لقد كان يوم حافل في العمل. جلست على مكتبك وعينيك على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. حان وقت الإغلاق. عندما تستعد للمغادرة ، تتحقق من حجم العمل الذي أنجزته. ما تراه لا يتطابق مع الساعات التي قضيتها. تتساءل لماذا هذا الأمر كذلك.
ربما تكون قد قضيت معظم وقتك في التفاعل على وسائل التواصل الاجتماعي بدلاً من القيام بالعمل الذي تخطط للقيام به.
يشرح هذا السيناريو عدد الأشخاص الذين يقضون وقتهم في العمل. ضع لنفسك مسارًا مختلفًا عن طريق إجراء تدقيق للوقت لاستثمار وقتك بشكل أفضل.
لماذا تحتاج إلى إجراء تدقيق الوقت؟
تدقيق الوقت هو عملية منهجية تستخدم لمراجعة كيف تقضي وقتك. يمكّنك من إدارة وقتك بفعالية نحو تحقيق أهدافك.
كيف تستثمر وقتك في العمل يؤثر على إنتاجيتك. الأشخاص الأكثر كفاءة هم أولئك الذين يستغلون وقتهم بشكل جيد. ما هي أفضل طريقة لمعرفة كيف تقضي وقتك من أخذ الوقت في التدقيق؟
لنلقِ نظرة على بعض الأسباب التي تجعلك تأخذ تدقيق الوقت بجدية أكبر.
1. ادارة الوقت بفاعلية
الإدارة الفعالة للوقت تساعدك على ذلك تحسين التوازن بين العمل والحياة الخاصة بك. إنه يكبح التجاوزات التي تسرق منك وقتك.
تقضي عدة ساعات في العمل. لكنك تدرك في نهاية المطاف أنه لم يتم إنجاز الكثير. يساعدك تدقيق الوقت على اكتشاف الأنشطة غير المنتجة التي تقضي وقتك فيها.
2. صنع القرار العقلاني
يضع تدقيق الوقت الأساس المتين اللازم لاتخاذ قرارات مستنيرة نحو تحقيق هدفك. أنت أكثر ميلًا لاتخاذ قرارات عقلانية وليست عاطفية.
يكون تحقيق أهداف العمل أسرع عند إرفاق إطار زمني بها. من خلال تدقيق الوقت الفعال ، يمكنك تحديد مقدار الوقت الذي يمكنك تخصيصه لأهدافك والعمل على تحقيق بعض المعالم خلال فترة محددة.
3. وعي الوقت والقيمة
قد تستثمر وقتك في أنشطة غير منتجة دون أن تدرك ذلك. ربما تقضي عدة ساعات على الكمبيوتر في العمل. لكنك تظل مشغولًا على Facebook في معظم تلك الساعات التي من المفترض أن تعمل فيها. بحلول نهاية اليوم ، أنت تعلم أنك قضيت ساعات على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، ولكن ليس لديك أي نتائج لعرضها.
يساعدك تدقيق الوقت على فهم ليس فقط أهمية الوقت ، ولكن كيف تستثمره. إن معرفة المشاريع غير المثمرة التي تستغرق وقتًا يساعدك على أن تصبح متعمدًا في جعل وقتك مفيدًا.
4. الموضوعية
يساعدك إجراء تدقيق الوقت على أن تكون موضوعيًا وليس شخصيًا. أنت تجمع الحقائق حول كيف وأين تقضي وقتك. بالنسبة إلى الشخص الذي عقد العزم على رفع مستوى لعبته في حياته المهنية أو وظيفته ، فإنه يحفزك على أن تصبح استباقيًا في وقتك بدلاً من رد الفعل.
بدلاً من السماح للأحداث غير المخطط لها أن تستهلك وقتك ، فإن تدقيق الوقت يحفزك على إنشاء جدول لأنشطتك مسبقًا ومتابعته بدقة.
خطة العمل الأسبوعية هي مبادرة فعالة لتكون استباقيًا مع وقتك في العمل. يمنحك معلومات حول الأنشطة التي ستشارك فيها خلال الأسبوع مسبقًا.
5. مسئولية
تدقيق الوقت المناسب هو شرطة المساءلة. فهو لا يجعلك مسؤولاً فقط عن كيفية قضاء وقتك ، ولكنه يمنحك أيضًا فكرة عن كيفية استغلال وقتك بشكل أفضل. وإذا فشلت في الالتزام بها ، فستظهر العواقب في جميع المهام والأهداف والأهداف التي لم تنجزها بعد.
تصبح المساءلة عن استخدام الوقت مفيدة إذا كنت تعمل مع فريق. يوضح لك تدقيق الوقت كيف يقضي كل عضو في الفريق وقته.
إن إجراء تدقيق فعال للوقت يستلزم تتبع وتوثيق بالضبط ما تقضي وقتك في القيام به يوميًا. تساعد البيانات المسجلة من تدقيق الوقت الناجح في إنشاء مخططات زمنية مستقبلية وجداول زمنية متوقعة.
هناك أدوات أساسية يمكنك استخدامها لتحقيق أقصى استفادة من وقتك في التدقيق. هنا بعض منهم
1. مذكرات
اليوميات هي واحدة من أقدم وأبسط أدوات تدقيق الوقت ، لكنها لا تزال فعالة. كانت المذكرات شيئًا ما قبل ظهور الكمبيوتر والإنترنت بوقت طويل. ربما كان لديك يوميات حيث قمت بتدوين الأحداث في حياتك خلال نشأتك.
لا تزال مصانع الألبان موجودة كثيرًا. ولكن بدلاً من استخدام اليوميات المطبوعة القديمة ، يمكنك استخدام اليوميات الإلكترونية لتتبع أنشطتك.
البيانات الواردة في يومياتك تساعدك على معرفة كيف تقضي وقتك.
2. ورقة عمل تدقيق الوقت
ورقة عمل تدقيق الوقت هي مستند إلكتروني يحتوي على بيانات مسجلة ونتائج تم تقييمها وفترة عملية تدقيق الوقت. باستخدام هذه الأداة ، يمكنك بسهولة تحديد كيفية قضاء وقتك والإشارة إليه.
متعلق ب: أفضل قوالب الجدول الزمني لتتبع ساعات العمل الخاصة بك
3. برامج تتبع الوقت
بفضل التقدم التكنولوجي ، هناك العديد من الأدوات التي يمكنك استخدامها تتبع وقتك وزيادة إنتاجيتك.
أدوات تتبع الوقت مثل أبلوي فعالة في تدقيق الوقت من خلال تتبع الأنشطة التي تشارك فيها عبر الإنترنت وإظهار مدة كل نشاط. بناءً على إعداداتك ، يتم إعلامك عندما تقضي وقتًا طويلاً على موقع ويب أو تطبيق معين.
متعلق ب: أفضل برامج وتطبيقات تتبع الوقت
6 خطوات لتدقيق الوقت الفعال
يؤدي استغلال وقتك بشكل أفضل إلى إحداث تحول هائل في أدائك في العمل. تعد الساعة التي تقضيها في مهام منتجة أكثر قيمة من 10 ساعات تقضيها في أنشطة تافهة. لا عجب أن يكون الموظفون الذين يستثمرون وقتهم بحكمة أكثر كفاءة.
هل أنت مستعد لأخذ وقت التدقيق؟ فيما يلي بعض الخطوات لإرشادك.
1. ضع هدف
لماذا تريد إجراء تدقيق الوقت؟ قد يبدو السؤال بسيطًا ، إلا أن الإجابة عليه قد تكون صعبة ، خاصةً إذا لم تفكر في ذلك.
حدد هدفك منذ البداية. يساعدك فهمها على التركيز على الأشياء التي تهمك. في نهاية تدقيقك ، ستعرف كيفية تنفيذ نتائجك.
2. حدد موعدًا نهائيًا
بعد تحديد هدفك ، حدد أيضًا موعدًا نهائيًا لتحقيقه. خلاف ذلك ، قد يستمر لفترة طويلة. قم بتدوين الأنشطة التي تشارك فيها خلال الموعد النهائي المحدد.
بقدر ما تريد إنجاز الأمور على الفور ، لا تتعجل في تنفيذها. سيتم هزيمة جوهر المراجعة بالكامل إذا لم تكن نتائجك دقيقة. القاعدة الأساسية هي التحرك بوتيرة معتدلة.
3. التخطيط الاستراتيجي
يجب أن يكون لديك خطة مفصلة حول الكيفية التي تنوي بها تحقيق الأهداف التي حددتها لتحقيقها خلال تدقيق الوقت. يجب أن تكون هذه الخطة واقعية ويمكن الاعتماد عليها.
يتضمن التخطيط الاستراتيجي في تدقيق وقتك حمل كل فرد في فريقك معًا وتوفير الأدوات والموارد اللازمة للتدقيق. تساعدك الخطة الفعالة على التخلص من إهدار الوقت والموارد.
4. اجمع بيانات
يعد جمع البيانات خطوة أساسية للغاية في عملية تدقيق الوقت. يتم ذلك عن طريق جمع سجلات عن كيفية قضاء وقتك حتى هذه المرحلة.
للانتقال من النقطة أ إلى النقطة ب بنجاح ، يجب أن تفهم ديناميكيات النقطة أ ثم تستخدم هذه المعلومات كدليل للانتقال إلى المرحلة التالية.
5. تحليل البيانات المجمعة
يساعدك تحليل البيانات التي تم جمعها على تحديد العلاقة بين المكان الذي كنت فيه وأين أنت الآن. ليست كل البيانات التي تم جمعها ضرورية للتدقيق الخاص بك.
يجب عليك تصفية الثغرات في بياناتك لأنها قد تغير دقة تدقيقك. ركز على البيانات المهمة. يجب تحليل هذه البيانات وتصنيفها لتناسب هدف تدقيق الوقت.
6. ضع الاهداف
الأهداف تبقيك على أصابع قدميك وتمنحك الشعور بالإنجاز. قد يكون العمل على تحقيق وقتك في مراجعة الأهداف في وقت واحد أمرًا مربكًا ، خاصةً عندما تكون الأهداف كبيرة.
قسّم أهدافك إلى أهداف صغيرة ليتم تحقيقها خلال فترات محددة. عندما تحقق كل هدف ، احتفل بنفسك على عمل جيد. تحفزك طاقتك الإيجابية من تحقيق هدفك للوصول إلى أهداف أخرى ، وتقربك من أهدافك الكبيرة.
بذل كل العد الثاني
ستندهش من عدد الأشياء غير المنتجة التي تقضي وقتك فيها. يضع تدقيق الوقت هذه المعلومات في المقدمة ، ويظهر لك الأنشطة التي تضيع وقتك الثمين.
الوقت يتحرك دائما. إذا فقدتها ، لا يمكنك استعادتها. إذا كان النشاط لا يضيف قيمة إلى حياتك المهنية أو العملية ، فهو لا يستحق اهتمامك.
تعرف على كيفية الالتزام بالمواعيد النهائية التي حددتها بنفسك وإنجاز الأمور قبل الموعد النهائي. وإليك بعض النصائح المفيدة!
اقرأ التالي
- إنتاجية
- العمل والوظيفة
- إدارة الوقت
- نصائح حول الإنتاجية
- برنامج الموقت
كريس أودوجو ملتزم بنقل المعرفة من خلال كتاباته. كاتب شغوف ، وهو منفتح على التعاون والتواصل وفرص العمل الأخرى. وهو حاصل على درجة الماجستير في الاتصال الجماهيري (تخصص العلاقات العامة والإعلان) ودرجة البكالوريوس في الاتصال الجماهيري.
اشترك في نشرتنا الإخبارية
انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!
انقر هنا للاشتراك
