عضو آخر في الفريق الوصول إلى المحتوى المحدث.
تجعل عناصر التحكم في المشاركة والوصول في Google Drive العمل التعاوني خاليًا من المتاعب. على سبيل المثال ، يمكنك مشاركة نسخة مسودة من ملف مع العميل للموافقة عليها مع إذن لعرض المستند فقط.
بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك إنشاء مساحات Drive مشتركة منفصلة لفرق المشروع المختلفة ومشاركتها معهم للوصول السريع.
5. إنشاء التقارير والعروض التقديمية
هل تبحث عن أداة لإنشاء تقارير توضيحية ولافتة للنظر؟ هل تريد تضمين العديد من المخططات والرسوم البيانية في تلك التقارير؟ جداول بيانات Google هو التطبيق المناسب لك. يساعدك على مشاركة أي نوع من البيانات الرقمية بأنسب أسلوب. كما يسمح لك بالعمل بشكل تعاوني على تقرير.
العرض هو جزء مهم آخر من المشاريع. ال العروض التقديمية من Google app هو أداة إنشاء العروض التقديمية المثالية لـ Google Workspace. يمكنك استخدامه لمشاركة رؤيتك ووصف أداء الفريق وتصور البيانات الحيوية.
أثناء العمل عن بُعد ، من الممكن أيضًا مشاركة عروض العروض التقديمية من Google أثناء مؤتمرات الفيديو باستخدام ميزة مشاركة الشاشة في Google Meet.
6. أخذ المشروع على الإنترنت
المواقع هي تطبيق Google Workspace الذي يمكنك من خلاله إنشاء مواقع عالية الجودة دون معرفة البرمجة أو التصميم. يمكنك استخدام مواقع Google لمشروع أو حدث أو فريق.
يمكنك استخدام مواقع Google كمحور لتخزين جميع المستندات والتحديثات والمخططات الزمنية والتقاويم والتسليمات. سيمكن جميع أعضاء الفريق من الوصول إلى جميع المعلومات المتعلقة بالمشروع من مكان واحد.
7. اجتماعات ومحادثات الفريق
تحتاج الفرق التي تعمل في مشروع ما إلى البقاء على اتصال طوال الوقت. إلى جانب رسائل البريد الإلكتروني ، يمكنهم استخدام Google Workspace Chat للمراسلة الفورية وتطبيق مكالمات الفيديو Google Meet للاجتماعات الافتراضية.
بصرف النظر عن المراسلة المباشرة للأعضاء الفرديين ، تدعم Google Chat أيضًا المحادثات الجماعية بحيث يمكن للفرق التعاون بسلاسة من الأماكن البعيدة. أثناء استخدام الدردشة ، يمكنك أيضًا مشاركة الملفات مع الآخرين والعمل على مهمة.
يدعم Google Meet كلاً من مكالمات الصوت والفيديو ، حتى تتمكن من التواصل مع زملائك في أي وقت تريده. يمكنك دائمًا العمل على مستند جنبًا إلى جنب أثناء وجودك في اجتماع على Google Meet - الأمر الذي ينقل التعاون إلى المستوى التالي.
أثناء الاجتماع ، يمكنك أيضًا استخدام تطبيق Keep لتدوين الملاحظات وكتابة المحاضر. يمكنك بسهولة مشاركة هذه الملاحظات وإرفاقها بمستندات أخرى.
8. إدارة الوثائق والتعاون
يجب على الفرق العاملة في المشاريع إدارة العديد من المستندات. يصبح الموقف إشكاليًا عندما يحتاجون إلى التعاون في هذه المستندات. يمكن أن يؤدي توزيع المستندات يدويًا وتحريرها بشكل منفصل إلى إعاقة أداء الفريق والتسبب في تأخير المشروع.
متعلق ب: أسباب تأخير المشاريع وكيفية تجنبها
يمكن لمستخدمي Google Workspace تجربة المستندات وجداول البيانات لإدارة المستندات. يمكن للعديد من الأشخاص الوصول إلى هذه المستندات والعمل عليها في وقت واحد. بغض النظر عن التغييرات التي تجريها على المستندات وجداول البيانات ، ستكون مرئية في الوقت الفعلي.
من الممكن أيضًا التعليق وتقديم التعليقات على نفس المستندات. باستخدام ميزة محفوظات الإصدار ، يمكنك بسهولة تعقب من أجرى التغييرات على المستندات ومتى.
أصبحت إدارة المشاريع سهلة مع Google Workspace
غالبًا ما تستخدم الشركات تطبيقات وأدوات متعددة لإدارة جوانب مختلفة من المشروع. إذا كنت تستخدم بالفعل تطبيقات Google Workspace ، فيمكن أن تساعدك هذه التطبيقات أيضًا في إدارة المشروع.
الآن بعد أن عرفت كيفية استخدام تطبيقاته لإدارة المهام المتعلقة بالمشروع ، ستصبح إدارة المشروع أسهل. ومع ذلك ، هناك موفرو مرافق مساحة عمل آخرين بخلاف Google قد ترغب في التحقق منهم.
لم تعد Microsoft و Google الشركتين الوحيدتين اللتين توفران مرافق مجموعة مساحات العمل. فيما يلي بعض أفضل البدائل التي يمكنك التحقق منها!
اقرأ التالي
- إنتاجية
- تطبيقات جوجل
- مساحة العمل
- ادارة مشروع
تامال كاتبة مستقلة في MakeUseOf. بعد اكتساب خبرة كبيرة في التكنولوجيا والتمويل والأعمال في وظيفته السابقة في شركة استشارية لتكنولوجيا المعلومات ، تبنى الكتابة كمهنة بدوام كامل منذ 3 سنوات. أثناء عدم كتابته عن الإنتاجية وآخر الأخبار التقنية ، يحب لعب Splinter Cell ومشاهدة فيديو نيتفليكس / برايم بنهم.
اشترك في نشرتنا الإخبارية
انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!
انقر هنا للاشتراك
