ربما لاحظت أن Notion ، على عكس بعض برامج إدارة المشاريع الأخرى ، لا تحتوي على خيار أرشفة. ومع ذلك ، هذا لا يعني أنه لا يمكنك فعل ذلك.
في الواقع ، هناك العديد من الطرق التي يمكنك من خلالها تخزين المهام والمشاريع السابقة دون الحاجة إلى التبديل إلى برنامج آخر. في هذه المقالة ، سنأخذك عبر ثلاثة خيارات ، ولكن أولاً ، سنناقش سبب أهمية الأرشفة.
لماذا قد ترغب في أرشفة العناصر في الفكرة
يحب البعض اتباع النهج البسيط لإدارة المشروع والمهام وحذف العناصر عند إكمالها. يحب الآخرون التمسك بالملاحظات لكل مشروع تطرقوا إليه من قبل.
كلا النهجين على ما يرام. ومع ذلك ، من المحتمل أن يتفق الكثيرون على أنه من الأسهل العمل ضمن برامج خالية من الفوضى.
من ناحية أخرى ، فإن البحث عن ملاحظات المشروع القديمة فقط لإدراك أنك حذفتها لن يكون ممتعًا أبدًا. هذا هو المكان الذي تصبح فيه الأرشفة في متناول اليد.
عند أرشفة عنصر ما ، فإنك تتخلص من الأشياء التي لم تعد حالية ، ولكن لا يزال بإمكانك الوصول إليها في حالة احتياجك إليها لاحقًا.
إذا كنت تتساءل لماذا قد يرغب شخص ما في الاحتفاظ بالمعلومات القديمة ، فيمكن أن تكون ملاحظات وبيانات المشروع السابقة مفيدة للغاية في التخطيط لمشاريعك التالية. يمكنك أيضًا استخدامه لاستكشاف الأخطاء وإصلاحها في حالة ظهور مشكلة أو مشاركة التفاصيل مع الآخرين الذين قد يكون لديهم أسئلة حول العملية أو النتيجة لاحقًا.
متعلق ب: كيف تبدأ مع الفكرة: النصائح والحيل الأساسية
بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن يساعدك الاحتفاظ بسجلات عملك في مجالات أخرى مثل تحديد الأهداف أو كتابة دراسات الحالة أو تقديم عملك في مراجعة الأداء.
1. أرشفة عناصرك في Notion عن طريق الحذف
طريقة واحدة يمكنك أرشفة العناصر الخاصة بك فيها خيالى هو حذفها. في حين أن هذا قد يبدو دائمًا ، فإن كل شيء تحذفه في التطبيق يذهب إلى سلة المهملات قبل أن تختار التخلص منه نهائيًا.
للعثور على العناصر في سلة المهملات ، افتحها بالنقر فوق الرمز الموجود في الزاوية اليسرى السفلية. ستظهر لوحة حيث يمكنك استخدام شريط البحث في الأعلى أو التمرير عبر القائمة للعثور على ما تبحث عنه.
ضع في اعتبارك أن هذه الطريقة قد تعمل بشكل أفضل مع شخص لا يقوم بالكثير من عمليات الأرشفة.
أحد العوائق الرئيسية لهذه الطريقة هو العناصر وسيصعب العثور على الصفحات إذا كان لديك العديد من العناصر بنفس الاسم. إنه أيضًا حيث يذهب كل شيء ، وليس الأشياء المهمة فقط ، لذلك سيكون لديك الكثير لتفحصه إذا لم تتذكر الاسم بالضبط.
علاوة على ذلك ، لا يمكنك إعادة ترتيب سلة المهملات أو تنظيمها بعيدًا عن التبديل بينهما كل الصفحات و في الصفحة الحالية. ومع ذلك ، فهذه هي أسرع طريقة لأرشفة العناصر إذا كنت تبحث عن حل فوري.
إذا كنت قلقًا بشأن حذف كل شيء في سلة المهملات عن طريق الخطأ ، فإن Notion يسمح لك فقط بحذف عنصر واحد في كل مرة. بالإضافة إلى ذلك ، يسألك إذا كنت متأكدًا قبل إكمال الإجراء.
2. قم بإنشاء صفحة أرشيف عامة في الفكرة
إذا كنت تفضل عدم إرسال عناصرك إلى سلة المهملات ، فيمكنك إنشاء صفحة أرشيف عامة لتكون بمثابة ملف شامل. سيحتفظ هذا بكل شيء تريد الاحتفاظ به لوقت لاحق ، بغض النظر عن الموضوع.
لعمل واحدة ، انقر صفحة جديدة في الزاوية اليسرى السفلية وقم بتسمية الأرشيف وفقًا لذلك. بعد ذلك ، ابحث عن العنصر أو الصفحة التي ترغب في إرسالها هناك وحدد النقاط الثلاث لإحضار ملف قائمة الخيارات.
يختار الانتقال إلى ضمن قائمة الخيارات واختر صفحة الأرشيف من القائمة. سيختفي العنصر ، وستجده الآن في أرشيفك.
نظرًا لأن Notion لا تضع هذه العناصر نيابةً عنك ، فسيلزمك سحبها وإفلاتها في المكان الذي تريده. للمساعدة في العثور على العناصر المؤرشفة بشكل أسرع ، حاول وضع بعض العناوين داخل الصفحة وتنظيمها وفقًا لذلك.
إذا كان ذلك مفيدًا ، فيمكنك تلوين عناوينك والصفحات المدرجة لتلوينها للعثور عليها بشكل أسرع. كل ما عليك القيام به هو تحديد واحد ، أو مضاعفات الضغط على مفتاح shift ، والنقر بزر الماوس الأيمن ، وتحديد اللون ، واختيار اللون الذي تريده من القائمة.
خيارات Notion الواسعة في التخصيص ، من بين أمور أخرى الأسباب ، اجعلها واحدة من الأفضل. ضع في اعتبارك أنه لا يوجد صواب أو خطأ عندما يتعلق الأمر بتنظيم صفحتك ، طالما أنها تعمل من أجلك.
3. أرشفة ضمن صفحة في الفكرة
إذا كانت هناك صفحة تستخدمها بشكل مكثف ، فقد ترغب في إنشاء أرشيف على الصفحة يساعدك في تتبع العناصر القديمة. بهذه الطريقة ، يمكنك ببساطة سحب العناصر التي تريد حفظها لوقت لاحق وإفلاتها ، وستكون جميعها مرتبطة بنفس الموضوع.
للقيام بذلك ، ضع المؤشر بجوار اسم الصفحة في الشريط الجانبي وحدد رمز علامة الجمع لإضافة صفحة جديدة بسرعة إلى أسفل الصفحة الحالية.
بخلاف ذلك ، يمكنك الضغط على الشرطة المائلة للأمام على لوحة المفاتيح لإظهار الأوامر وإضافة صفحة جديدة. سيؤدي استخدام الأوامر إلى دخولك مباشرة إلى الصفحة الجديدة ، حتى تتمكن من ذلك أضف قالبًا أو ابدأ في تخصيصه.
الآن كل ما عليك فعله هو سحب العناصر وإفلاتها في الأرشيف الخاص بك عن طريق النقر فوقها بالمؤشر وسحبها أعلى صفحة الأرشيف. ستعرف أنها ستدخل عندما تبرز كتلة الصفحة لونًا مختلفًا.
مشابهه ل الانتقال إلى الخيار ، فإن الأشياء التي تنقلها لن تكون بالترتيب بمجرد إسقاطها. ومع ذلك ، من السهل تنظيم العناصر تحت رؤوس ، حيث يمكنك تجميع مشاريع متشابهة.
متعلق ب: ميزات ملاحة مفيدة لتبقيك منظمًا
يمكن أن تكون الاقتراحات الأخرى لتنظيم بياناتك القديمة أبجدية أو حسب التاريخ. يمكنك حتى محاولة فرزها في جدول بدلاً من قائمة. يعود الأمر كله إلى نوع البيانات التي تعمل بها وما هو الأفضل بالنسبة لك.
ابق منظمًا في فكرة مع الأرشفة
الآن بعد أن أصبح لديك بعض خيارات الأرشفة في Notion ، حان الوقت لبدء تنظيف صفحاتك - أو البحث في سلة المهملات عن البيانات المهمة التي قد ترغب في تخزينها في مكان آخر. من خلال إخفاء المشاريع والمهام غير ذات الصلة حاليًا ، ستتمكن من العثور على العناصر التي تبحث عنها بشكل أسرع مع الحد من عوامل التشتيت.
يعد Notion مكانًا رائعًا لتنظيم جميع مهامك ومشاريعك الشخصية والمتعلقة بالعمل ، وذلك بفضل سهولة التخصيص والميزات الواسعة. في حين أنه لا يحتوي على نظام أرشفة مدمج ، فإن تعدد استخداماته يجعل من السهل عليك إنشاء حل بديل خاص بك.
Notion مساحة عمل ممتازة الكل في واحد. تعرف على كيفية التنقل واستخدامه كمحترف باستخدام اختصارات لوحة المفاتيح سهلة الاستخدام هذه.
اقرأ التالي
- إنتاجية
- برامج المنظمة
- تطبيقات تدوين الملاحظات
- أدوات التعاون
الخريف سميث هو كاتب محتوى لديه خلفية في التسويق وشغف بالتكنولوجيا والهوايات والترفيه.
اشترك في نشرتنا الإخبارية
انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!
انقر هنا للاشتراك
