كيفية تقليل اجتماعات مكان العمل باستخدام وثائق Tango Workflow

هل الاجتماعات في الوقت الحقيقي تأكل في يومك؟ يمكن أن تستهلك هذه التفاعلات جدولك الزمني دون داع عندما تعمل عن بُعد. بالطبع ، بعض الاجتماعات ذات قيمة ، ولن نجادل أبدًا بخلاف ذلك.

ولكن إذا وصلت إلى نهاية مكالمة الفيديو واعتبرتها مضيعة للوقت أو ما هو أسوأ من ذلك ، أتمنى لو كنت قد أخذت المزيد من الملاحظات ، سيسعدك أن تسمع أن هناك بديلًا: وثائق سير عمل Tango أداة.

كيف تستنزف الاجتماعات في الوقت الفعلي الإنتاجية؟

أصبحت أدوات مؤتمرات الفيديو هي المعيار في ثقافات العمل عن بعد. كانت برامج مثل Zoom و Microsoft Teams و Google Meet جزءًا لا يتجزأ من الحفاظ على اتصال الفرق الموزعة وتفاعلها. لكن هل يعملون؟ تشير الأبحاث إلى خلاف ذلك.

دراسة في مكان العمل "استطلاع كاميرا الويب: مرهق أم مخطوب؟"، في التأثير السلبي لاستخدام برامج مؤتمرات الفيديو. 49٪ من القوة العاملة في الولايات المتحدة ، أو 32 مليون شخص ، شعروا بذلك تكبير الإرهاق بسبب الاجتماعات المتزايدة بالإضافة إلى الضغط لاستخدام كاميرا الويب الخاصة بهم طوال الوقت.

إن العودة إلى العمل بعد مكالمة فيديو ليست أمرًا سهلاً أيضًا. حظ تشير التقارير إلى أن الأمر يستغرق 25 دقيقة لاستئناف التركيز عندما يؤدي الاجتماع إلى تقسيم سير عملك.

وأ دراسة ستانفورد يكشف أن ثلث العاملين ليس لديهم الحد الأدنى من معيار 90٪ للاتصال بالإنترنت المطلوب لحضور الاجتماعات الافتراضية في المقام الأول. يمكن أن يكون هذا محفزًا للموظفين الذين لا يستطيعون التعاون بشكل فعال مع زملائهم في الفريق.

كيف تخفف وثائق سير العمل من ضغط اجتماعات الفيديو؟

قد تفكر ، "لو كانت هناك طريقة أخرى فقط." وهنا يأتي دور أداة توثيق سير العمل من Tango. Tango هو امتداد مجاني لمتصفح Chrome يقوم بإنشاء وثائق سير العمل ، بما في ذلك الإرشادات والأدلة.

وثائق سير العمل ليست بديلاً مناسبًا لجميع الاجتماعات الافتراضية. ولكن إذا كنت تشارك في تفاعلات في الوقت الفعلي حيث تحتاج إلى ذلك مشاركة شاشتك أثناء اجتماع Zoom أو شرح عملية لزملائك في الفريق ، فإن Tango هو بديل رائع للاستخدام بشكل غير متزامن.

باستخدام امتداد المتصفح ، ستسجل سير عمل سطح المكتب وتتصفح الإجراءات الدقيقة التي تحتاج إلى اتخاذها. يقوم البرنامج بإنشاء ملخص مفصل لهذه الإجراءات ، والذي يمكنك تصديره ومشاركته مع جمهورك. سيراجعون هذا بشكل غير متزامن في وقتهم الخاص ، دون ضغوط محاولة جدولة اجتماع في الوقت الفعلي معك.

ما نوع الاجتماعات التي يلغيها Tango؟

Tango هو بديل ممتاز لأنواع الاجتماعات التالية:

1. على متن الطائرة

أنشئ وثائق سير عمل Tango لتوضح للموظفين الجدد كيفية التنقل في أنظمتك. ستقدم ملاحظات حول كل شيء بدءًا من تسجيل الدخول إلى التطبيقات لأول مرة وحتى تخصيص لوحة التحكم الخاصة بهم. توقع مشاكل أقل في التسنين وعملية إعداد أكثر سلاسة من خلال وجود وثائق متسقة في مكانها.

2. إرشادات التدريب

يمكن لـ Tango أيضًا إنشاء وثائق تدريب داخلي للاحتفاظ بها في مورد مشترك ليتمكن فريقك من الوصول إليه.

مثال: إذا كنت تريد تعليم فريقك كيفية استخدام أداة بيانات جديدة ، فاستخدم Tango لإنشاء دليل خطوة بخطوة. يمكنك أيضًا عرض أفضل ممارسات العمل وكيفية استخدام ميزات المنتج المحدّثة.

3. مظاهرات المنتج

إذا كان لديك منتج SaaS مذهل لمشاركته مع عملائك ، فإن Tango يجعل من السهل عرض كيفية استخدامه بالضبط. ادمج وثائق سير العمل هذه في دراسات الحالة وشاركها كجزء من عرضك التقديمي.

4. ملاعب المبيعات

إذا كنت ترسل عروض تقديمية سريعة للعملاء أو الشركاء المحتملين ، فأنت تعلم بالفعل أن إقناع المستلم بفتح بريدك الإلكتروني يعد معركة في حد ذاته. ولكن بمجرد قراءة رسالتك ، لن يتمكنوا من مقاومة مشاهدة عرض توضيحي سريع كجزء من عرضك التقديمي.

كيفية إنشاء وثائق خالية من الاجتماعات باستخدام Tango

جاهز للبدء؟ الخطوة الأولى هي التسجيل في ملف حساب Tango مجاني، ثم ثبّت ملحق متصفح Tango Chrome.

1. قم بتثبيت ملحق متصفح Tango Chrome

قم بتنزيل Tango من ملف Google Chrome Webstore. بعد ذلك ، قم بتثبيت الامتداد الخاص بك بالانتقال إلى شريط المتصفح والنقر فوق لغز قطعة. حدد موقع امتداد Tango وانقر على الدبوس لحفظه في متصفحك.

2. التقط سير عملك باستخدام Tango

انتقل إلى علامة التبويب حيث تريد بدء تسجيل سير عملك وانقر فوق Tango pin في شريط المتصفح. اضغط على الزر الأرجواني الكبير لبدء التقاط سير عملك عندما تكون جاهزًا ، ثم انتقل عبر الخطوات التي ترغب في تسجيلها.

سيعمل Tango في الخلفية لالتقاط لقطات شاشة وإنشاء أوصاف تلقائية لسير عملك. هل تحتاج إلى إجراء تعديلات؟

استخدم وحدة التحكم في سير العمل في الزاوية السفلية اليسرى من شاشتك لإيقاف سير العمل مؤقتًا واستئنافه ، أو إكماله أو تجاهله إذا كنت راضيًا عن الالتقاط الأول. بمجرد أن تكون سعيدًا ، اضغط على علامة الاختيار الخضراء لإكمال مشروعك.

3. قم بتحرير سير عمل Tango الخاص بك

من شاشة محرر Tango ، سترى سير العمل الذي تم إنشاؤه تلقائيًا. لتوفير سياق إضافي ، حاول إضافة نص أو إنشاء خطوات أو حذفها أو تحميل لقطات شاشة إضافية أو إعادة ترتيب الخطوات إذا كنت تفضل ذلك.

هل تشعر بالقلق من ظهور المعلومات الحساسة؟ قم بالترقية إلى إصدار Tango Pro مقابل 16 دولارًا في الشهر ، ويمكنك استخدام أي منهما Live Blur الوضع أو طمس في محرر الصور عندما تمر عبر سير العمل الملتقط.

هل تحتاج إلى إيلاء المزيد من الاهتمام لشيء ما؟ أضف أسهمًا أو مربعات مفيدة بالنقر فوق علق.

4. مشاركة وثائق سير العمل الخاصة بك

الخطوة الأخيرة في إنشاء وثائق سير عمل احترافية هي تصديرها ومشاركتها. الخطوات هي نفسها ، سواء كنت ترغب في توزيعها على رئيسك أو زملائك في الفريق أو العملاء أو حتى نشرها على وسائل التواصل الاجتماعي أو موقع الويب الخاص بك.

يضعط مشاركة وتصدير في الزاوية اليمنى العليا واختر الخيارات التالية:

• شارك: إضافة بريد إلكتروني مع أذونات العارض (أو محرر بإصدار Pro)
• نسخة سحرية: الصق الرابط في محرر مستندات Google أو Notion أو Confluence وما إلى ذلك ، أو أي شيء يدعم HTML.
• تحميل: تصدير سير العمل كملف PDF.
• تضمين: انسخ كود التضمين العام والصقه في أداتك المفضلة.

المحور من المؤتمر إلى الالتقاط

في المرة القادمة التي تستعد فيها لاجتماع مكالمة فيديو عن بُعد ، اسأل نفسك عما إذا كنت ستوجه جمهورك خلال أي عمليات خطوة بخطوة. إذا كانت هذه هي الحالة ، فستستفيد من إنشاء وثائق سير العمل بدلاً من محاولة شرح الإجراءات الخاصة بك في مكالمة مباشرة.

استخدم Tango كأداة اتصال أساسية غير متزامنة في ترسانة الإنتاجية الخاصة بك لالتقاط سير عملك وتوزيعه حسب الحاجة.

أفضل 4 أدوات اتصال فيديو غير متزامن للفرق البعيدة

اقرأ التالي