يجب أن يكون التعاون مع زملائك في العمل أمرًا سهلاً ، مع وجود العديد من الطرق للوصول إليهم. ولكن ، في بعض الأحيان ، قد يصبح استخدام أدوات الاتصال المتعددة أمرًا مربكًا ، ويمكن أن يؤدي استخدام الأداة الخاطئة إلى إعاقة المحادثة.
إذن ، متى يكون من الأفضل كتابة بريد إلكتروني ، أو إرسال رسالة ، أو استخدام برنامج إدارة المشاريع؟ تابع القراءة لمعرفة أداة الاتصال المثالية لمناقشتك.
متى ترسل بريدًا إلكترونيًا
إذا كان لديك الكثير من المعلومات لتلخيصها وتفاصيل لتضمينها في رسالتك ، فإن إرسال بريد إلكتروني هو الخيار المثالي. إنه أيضًا أفضل مسار للطلبات.
نظرًا لأن محادثة البريد الإلكتروني عادةً ما تكون أبطأ من محادثة عبر تطبيق المراسلة ، فإنها تمنح المستلم مزيدًا من الوقت للنظر في المعلومات. يمكنهم الجلوس معها إذا احتاجوا إلى ذلك وتقديم استجابة مدروسة عندما يكونون مستعدين.
في حين أنه من الشائع أن تعتقد أن زملائك في العمل لن يقدروا رسائل البريد الإلكتروني الطويلة ، فهناك عدة طرق يمكنك من خلالها تنسيق رسائل البريد الإلكتروني الطويلة حتى تبرز المعلومات المهمة. لا تريد بأي حال من الأحوال كتابة رواية ، لكن البريد الإلكتروني يسمح لك بتقديم جميع المعلومات دفعة واحدة ، بطريقة أقل إلحاحًا.
فقط فكر في تفضيلاتك الخاصة. هل تفضل الحصول على بريد إلكتروني طويل ودقيق تشعر أنه لديك وقت للتفكير فيه ، أو تلقي رسالة Slack مطولة أثناء محاولتك التركيز على مشاريع أخرى؟
بالإضافة إلى الشعور بعدم الاندفاع ، فإن العثور على الرسائل الإلكترونية والرجوع إليها في وقت لاحق يكون أسرع ، ويسهل إعادة توجيهها إلى شخص آخر ، ومن السهل تضمين آخرين من خارج مكان عملك. كما أنه يعطي رسالتك شكليًا أكثر على Slack أو تطبيق مشابه. بعض المواقف التي يُرجح أن يكون البريد الإلكتروني فيها مثاليًا هي:
- تلخيص حدث أو تقرير أو مشروع أو ملاحظات.
- تقديم طلب.
- إرسال أي شيء رسمي.
- بما في ذلك شخص من خارج مكان عملك.
- أي شيء طويل أو مهم - خاصة إذا كان المستلم سيحتاج إلى الرجوع إليه لاحقًا.
متى ترسل رسالة
من المحتمل أن توفر لك أدوات المراسلة مثل Slack إجابة أسرع من البريد الإلكتروني. إنه مكان ممتاز لطرح أسئلة بسيطة والتحقق بسرعة مع زملائك في العمل ومشاركة الأفكار.
على الرغم من أن الإجابات السريعة هي ما تحتاجه أحيانًا ، فمن المهم أن تضع في اعتبارك أنك ستحتاج إلى تبسيط أسئلتك حتى يحدث ذلك. بسبب الردود السريعة النموذجية للتطبيق ، من السهل على المستلمين التغاضي عن التفاصيل أو الرسائل بأكملها ، لا سيما في قناة أو مساحة عمل مزعجة.
قد يؤدي ذلك إلى محادثات أطول من اللازم أو مرور تحديثات مهمة دون أن يلاحظها أحد - خاصة إذا كانت القناة مشغولة للغاية لدرجة أن زملاءك في العمل كتموها.
استخدام الإشارات في Slack يمكن أن تساعد في توجيه المحادثات في مجموعات أو قنوات قليلاً ، ولكن من الأفضل أن تجعل رسائلك قصيرة ومباشرة. إذا لم تتمكن من ذلك وكان Slack هو المكان المفضل لفريقك ، فحاول استخدام النقاط النقطية للتلخيص. تريد أيضًا التفكير فيما إذا كان لديك وقت لإجراء محادثة عند إرسال رسالة. قد يكون زميلك في العمل سريعًا في المتابعة ، ويبحث عن توضيح أو يطرح أسئلة خاصة به.
إذا استمرت محادثة في Slack في أي وقت بسبب عدم وضوح الأشياء ، فقد يكون من الأسرع الاتصال بزميلك في العمل عبر الهاتف أو استخدامه أداة المراسلة الصوتية فقط من Slack للتوضيح. من المؤكد أن Slack ليس أداة المراسلة الوحيدة المتاحة ، ولكن إذا كنت ترغب في الحفاظ على تبسيط الأمور ، فمن الأفضل اختيار تطبيق واحد يستخدمه كل فرد في مؤسستك.
بالإضافة إلى ذلك ، إذا كنت تريد الاحتفاظ بالأشياء بشكل احترافي ، فستحتاج إلى تجنب استخدام التطبيقات الشخصية مثل Facebook Messenger أو الرسائل النصية. بعض المواقف التي يكون فيها تطبيق المراسلة مثاليًا هي:
- طرح أسئلة سريعة.
- تبادل الأفكار والتعاون.
- إرسال تحديثات سريعة.
- إجراء إعلانات - في القناة المناسبة.
متى تستخدم برامج إدارة المشاريع
في بعض الأحيان يكون استخدام أدوات الاتصال داخل برنامج إدارة المشاريع مثل ClickUp أمرًا مثاليًا. الفائدة القصوى من القيام بذلك هي أنك أنت و سيقضي زملاء العمل وقتًا أقل في الاتصال ، بالإضافة إلى البحث عن أجزاء من المعلومات في صناديق البريد الوارد والرسائل الخاصة بك وفي أي مكان آخر تناقشه الشغل.
باستخدام ClickUp ، يمكنك الاحتفاظ بأي مهمة أو مشروع متعلق بالمشروع في مكان واحد.
يسمح لك قسم التعليقات داخل بطاقة المهام في ClickUp بإرسال أسئلة أو توضيح إلى زملائك في العمل. هنا يمكنك وضع علامة على الآخرين ، وتعيين التعليقات ، وإرفاق المستندات الداعمة.
يمكنك أيضًا مشاركة مهمة أو مشروع عن طريق ملء المعلومات المناسبة وتعيين شخص آخر للمشروع نفسه أو كمراقب. فقط تأكد من استخدام قسم الوصف لإضافة المزيد من التفاصيل - مثل البريد الإلكتروني إلى حد كبير.
بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك ذلك قم بإنشاء لوحة طلب مشروع داخل ClickUp كطريقة لك ولفريقك لتعيين المهام الأخرى بسرعة وطلب المساعدة. بعض المواقف التي يكون فيها التواصل مع برنامج إدارة المشاريع أمرًا مثاليًا:
- لطرح سؤال خاص بالمشروع.
- لمشاركة تعليق أو فكرة أو اقتراح خاص بمشروع معين.
- لديك واجب لتفويضه إلى شخص آخر.
- لديك مستندات داعمة من شأنها أن تساعد في المشروع.
نصائح أخرى للتواصل الفعال
بغض النظر عن الوسيلة التي تختارها ، إليك قائمة بمزيد من النصائح لمساعدتك على التواصل بشكل فعال:
- أرسلها كلها مرة واحدة—إذا كان لديك أخبار ، أو تعليقات ، أو تحديث ، أو حقًا أي شيء لتقوله ، فأرسله مرة واحدة بدلاً من وحدات بت في المرة الواحدة. يساعد الاحتفاظ بكل شيء معًا في الحد من الإخطارات - والإلهاء أو التوقع الذي يأتي بعد رسالة شخص ما "مرحبًا".
- استخدم سطور الموضوع والقنوات- لن يساعدك الاحتفاظ بسطور الموضوع والقنوات ذات الصلة فقط في الحصول على الإجابات التي تبحث عنها ، ولكن ستتمكن أنت وزملاؤك في العمل أيضًا من العثور على المعلومات لاحقًا.
- التزم بطريقة واحدة—إذا تلقيت بريدًا إلكترونيًا ، فقم بالرد عبر البريد الإلكتروني. إذا كانت رسالة ، فقم بالرد في نفس التطبيق. الحفاظ على الاتساق سيجعل محادثاتك سهلة الوصول ومنظمة.
تبسيط الاتصالات وزيادة إنتاجيتك
في حين أن وجود العديد من أدوات الاتصال في متناول يدك يجعل التحدث إلى زملائك في العمل أمرًا مريحًا ، فإن استخدام الأداة الخاطئة في بعض الأحيان قد يصبح عقبة. إذا كان لديك الكثير لتقوله ، فإن البريد الإلكتروني هو أفضل رهان لك. إذا كنت تريد أن تكون سريعًا ودقيقًا ، فاستعن بمراسلين مثل Slack.
في النهاية ، إذا كانت فكرتك أو فكرتك تتعلق بمهمة ما ، فافعل ذلك لنفسك ولزملائك في العمل من خلال مشاركتها في برنامج إدارة المشروع الخاص بك في إطار المهمة المعنية. أثناء إلقاء المحادثة ، يجب عليك أيضًا التفكير في كيفية العثور عليها أنت وزملائك في العمل لاحقًا ، إذا لزم الأمر.
