قائمة طويلة من العناصر في قائمة المهام الخاصة بك يمكن أن تكون مرهقة. ومع ذلك ، فإن عدم وجود قائمة أو طريقة إنتاجية على الإطلاق أمر مرهق.
إذا كنت غير منظم ، فقد تجد نفسك تشعر ببعض التشتت ، وتقفز من مهمة إلى أخرى. على الأرجح ، لن تكون لديك القدرة على قياس تقدمك أو أن يكون لديك خط نهاية واضح عند الانتهاء من العمل. يمكن أن يؤدي هذا إلى الشعور بالارتباك أو الانشغال ، ومع ذلك ، في نفس الوقت ، الشعور بأنك لم تنجز أي شيء.
في هذه المقالة ، سنأخذك عبر طريقة إنتاجية خالية من الإجهاد وكيف يمكنك تطبيقها في Notion و ClickUp.
ما هي طريقة Ivy Lee؟
في عام 1918 ، شارك مستشار إنتاجي يُدعى Ivy Lee هذه الطريقة مع فريق من رجال الأعمال التنفيذيين في Bethlehem Steel Corporation في ولاية بنسلفانيا. الفكرة هي كتابة ست مهام في المساء للتركيز على اليوم التالي.
يمكنك تدوين هذه العناصر بالترتيب من حيث الأهمية والعمل عليها وفقًا لذلك. كل ما لا تحصل عليه يتم ترحيله إلى اليوم التالي ، وإذا أنهيت قائمتك ، فلن تضيف المزيد — وهي فرصة رائعة للحاق بالأشياء الصغيرة أو بعض الاسترخاء.
لم يتقاضى لي الشركة مقابل استشارته في ذلك الوقت. ومع ذلك ، نجحت طريقته بشكل جيد ، حيث أرسل له رئيس الشركة شيكًا بمبلغ 25000 دولار - والذي ، لوضع الأمور في نصابها الصحيح ، سيكون ما يعادل مئات الآلاف في الوقت الحاضر.
متعلق ب: كيفية استخدام طريقة جرد الالتزام لتحسين إدارة المهام
هذه الطريقة فعالة لأنك تعرف بالضبط من أين تبدأ في صباح اليوم التالي. بالإضافة إلى ذلك ، ينصب تركيزك على تلك العناصر الستة فقط.
كيفية استخدام طريقة Ivy Lee في Notion يوميًا
هناك العديد من الطرق التي يمكنك من خلالها استخدام هذه الطريقة خيالى بمجرد أن تصبح على دراية بالأداة. أبسطها هو إنشاء صفحة جديدة عن طريق تحديد الخيار في الزاوية اليسرى السفلية وإضافة قائمة تحقق.
للقيام بذلك ، اسحب الأوامر باستخدام شرطة مائلة للأمام وحدد ملف قائمة تدقيق اختيار. يمكنك الآن سرد مهامك الست ، وستكون جاهزة لك في صباح اليوم التالي. عند إكمالها ، قم بإلغاء تحديدها ، واستبدلها بمهام جديدة في ذلك المساء.
ومع ذلك ، تتطلب بعض الوظائف أن يكون لديك إلى حد ما أرشيف لما أنجزته ومتى. حتى لو كان ذلك لمعرفتك فقط ، فأنت تريد الحصول على طريقة للعودة وإلقاء نظرة على التواريخ السابقة ، مثل نظرة عامة أسبوعية.
كيفية استخدام طريقة Ivy Lee في الفكرة الأسبوعية
لتتبع قوائمك حسب التاريخ ، يمكنك إنشاء صفحة جديدة لكل أسبوع داخل صفحة المهام الرئيسية الخاصة بك. ضع في اعتبارك أنك لا تزال تضع قائمة مهامك يومًا في كل مرة ، ولكن تنظيمها بهذه الطريقة سيسهل العثور عليها لاحقًا.
متعلق ب: طرق تتبع العادات لمساعدتك على بناء عادات جيدة
لإنشاء صفحة داخل صفحة ، يمكنك استخدام شرطة أمامية مائلة لإحضار ملف صفحة الأمر والغوص في الأمر. إذا كنت ترغب في إنشائها دون مغادرة الصفحة الأصلية ، فانقر فوق زر الإضافة على يمين اسمه في الشريط الجانبي للحصول على خيار إضافة سريعة.
الآن يمكنك تتبع الأسبوع الخاص بك من خلال هذه الصفحات كما هو موضح أدناه. لنقل عنصر غير مكتمل إلى الأمام ، انقر بزر الماوس الأيمن وكرره قبل سحبه إلى اليوم التالي بدلاً من كتابته مرة أخرى.
إذا كنت لا تريد تتبع العناصر التي تنقلها ، فما عليك سوى نقلها. ومع ذلك ، قد يساعدك الاحتفاظ بها على تعلم أنواع المهام التي تواجه صعوبة في القيام بها. يحتفظ بعض الأشخاص بقاعدة مفادها أنه إذا لم يتم إنجاز مهمة ما في فترة محددة من الأيام ، فإنهم يحذفونها من قائمتهم تمامًا.
كيفية استخدام طريقة Ivy Lee في ClickUp يوميًا
ليس لديك الكثير من التخصيص في ClickUp كما هو الحال في Notion ، ولكن في بعض الأحيان يكون هذا أمرًا جيدًا إذا كنت تفضل السماح للبرنامج بالقيام بالعمل نيابة عنك. بالإضافة إلى ذلك يقدم الكثير من الأدوات سيساعدك ذلك على تحسين إنتاجيتك.
لإنشاء قائمة مهام بسيطة بتنسيق ClickUp، اذهب إلى الفراغ تريد ظهور قائمتك فيه ، انقر فوق الزر "إضافة" بجانب اسمها في الشريط الجانبي ، وحدد قائمة جديدة.
يمكنك الحفاظ على بساطة الأمور هنا من خلال حالتين - للقيام بها وإكمالها - وتخصيص الألوان كيفما تشاء. من هناك ، تحتاج فقط إلى إضافة العناصر الستة إلى هذه القائمة ووضع علامة عليها كمكتملة عند تحديدها.
إذا كنت تريد رؤية العناصر المكتملة ، فحدد عرض مغلق في الركن الأيمن العلوي من قائمتك.
كيفية استخدام طريقة Ivy Lee في ClickUp ، الأسبوعية
لتتبع قوائمك حسب التاريخ ، يمكنك اتباع العديد من الأساليب المختلفة. أحد الأمثلة على ذلك هو تغيير حالات فضائك إلى أيام الأسبوع وإنشاء قائمة جديدة كل أسبوع.
لمعرفة اليوم الذي أكملت فيه عنصرًا في ذلك الأسبوع ، أضف ملف تاريخ الاغلاق عمود. يمكن تكرار العناصر غير المكتملة أو نقلها إلى الأمام.
بدلاً من ذلك ، إذا كنت لا تريد ظهور العناصر غير المكتملة ، يمكنك ببساطة تغيير الحالة إلى اليوم التالي ، ويقوم ClickUp بعمل نقلها إلى الأمام نيابةً عنك.
كيفية تتبع المهام غير الموجودة في قائمتك اليومية
إذا كنت تتساءل أين يمكنك الاحتفاظ بالمهام المنبثقة ، أو كنت تقوم بالحفظ للقيام بها في وقت آخر ، فأنشئ صفحة جديدة في الفكرة أو قائمة في ClickUp تسمى backlog. هنا ، يمكنك إيقاف هذه المهام ، حتى لا تنساها ، ولكن أيضًا ، حتى لا تجعلها تشتت انتباهك أثناء العمل على قائمتك الحالية.
إليك كيف يمكن أن يبدو ذلك في Notion:
وإليك كيفية ظهور ذلك في ClickUp:
عند التخطيط ليومك ، يمكنك الرجوع إلى العناصر الموجودة في الأعمال المتراكمة الخاصة بك ونقلها إلى قائمتك اليومية وفقًا لذلك. بمجرد تحريكها ، ما عليك سوى حذفها من القائمة.
إنتاجية خالية من الإجهاد مع طريقة Ivy Lee
عندما يتعلق الأمر بالتخطيط ليومك ، فإن طريقة Ivy Lee هي واحدة من أفضل الخيارات للتخطيط الخالي من الإجهاد لأنك ستعرف بالضبط ما عليك التركيز عليه ، لذا فإنك تركز فقط على تلك العناصر.
بالإضافة إلى ذلك ، سترى تقدمك وتعرف متى حان الوقت لأخذ قسط من الراحة. إذا كنت تستكشف طرقًا جديدة ، فتأكد من إضافة هذه الطريقة إلى قائمتك وجرب بعض الطرق الأخرى لمعرفة الطريقة الأفضل بالنسبة لك.
قد يؤدي تأجيل المهام الكبيرة إلى إجهادك ، ولكن يمكنك تجنب ذلك باستخدام طريقة Eating That Frog.
اقرأ التالي
- إنتاجية
- نصائح حول الإنتاجية
- ادارة المهام
- أداة التخطيط
الخريف سميث هو كاتب محتوى لديه خلفية في التسويق وشغف بالتكنولوجيا والهوايات والترفيه.
اشترك في نشرتنا الإخبارية
انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!
انقر هنا للاشتراك