6 طرق إبداعية لاستخدام نماذج Google في العمل

Google Forms عبارة عن برنامج لإنشاء الاستبيانات مدرج كجزء من Google Workspace ، وله إمكانات استخدام واسعة. إنه مصمم ليكون سهل الاستخدام ويسهل إنشاء ومشاركة الاستطلاعات في العمل ، ويمكن أن يشكل جزءًا مهمًا من مجموعة أدوات مكان عملك.

لا يهم ما إذا كنت جديدًا في استخدام هذا التطبيق أو استخدامه بانتظام. هنا نلقي نظرة على ماهية نماذج Google وكيفية استخدامها بشكل إبداعي في العمل.

ما هي نماذج جوجل؟

Google Forms هي برنامج مسح يسمح لك بذلك إنشاء استطلاعات مختلفة ومشاركتها مع فريقك. تحصل على العديد من الخيارات للاختيار من بينها عند إنشاء النموذج الخاص بك ، حتى تحصل على الإجابات التي تحتاجها. يتضمن ذلك إجابات الفقرة والنص المنسق ، ومربعات الاختيار ، والاختيار من متعدد ، والشبكات ، وتحميلات الملفات ، والمقاييس الرقمية.

تستطيع تحميل الصور إلى النموذج الخاص بك، لإبرازها وإضافة مساهمين ، بحيث يمكنك التعاون مع الآخرين في الردود التي تتلقاها. بمجرد ملء النموذج الخاص بك ، كل ما عليك فعله هو النقر فوق يرسل في الجزء العلوي الأيمن من الشاشة ، واختر ما إذا كنت ترغب في نشرها عبر البريد الإلكتروني ، أو الارتباط ، أو استخدام رمز التضمين.

1. احصل على تعليقات على العمليات الجديدة

عندما يتم تنفيذ عمليات جديدة في العمل ، غالبًا ما تكون هناك فترة من الوقت يحتاج فيها الأشخاص إلى التكيف ، وفي بعض الأحيان يمكن أن يكشف عن بعض المشكلات أو الصعوبات التي لم يتم وضع علامة عليها مسبقًا. في هذه الحالات ، قد ترغب في الحصول على بعض التعليقات حول كيفية سير الأمور.

يتيح إنشاء نموذج Google لهذا للموظفين الفرصة لسماع أصواتهم. ومع ذلك ، فهي أيضًا فرصة لإصلاح أي مشاكل قبل أن تصبح أكثر انتشارًا.

بالنسبة لهذا النوع من الاستطلاعات ، قد ترغب في التفكير في استخدام ميزات النماذج التالية:

• مقياس خطي—لإضافة تصنيفات أو خيارات الموافقة / عدم الموافقة.
• مربعات الاختيار—لتكوين فكرة عن الميزات المفضلة أو غير المفضلة.
• اجابة قصيرة أو فقرة—للحصول على معلومات مفصلة.

2. طلب أفكار لمشروع

أثناء مرحلة التخطيط الأولية للمشروع ، من المهم الحصول على وجهات نظر الموظفين من الجمهور المستهدف. فقط لأن شيئًا ما منطقيًا لفريق مشروعك ، لا يعني أنه سيعمل مع الجميع. بالإضافة إلى ذلك ، قد تكون هناك أفكار مفيدة لم تفكر فيها.

إذا كنت تريد أفكارًا ، فستحتاج إلى التأكد من أن نموذج Google يسمح باستجابات نصية مجانية ، بدلاً من قصر الإجابات على الاختيار من متعدد. لهذا السبب، اجابة قصيرة أو فقرة خيارات تنسيق مثالية.

ومع ذلك ، ضع في اعتبارك أنه إذا كنت ترسل النموذج إلى جمهور واسع ، فسيتعين عليك الخوض في الكثير من المعلومات. اعتمادًا على نطاق مشروعك ، قد يكون هذا النوع من الاستبيان أكثر ملاءمة لمجموعة صغيرة من الأشخاص.

3. تبسيط الاتصالات

في الشركات الكبيرة حيث توجد أقسام متعددة ، سترغب في محاولة تبسيط الاتصالات قدر الإمكان. خلاف ذلك ، قد تجد الموظفين يتعرضون للقصف برسائل البريد الإلكتروني والتحديثات من تلك الأقسام المختلفة ، دون ترتيب حقيقي للأشياء.

للقيام بذلك ، ستحتاج إلى إنشاء قالب نموذج Google قياسي للأقسام لإرسال اتصالاتهم إليه. بعد ذلك ، كل أسبوعين أو شهريًا ، يمكنك تجميع هذه المعلومات في بريد إلكتروني واحد لإرسالها إلى الفريق.

سوف تكون قادرًا على عرض جميع المعلومات من استجابات علامة التبويب في نموذج Google ، وانسخ والصق حسب الحاجة.

4. استمارات طلب للموظفين

هناك العديد من الأسباب التي قد تجعل الموظفين بحاجة إلى ملء نموذج لطلب شيء ما. يمكن أن يكون من أجل المعدات الجديدة ، والدعم ، والاجتماعات مع الإدارات الأخرى ، وأكثر من ذلك بكثير.

بدلاً من استخدام محرر مستندات Google لهذه الطلبات ، يمكنك إنشاء نموذج Google. سيمكنك هذا من الاحتفاظ بسجلات أفضل لمن يطلب ماذا ، والاحتفاظ بالمعلومات في مكان واحد ، بدلاً من نشرها عبر عدة مستندات.

نماذج الطلب هي الأنسب لمزيج من متعدد الخيارات, مربعات الاختيار, اجابة قصيرة، و فقرة، ولكن يمكنك أيضًا استخدام تاريخ و مربع التجزئة الخيارات ، حسب المعلومات التي تطلبها.

5. إرسال استفسارات ومشكلات تكنولوجيا المعلومات

قد يكون في مكان عملك بالفعل خط هاتف أو بريد إلكتروني تم إعداده للرد على المشكلات المتعلقة بتكنولوجيا المعلومات ، ولكن استخدام نماذج Google لإدارة هذه المعلومات قد يكون مفيدًا للغاية. لن تتمكن فقط من تعيين أسئلة محددة للمساعدة في جمع المعلومات حول المشكلة ، ولكن يمكنك أيضًا الاطلاع على الاتجاهات.

على سبيل المثال ، قد تقوم بتضمين متعدد الخيارات أسئلة مثل:

• هل قمت بتحديث الصفحة أو إعادة تشغيل جهاز الكمبيوتر الخاص بك؟
• هل تواجه مشكلات في الاتصال بالإنترنت؟
• هل هذه هي المرة الأولى التي تواجه فيها هذه المشكلة؟

وبعد ذلك ، خصص مساحة في الأسفل لـ a اجابة قصيرة أو فقرة، للموظفين لكتابة مزيد من التفاصيل حول المشكلة التي يواجهونها.

6. جمع البيانات

قد تحتاج إلى جمع بيانات عن مناطق معينة في شركتك ، وكيف تسير الأمور. يمكن أن تكون الطريقة التي ينظر بها الموظفون إلى الرفاهية المقدمة في العمل ، أو ما تبدو عليه أعباء العمل على أساس أسبوعي. مهما كان السبب ، يعد نموذج Google طريقة سريعة وسهلة للقيام بذلك ، دون الحاجة إلى عقد اجتماعات أو مجموعات عمل تستغرق وقتًا طويلاً. كما يسمح لك أيضًا بالرد على الأشياء بشكل استباقي ، بدلاً من رد الفعل.

لهذا ، ستحتاج إلى استخدام الأسئلة التي تعطي إجابة رقمية ، بحيث يمكنك تجميع البيانات بسلاسة ، بدلاً من الاضطرار إلى العمل من خلال الكثير من النصوص. لهذا السبب، مقياس خطي ، اختيار من متعدد ، و مربعات الاختيار هي أفضل الخيارات.

يمكنك أيضًا تضمين ملفات اجابة قصيرة أو فقرة إذا كنت مهتمًا بالبيانات النوعية ، ولكن مرة أخرى ، فكن على دراية بمدى حجم جمهورك المستهدف ، وما قد يعنيه ذلك لكتابة التقارير.

استخدام نماذج جوجل لإمكانياتها

يمكنك استخدام نماذج Google عمليًا لأي سبب من الأسباب ، حيث تحتاج إلى إجابات من أشخاص آخرين. يمكنك توفير الوقت في الاجتماعات وإنشاء مستندات منفصلة متعددة في مكان العمل عن طريق اختيار نموذج بدلاً من ذلك.

إذا لم تكن قد جربت نماذج Google بالفعل للحصول على بعض الأمثلة أعلاه ، فجرّبها واكتشف ما إذا كان شيئًا يتناسب مع أهدافك.

9 نصائح وحيل متقدمة من Google Forms

اقرأ التالي

نبذة عن الكاتب