توفر "جداول بيانات Google" العديد من الميزات التي توفرها معظم أدوات جداول البيانات المتميزة ، ولكن مجانًا. تتمثل إحدى هذه الميزات في القدرة على رؤية محفوظات الإصدار وتحريرها وحذفها.
نظرًا لسهولة الاستخدام التي توفرها جداول بيانات Google ، يتجه المزيد من الأشخاص إلى تبني مجموعة تطبيقات Office من Google بدلاً من استخدام برامج مثل Excel. ولكن ، في بعض الأحيان ، قد تختلف الميزات قليلاً عما اعتاد عليه المستخدمون. سيغطي هذا الدليل سجل إصدار جداول بيانات Google وكل ما يمكنه القيام به.
لماذا نستخدم محفوظات الإصدارات؟
عندما يعالج عدة موظفين نفس جدول البيانات ، فلا بد أن تكون هناك أخطاء بسبب سوء التواصل بين الموظفين. قد تتسبب هذه الأخطاء في حدوث اضطرابات في جداول البيانات الحساسة التي تحتوي على معلومات مالية. عندما يحدث هذا ، من المفيد جدًا أن يكون لديك نسخ احتياطية يمكنك الرجوع إليها.
ربما تكون قد ارتكبت أخطاء في عملك أيضًا ، ولكن لا يمكنك تحديد الخطأ الذي حدث بالضبط. يمكن أن تكون القدرة على فتح إصدار سابق من جدول البيانات منقذًا مطلقًا. يمكن أن يكون هذا أمرًا بالغ الأهمية إذا كنت أحد رجل أعمال منفرد يستخدم جداول بيانات Google.
ما هو سجل إصدارات أوراق Google؟
أضافت Google ميزة تحفظ جميع التغييرات التي تم إجراؤها على المستند. يتم توثيق أي تغيير صغير مثل الفاصلة ، وهذه الميزة متاحة في معظم الخدمات في مجموعة تطبيقات Google.
كما مستندات جوجل و Google Sheets هي خدمات مستندة إلى السحابة ، ويتم إجراء النسخ الاحتياطية على الفور تقريبًا ويمكن الوصول إليها في أي وقت ، بشرط أن يكون لديك اتصال بالإنترنت.
يمكن فقط لمالك جدول البيانات عرض هذه التغييرات والأشخاص الذين يمنحهم المالك حق التعديل. لا يستطيع الأشخاص الذين لديهم حق الوصول للعرض فقط إلى جدول البيانات عرض محفوظات الإصدار أو إجراء تغييرات عليها. هذه ميزة خصوصية بشكل أساسي.
تلغي ميزة محفوظات الإصدار في "جداول بيانات Google" الحاجة إلى عمل نسخ متعددة من نفس جدول البيانات على الأجهزة المحلية. يمكنك ببساطة الوصول إلى محفوظات الإصدار والعثور على الإصدار المعين الذي تبحث عنه.
كيفية عرض وتحرير سجل الإصدارات في جداول بيانات Google
قبل عرض سجل الإصدار أو تعديله ، تأكد من إجراء تغييرات كافية لجداول بيانات Google لإنشاء سجل بهذه التغييرات. لن تتمكن من عرض محفوظات الإصدار في جدول بيانات جديد. قبل أن نبدأ ، قم بتحميل جدول البيانات الخاص بك.
فيما يلي الخطوات التي تحتاج إلى اتباعها للتحقق من سجل الإصدار في جداول بيانات Google
- انتقل إلى ملف في شريط القوائم.
- يختار تاريخ النسخة. سيؤدي هذا إلى فتح قائمة فرعية أخرى.
- هناك ، انقر فوق انظر تاريخ الإصدار. سيعرض هذا شريطًا جانبيًا باتجاه الجانب الأيمن من الشاشة مع قائمة تحتوي على جميع إصدارات جدول البيانات.
- انقر على النقاط الثلاث بجانب اسم الإصدار.
- للإصدارات الأقدم ، انقر فوق استعادة هذا الإصدار ، وسيعيد تطبيق "جداول بيانات Google" تحميل الصفحة بالإصدار الأقدم من جدول البيانات.
في الإصدار الحالي من جدول البيانات ، يمكنك تغيير اسم جدول البيانات ، أو يمكنك عمل نسخة منه. عند النقر فوق رمز النقاط الثلاث في أي إصدار بخلاف الإصدار الحالي ، ستحصل أيضًا على خيار لاستعادته.
كيفية تسمية إصدارات جداول بيانات Google المهمة
قد يكون من المزعج للغاية رؤية التواريخ كأسماء ملفات وتصبح مربكة بسرعة ، خاصةً إذا تم إجراء تغييرات متعددة يوميًا على الورقة. بدلاً من التواريخ ، سيكون من المفيد أكثر إذا كان بإمكانك تسمية الورقة بناءً على التغييرات التي تم إجراؤها.
لنفترض أن هناك ورقة تحتوي على جميع التغييرات وأحدث إصدار. سيكون من الأفضل تسميته "نهائي" بدلاً من "14 يونيو ، 9:38 صباحًا" ، أليس كذلك؟
يمكن أن تكون تسمية إصدارات جداول البيانات المهمة مفيدة للغاية لك لاحقًا عندما تحتاج إلى العثور على إصدار معين بين بحر من التعديلات. فيما يلي الخطوات التي يجب اتباعها لتسمية الإصدار الحالي:
- انقر فوق ملف في الشريط العلوي.
- يختار تاريخ النسخة.
- انقر فوق اسم الإصدار الحالي.
سيؤدي هذا إلى فتح نافذة جديدة في منتصف الشاشة ، مما يسمح لك بتعيين اسم. بمجرد الانتهاء ، انقر فوق يحفظ.
إذا كنت ترغب في إعادة تسمية إصدار أقدم ، فاتبع نفس الخطوات السابقة ، ولكن بدلاً من اختيار اسم الإصدار الحالي ، انقر فوق انظر تاريخ الإصدار. سيعرض هذا قائمة بالتغييرات التي تم إجراؤها على جدول البيانات. هناك ، انقر فوق اسم الإصدار الذي ترغب في إعادة تسميته واكتب الاسم. يضعط يدخل لحفظ التغييرات بمجرد الانتهاء.
كيفية حذف محفوظات الإصدار في جداول بيانات Google
لا توجد طريقة حاليًا لحذف إصدار معين في سجل إصدارات جداول بيانات Google. ولكن يمكنك البدء من جديد عن طريق إنشاء نسخة من جدول البيانات. سيؤدي هذا إلى مسح جميع التغييرات في محفوظات الإصدار. سيتم حفظ ونسخ أحدث إصدار فقط.
خطوات القيام بذلك بسيطة ، انقر فوق ملف في الشريط العلوي. سيظهر هذا قائمة منسدلة. هنا ، انقر فوق اعمل نسخة.
سيُطلب منك إدخال اسم جدول البيانات الجديد. بعد إضافة اسم ، اختر موقع جدول البيانات وحدد ما إذا كنت تريد مشاركة جدول البيانات مع نفس الأشخاص الذين تمت مشاركته معهم من قبل. يمكنك أيضًا اختيار ما إذا كنت تريد نسخ التعليقات. بمجرد الانتهاء من اختيار الخيارات المطلوبة ، انقر فوق اللون الأخضر قم بعمل زر نسخ.
أشياء يجب معرفتها حول سجل الإصدارات في جداول بيانات Google
فيما يلي بعض الأشياء التي يجب أن تعرفها عن محفوظات الإصدار في "جداول بيانات Google":
- يمكن أن يعود "محفوظات الإصدارات" إلى قيمة لا نهائية. ومع ذلك ، تعمل جداول البيانات على تحسين مساحة Google Drive من خلال دمج الإصدارات القديمة. قد يحذف أيضًا بعض التغييرات السابقة إذا كان التخزين ممتلئًا تقريبًا.
- إذا لم تتمكن من رؤية محفوظات الإصدارات ، فربما يكون ذلك بسبب عدم حصولك على الإذن المطلوب أو حتى أنك مقفل تمامًا. ستحتاج إلى مطالبة مالك جدول البيانات بتغيير الإذن إلى "إمكانية التعديل" بدلاً من "إمكانية العرض".
- يمكن الوصول إلى محفوظات الإصدار بواسطة الشخص الذي يمتلك الملف الموجود في حسابه. إذا كنت تستخدم ميزات المشاركة في جداول بيانات Google ، فإن الأشخاص الذين يمكنهم رؤية سجل الإصدار هم فقط الأفراد الذين لديهم امتيازات المالك أو المحرر.
إتقان جداول بيانات Google
يعد عرض سجل الإصدار وتحريره جزءًا صغيرًا من البيئة التعاونية في جداول بيانات Google. الآن بعد أن أتقنت ذلك ، ستحتاج إلى مواصلة التعلم لجعل فريقك يعمل بكامل طاقته على هذا التطبيق الفعال المستند إلى الويب.
