كيفية تسهيل اجتماع فريق بعيد بشكل فعال

سواء كنت مديرًا ، أو لديك دور قيادي في شركتك ، أو كنت تعمل في مشروع ، فستحتاج إلى تسهيل اجتماعات الفريق. ميزة رائعة هنا ، هي أنه يمكنك استضافة اجتماعك الخاص بالطريقة التي تراه مناسبًا.

ومع ذلك ، هناك بعض الاختلافات الكبيرة بين الاجتماعات وجهًا لوجه والاجتماعات عن بُعد ، والتي يمكن أن تجعل فعاليتها أو تضعفها. هنا نلقي نظرة على بعض الصعوبات في تسهيل اجتماعات الفريق عن بُعد ، وكيف يمكنك التغلب عليها لتشغيل واحدة بشكل فعال.

إيجابيات وسلبيات تسهيل الاجتماعات عن بعد

جعلت تطبيقات مؤتمرات الفيديو مثل Google Meet و Zoom و Microsoft Teams تشغيل الاجتماعات عبر الإنترنت أمرًا شائعًا للغاية. بنقرة زر واحدة ، تكون جاهزًا للانطلاق. هناك العديد من الفوائد لإجراء اجتماعات الفريق افتراضيًا ، بما في ذلك:

• سهولة الوصول إلى المواد الرقمية التي تحتاج إلى مشاركتها.
• القدرة على تسجيل الجلسات.
• لا توجد اعتبارات زمنية للسفر مطلوبة.
• لا توجد صعوبات في حجز غرف للاجتماعات.
• يمكنك مقابلة الزملاء وأصحاب المصلحة الخارجيين من جميع أنحاء العالم.

وأكثر بكثير. ومع ذلك ، هناك أيضًا بعض العوائق مع هذه الطريقة ، والتي يمكن أن تعيق الإنتاجية. بعض الأمثلة قد تكون:

• مشاكل تقنية مع الصوت والفيديو.
• إجهاد مؤتمرات الفيديو.
• صعوبة التواصل عندما يكون هناك الكثير من الحاضرين.
• تأخر أو عدم استجابة الفريق بسبب التأخر البصري والسمعي الطبيعي.
• اضطراب الإشارات البصرية ولغة الجسد.

هناك بعض جوانب المحادثة وجهًا لوجه التي لا يمكن تكرارها افتراضيًا. والخبر السار هو أنه يمكنك تحسين هذه التجربة من خلال بعض النصائح والحيل الفعالة.

1. إنشاء مناقشات عضوية مع أجندة

يعد وجود خطة لأي اجتماع للفريق أمرًا ضروريًا ، بغض النظر عن كيفية تسليمها. الأجندة هي ببساطة عرض تفصيلي منظم لما يجب مناقشته. بشكل عام ، تتم مشاركتها مع الحاضرين قبل الجلسة. يمكن أن يكون ذلك عبر البريد الإلكتروني ، أو باستخدام تطبيقات مثل Google Workspace ، يمكنك ذلك تضمين جدول الأعمال في دعوة التقويم الخاص بك.

ولكن ، من أجل إجراء اجتماع فعّال عن بُعد ، يجب أن تتجنب إدراج التحديثات والتذكيرات للجميع. بدلاً من ذلك ، يجب أن تكون أجندتك جذابة وتثير المناقشة. إليك بعض الأفكار:

• خصص وقتًا لتسجيل وصول فريق لا علاقة له بالعمل.
• ابدأ بموضوع مناقشة مفتوح تعرف أن فريقك سيكون لديه آراء حوله.
• قم فقط بتضمين النقاط التي تريد أن يعلق عليها الأشخاص.
• اجعل جدول الأعمال قصيرًا (يمكن للأشخاص التركيز فقط لفترة زمنية محدودة).

لست بحاجة إلى القيام بكل هذه الأشياء في كل مرة ، لكنها بالتأكيد ستشجع المحادثة العضوية كلما فعلت ذلك.

2. الاستفادة من غرف الاستراحة

عادة ، تتمحور اجتماعات الفريق بشكل عام حول جدول أعمال محدد ، وتركز على جمع الفريق معًا ككل. ومع ذلك ، من المنعش كسر هذه التقاليد في بعض الأحيان ، وتجربة شيء جديد.

تتمتع كل من Zoom و Microsoft Teams و Google Meet بالقدرة على إنشاء غرف جانبية. هذه غرف اجتماعات صغيرة داخل الاجتماع ، حتى يتمكن فريقك من مناقشة الأمور في مجموعات أصغر.

يكون هذا مفيدًا إذا كان لديك فريق أكبر ، أو قابلت فرقًا متعددة في وقت واحد. كما أنه يحل المشكلة المذكورة سابقًا بشأن الزملاء الذين يواجهون صعوبات في الاتصال عندما يكون هناك الكثير من الحضور.

غرف الاستراحة ليست مناسبة دائمًا ، على سبيل المثال ، إذا كان لديك عدد أقل من أعضاء الفريق. يجب عليك أيضًا التأكد من أن أي مناقشة تجري ضرورية ، بدلاً من مجرد ملء الوقت. بمجرد عودة الجميع إلى غرفة الاجتماعات الرئيسية ، يمكنك طلب التعليقات على مناقشات زملائك. هذا حتى تتمكن من جمع النقاط الرئيسية والمضي قدمًا بها.

3. تقديم المعلومات باستخدام شاشة المشاركة

تتمثل إحدى الصعوبات في مشاركة المعلومات عن بُعد في أن الأشخاص في بعض الأحيان لا يفهمون ما تقوله. لذلك ، بدلاً من مجرد إخبار فريقك بما يجب القيام به ، فلماذا لا تظهر لهم؟ هناك العديد من الفوائد لمشاركة شاشتك في تطبيقات مؤتمرات الفيديو ، بما في ذلك:

• يقدم صورة مرئية لفريقك.
• حساب لى أساليب التعلم المختلفة.
• يعطي فريقك فرصة لمراقبة العمليات.
• يضيف طبقة إضافية من المعلومات ، تتجاوز التفسير السمعي.

ومع ذلك ، هذا لا يعني أنه يجب عليك فقط مشاركة جدول أعمالك على الشاشة ، حيث من غير المرجح أن يجذب هذا انتباه فريقك. بدلاً من ذلك ، فكر في بنود جدول الأعمال التي تحتاج إلى مزيد من التوضيح ، أو تحتاج إلى أدلة مصاحبة. بعض الأمثلة يمكن أن تكون:

• إذا وجدت أن موظفيك لا يقومون بمهمة بشكل صحيح ، أظهر لهم كيفية اتباع عملية معينة.
• تقديم البيانات والبحوث.
• فرص التدريب.

4. متى تستضيف اجتماعًا مقابل. إرسال رسالة عبر البريد الإلكتروني

كان هناك العديد أجريت الدراسات، والتي خلصت إلى أن الاجتماعات المفرطة تضر بإنتاجية الموظفين ورفاهيتهم وتحفيزهم. كم مرة حضرت مكالمة فيديو كان من الممكن أن تكون مجرد بريد إلكتروني؟

عندما تستضيف تجمعًا ، فأنت تقاطع سير عمل فريقك وتركيزه. لهذا السبب ، تحتاج إلى التأكد من أن المحتوى ضروري. يجب حجز مكالمات الفيديو للمناقشة المتعمقة والتعاون وتشجيع مشاركة الفريق. لا يعني مجرد سهولة حجز الاجتماعات الافتراضية وحضورها أنه يجب عليك الاعتماد عليها.

فيما يلي بعض الحالات التي يمكنك فيها اختيار بدائل مؤتمرات الفيديو:

• طلب ردود الفعل من قبل إرسال نموذج جوجل.
• استخدم تطبيق messenger أو تطبيقات الاتصال غير المتزامن لتحديثات حالة الفريق.
• أرسل بريدًا إلكترونيًا بآخر التحديثات أو الأخبار (التي لا تحتاج إلى مناقشة).

في بعض الأحيان ، يريد زملاؤك فقط الحصول على استراحة من الكتابة والتحدث إلى الناس بدلاً من ذلك. هذا بالتأكيد شيء يجب مراعاته ، لكن لا تضيعه في الاجتماعات التي يكون فيها الجميع صامتًا ، ويستمعون إليك وأنت تتحدث.

الاجتماعات الفعالة عن بعد تتطلب التخطيط

تتطلب استضافة الاجتماعات عبر تطبيقات مؤتمرات الفيديو تخطيطًا مختلفًا قليلاً مقارنة بالتطبيقات التي تتم وجهًا لوجه. تنشأ الصعوبات بشكل رئيسي عندما يكون هناك عدم مراعاة للحضور.

ومع ذلك ، يمكن أن يكون أي اجتماع عن بعد فعالاً مع جدول أعمال شامل يستخدم الوقت بشكل منتج. وهذا يعني استكشاف موضوعات المناقشة التي تهم جميع المعنيين حقًا ، والالتزام ببساطة بما هو مطلوب. من خلال النصائح الموضحة هنا ، سيكون لديك الكثير من الطرق العملية لاستضافة التجمعات البعيدة الخاصة بك ، والحفاظ عليها فعالة وذات صلة بجميع المعنيين.

كيف تبدأ في استخدام Zoom Avatars للاجتماعات الممتعة

اقرأ التالي