مع ازدهار ثقافة العمل من المنزل ، تعتمد الفرق بشكل كبير على أدوات التعاون لمواصلة العمل عن بُعد. هناك العديد من الأدوات المتاحة لإدارة الفرق البعيدة ، وتتبع تقدمهم ، وترتيب لقاءات افتراضية ، والبقاء على اتصال لمساعدتهم على البقاء منتجين.
وبالمثل ، يحتل التعاون الوثائقي مكانة لا تقل أهمية عن التواصل الفعال. لجعل إنشاء المستندات ومشاركتها والتعاون أكثر بساطة ، إليك بعضًا من أفضل أدوات التعاون في المستندات التي يجب أن تجربها.
للتعاون في المستندات ، يعد محرر مستندات Google هو الخيار الأفضل. إنها تساعد على البقاء في صدارة لعبة التعاون دون أن تكلف شيئًا. إنه يزيل إحباط المرسل والمستقبل عن طريق تعيين روابط فريدة لكل مستند والسماح للمستخدمين بمشاركتها بسلاسة بنقرة واحدة.
تتيح ميزة مشاركة المستندات التعاونية لمحرر مستندات Google لعدة مستخدمين تحرير نفس المستند ، تتبع الاقتراحات وقبولها ، واطلع على التغييرات التي تمت مزامنتها في الوقت الفعلي لتظل على اطلاع دائم بآخر المستجدات الإصدار. علاوة على ذلك ، يسمح للمحررين بإضافة تعليقات واقتراحات في الوقت الفعلي.
ذات صلة: كيفية منح الأذونات وتقييدها في مُحرر مستندات Google
بصفتك مالك المستند ، يمكنك تعديل حقوق التحرير وفقًا لاحتياجاتك. يمكنك إما إضافة أشخاص مثل المحررين أو المشاهدين باستخدام عناوين بريدهم الإلكتروني. يمكنك أيضًا تعيين المستند على "عرض فقط" أو "مقيد" بحيث لا يتمكن من الوصول إليه إلا الأشخاص الذين لديهم معرّفات بريد إلكتروني من نفس المجال. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك التحكم في من يمكنه مشاركة المستند الخاص بك مع أعضاء الفريق الآخرين.
ومع ذلك ، يواجه معظم الأشخاص مشكلة واحدة عند استخدام محرر مستندات Google. المستخدمون ليسوا على دراية بالدعوة وخيارات مشاركة الرابط في محرّر مستندات Google. قد يقوم المتلقي بتنزيل المستند المستلم وتحريره وإرساله بالبريد الإلكتروني إذا لم يكن يعرف كيفية التعاون في محرر مستندات Google. لذلك ، إذا كانت هذه هي المرة الأولى التي يستخدمونها فيه ، فقد تحتاج إلى تثقيفهم قليلاً.
يمنحك Notion تحكمًا كاملاً في مشاركة المستندات. بواسطته ، يمكنك التحكم بسهولة في من يمكنه تعديل صفحاتك Notion أو عرضها أو التعليق عليها أو مشاركتها. يمكن مشاركة المستندات مع شخص واحد أو فريق كامل مرة واحدة.
في مشاركة المجموعة ، يمكنك تقييد من لديه حق الوصول إلى المستندات ، سواء كان الفريق بأكمله أو مجرد عدد قليل من الأعضاء من المجموعة بأكملها. يمكنك ، على سبيل المثال ، وضع نواب المحررين في مجموعة واحدة ومنحهم حق الوصول للتعديل إلى المعلومات السرية بنقرة واحدة. أو يمكنك منح حق التعديل لعدد قليل من المحررين مع الاستمرار في مشاركة المستند مع مجموعة التحرير بأكملها.
ذات صلة: نصائح وحيل أساسية لتبدأ مع Notion
على الشريط الجانبي الأيسر ، يحتفظ Notion بسجل لصفحاتك الخاصة والمشتركة. نتيجة لذلك ، يمكنك سحب الصفحات وإفلاتها بسرعة من قسم إلى آخر أثناء تعيين أذونات الوصول لمطابقة تلك المحددة بالفعل في قسم الصفحة الخاصة. تنطبق أذونات الوصول نفسها على الصفحات المتداخلة ، ولكن يمكنك تغييرها لاحقًا حسب الحاجة.
أيضًا ، يحق للمسؤول إما تغيير أذونات المستند لمستند مشترك بالفعل إلى عدد قليل من الأعضاء من المجموعة المدعوة أو إزالة شخص ما من الوصول إليه. إذا أخطأت في أذونات التحرير ، فكل ما عليك فعله هو الضغط على استعادة. وبالتالي ، يعد Notion اختيارًا جيدًا للفرق الصغيرة التي تتمتع بمثل هذا التحكم في مشاركة المستندات.
يتكامل Notion مع Slack و Google Drive و Trello و Mailchimp والعديد من الخدمات الأخرى لمشاركة المستندات بسهولة. تأتي الخطة المجانية مع قيود ، مثل عدد الضيوف الذين يمكنك دعوتهم وتتبع التواريخ. للحصول على أقصى فائدة ، ضع في اعتبارك الترقية إلى الخطة المدفوعة. تفحص ال صفحة تسعير الفكرة لمزيد من التفاصيل.
يتيح Zoho Writer أيضًا للمستخدمين مشاركة المستندات بسهولة للتعاون ، على غرار محرر مستندات Google. تعد مشاركة المستندات مع فريقك للمراجعات مع السماح لهم بالتعليق على الملفات في الوقت الفعلي أمرًا غاية في السهولة. عندما تترك اقتراحاتك في التعليقات ، يعرف فريقك ما يجب تعديله ويمكنه اتخاذ الإجراءات بسرعة.
يمكنك حتى الدردشة حول تقدمك أثناء العمل. بصفتك مالك المستند ، يمكنك تشغيل مفتاح تبديل التغييرات بحيث يتم إعادة فحص كل تغيير يتم إجراؤه على المستند من الآن فصاعدًا بسهولة. علاوة على ذلك ، باستخدام Zoho Writer ، يمكنك أيضًا مشاركة المستندات خارجيًا مع العملاء الذين ليسوا في مساحة عملك.
يتم تخزين المستندات في مكتبة سحابية جيدة التنظيم ويمكن البحث عنها واسترجاعها بسرعة. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك بسهولة دمج Zoho Writer مع تطبيقات مثل Google Drive و Dropbox و Evernote و Zoho Mail. علاوة على ذلك ، يتمتع Zoho Writer بواجهة احترافية ولا يحتوي على منحنى تعليمي حاد. لذلك ، لن تجد صعوبة في التعود عليها.
ذات صلة: Zoho Writer vs. مُحرر مستندات Google و Microsoft Word Online: هل حان وقت التبديل؟
عندما يتعلق الأمر بالأسعار ، فإن Zoho Writer مجاني للاستخدام للأفراد. ومع ذلك ، للاستمتاع بامتيازات إضافية ، مثل المساحة الإضافية أو الحماية بكلمة مرور ، سيتعين عليك شراء خططها المدفوعة. افحص ال صفحة تسعير Zoho Docs لمزيد من التفاصيل.
بعض الميزات المفيدة التي يمكنك الاستمتاع بها مع Zoho Writer هي:
- حفظ المستندات في الوقت الحقيقي.
- تأمين البيانات الحساسة.
- مساعد كتابة مدعوم بالذكاء الاصطناعي.
- جدولة المقالات أو نشرها مباشرة على WordPress.
- يعمل دون اتصال كذلك.
ClickUp Docs هي أداة أخرى عالية الكفاءة لمشاركة المستندات عن بعد. من خلال واجهة التعاون المذهلة ، المليئة بالميزات ، يمكن للجميع في Workspace التعاون والتحرير والعمل على المهام في وقت واحد.
يسمح بالتحرير التعاوني بأسلوب محرر مستندات Google. يمكنك رؤية المؤشر يتحرك عندما يقوم شخص ما بتحرير مستند ، مع عرض اسمه أعلى المؤشر. من خلال النقر فوق رمز المنظار الأصفر ، يمكنك أيضًا معرفة من يشاهد عملك.
بالإضافة إلى ذلك ، تتم مزامنة التغييرات في الوقت الفعلي على جميع الأجهزة للتأكد من أن كل عضو في الفريق يمكنه الوصول إلى أحدث إصدار من المستند. أثناء مشاركة المستندات مع فريقك ، ستتمتع بالمرونة للحفاظ على خصوصية بعض المستندات بينما يمكن للجميع الوصول إلى البعض الآخر.
علاوة على ذلك ، من خلال حماية مستنداتك ، يمكنك منع أعضاء فريق معينين من الوصول إلى تلك المستندات دون طلب إذن منك. يعد التعشيش ميزة أخرى من ميزات ClickUp الفريدة. يسمح لك بتجميع الصفحات داخل مستند ، وباستخدام ميزة العلاقات ، يمكنك ربط الصفحات ذات الصلة داخل المستند.
يمكنك أيضًا استيراد عملك من تطبيقات أخرى ، بما في ذلك Evernote و Google Docs وحتى مستندات Microsoft Word. إذا كنت تبحث عن أداة تعاون وثيقة سريعة الاستجابة ، فيجب عليك تجربة ClickUp.
يعد نظام Dropbox Paper خيارًا متقدمًا آخر للتعاون في المستندات متاحًا للفرق البعيدة. باستخدامه ، يمكنك مشاركة المستندات بسلاسة مع أعضاء الفريق مع منحهم حق الوصول إلى المستند من خلال عناوين البريد الإلكتروني.
إن تعيين المهام لأعضاء فريقك ببضع نقرات وإنشاء موعد نهائي على الفور بجواره يبقي الجميع على اطلاع. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك التخطيط لاجتماعاتك عن طريق ربط أحداث التقويم في المستند المشترك.
ذات صلة: جرب أفضل ميزات ورق Dropbox
بصفتك متعاونًا ، يمكنك اكتشاف المهام التي تم تعيينها لك بسرعة عن طريق المستند أو لكل مستند ، والتنقل عبر المهام المعينة للآخرين والمهام المكتملة بالفعل. علاوة على ذلك ، على عكس مستندات Google ، يدعم Dropbox Paper مشاركة ملفات الوسائط المتعددة ، مما يجعل التعاون أكثر جاذبية.
بالإضافة إلى ذلك ، يتيح لك Dropbox Paper استيراد مستندات Microsoft Word و Excel و PowerPoint وربط مستندات Google وجداول البيانات والعروض التقديمية. لذلك إذا كنت تبحث عن أداة تعاون غنية بالميزات لفريقك ، فجرّب Dropbox Paper.
خذ تعاونك في المستند إلى المستوى التالي
تعاون المستندات موجود منذ عقود. امنح الأدوات الموجودة في القائمة محاولة لنقل التعاون الوثيق مع فريقك إلى المستوى التالي. لتحديد الأداة الأفضل للفريق ، يجب تشغيلها من قبلهم واختيار الحل الذي يتوافق مع متطلبات الفريق.
هل لديك أعضاء فريق في أجزاء مختلفة من العالم؟ سيكون إعداد اجتماع مهم بلا شك تحديًا إذا لم تكن تعرف المنطقة الزمنية. إذا كانت الإجابة بنعم ، يجب عليك التحقق من محولات المنطقة الزمنية لتسهيل عملك.
هل أنت بحاجة للعمل مع أشخاص من منطقة زمنية مختلفة؟ استخدم أدوات محول المنطقة الزمنية للتعاون في الوقت المناسب.
اقرأ التالي
- إنتاجية
- أدوات التعاون
- وثيقة رقمية
- ادارة المهام
- العمل عن بعد
شان عبد هو خريج هندسة. بعد الانتهاء من تخرجه وماجستير في العلوم ، بدأ حياته المهنية ككاتب مستقل. يكتب عن استخدام أدوات وبرامج مختلفة لمساعدة الناس على أن يكونوا أكثر إنتاجية كطالب أو محترف. في أوقات فراغه ، يحب مشاهدة مقاطع فيديو Youtube حول الإنتاجية.
اشترك في نشرتنا الإخبارية
انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!
انقر هنا للاشتراك