اليوم ، تعد رسائل البريد الإلكتروني ضرورية لحياة منتجة. إنها تتيح لك التواصل والاشتراك في الخدمات والحفاظ على أمان الحسابات والمزيد. هذا يعني أيضًا أن صندوق الوارد الخاص بك يمكن أن يصبح مربكًا بسهولة ، وهي مشكلة عند استخدام رسائل البريد الإلكتروني للعمل.
Gmail غني بالميزات ومشتتات الانتباه بشكل خاص ، ولكن هناك طرقًا لإدارة حسابك ونفسك حتى لا ينتهي بك الأمر في القيام بمهام متعددة مرة أخرى. القدرة على التركيز على وظيفة واحدة في كل مرة هي مسألة تنظيم وانضباط. دعونا نستكشف ما يعنيه هذا بالضبط.
1. تنظيم رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك
بادئ ذي بدء ، يمكنك النقر فوق ملف نجمة أو ضع الكلمة المناسبة بجوار أي بريد إلكتروني لوضع علامة عليه كـ مميز بنجمة أو مهم. سيؤدي ذلك إلى إرساله إلى المجلد الخاص به على اللوحة الجانبية ، مع زيادة احتمالية قيام Gmail تلقائيًا بالإبلاغ عن رسائل البريد الإلكتروني المهمة في المستقبل.
يمكنك الذهاب أبعد من ذلك إنشاء تسميات ملونة في Gmail وحفظ رسائل البريد الإلكتروني بترتيب منطقي بدلاً من الاضطرار إلى المرور عبر جدار من رسائل البريد الإلكتروني المختلطة ، بعضها ذات أهمية ، والبعض الآخر بريد عشوائي.
لذلك ، عندما تصل مجموعة جديدة من رسائل البريد الإلكتروني ، تصفحها ووضع علامة عليها وفقًا لذلك. بعد ذلك ، على سبيل المثال ، يمكنك التركيز على رسائل البريد الإلكتروني في ملف مهم المجلد أولاً واترك العناصر التي قمت بتسميتها "شخصية" لاستخدامها لاحقًا.
2. استخدم ميزة الغفوة على رسائل البريد الإلكتروني التي يمكن أن تنتظر
هناك أداة أخرى يمكن أن تساعدك في تحديد أولويات رسائل البريد الإلكتروني التي يجب التركيز عليها تسمى غفوة.
حدد رسالة بريد إلكتروني أو حرك مؤشر الماوس فوقها ، وسترى رمزًا يشبه الساعة. انقر فوقه ، ويمكنك اختيار طول ملف غفوة.
مهما كان اختيارك ، سيختفي البريد الإلكتروني من صندوق الوارد الخاص بك ويعود في الوقت المحدد. يمكنك الوصول إليه قبل ذلك ، ببساطة عن طريق فتح ملف غفوة مجلد.
3. تغيير نوع البريد الوارد الخاص بك
هناك العديد من الطرق لتخصيص لوحة معلومات Gmail الخاصة بك بحيث تمنعك من تعدد المهام. لك إعدادات سريعة تقدم طريقة سهلة ومفيدة للغاية.
انقر على هيأ أعلى الصفحة لفتح ملف إعدادات قائمة. أعثر على نوع البريد الوارد قسم وانظر إلى خياراتك:
- تقصير
- المهم أولا
- غير مقروء أولا
- مميّز بنجمة أولاً
- البريد الهام
- بريد وارد متعدد
يقوم كل نوع بتكوين صندوق الوارد الخاص بك بشكل مختلف. ستجد أيضًا هذه الميزة بتنسيق الإعدادات السريعة> مشاهدة جميع الإعدادات> صندوق الوارد.
لتعديل تخطيط Gmail الخاص بك بشكل أكبر ، قم بدمج التصميم الأكثر إنتاجية مع تنسيق الفلاتر التي تفرز البريد الوارد في Gmail. من خلال التخطيط الدقيق ، يمكنك التأكد من أن انتباهك دائمًا ما ينصب على رسائل البريد الإلكتروني التي تهمك أكثر من غيرها.
4. تغيير كثافة البريد الوارد الخاص بك
اجعل بريدك الوارد أسهل ما يمكن للعيون ، وسيكون اكتشاف رسائل البريد الإلكتروني المهمة أسهل. ستتجنب أيضًا الشعور بالتعب بسرعة كبيرة أثناء العمل على Gmail.
ميزة أخرى في ملف إعدادات سريعة يمكن أن تساعدك في تحقيق ذلك. تحت كثافة، هناك ثلاثة خيارات لمدى قرب رسائلك الإلكترونية من بعضها:
- تقصير
- مريح
- المدمج
معرفة أيهما يتيح لك تصفح البريد الوارد بسرعة وسهولة.
5. تغيير الحد الأقصى لحجم الصفحة لحساب Gmail الخاص بك
يمنحك Gmail مزيدًا من التحكم في تخطيط البريد الوارد ، بما في ذلك عدد رسائل البريد الإلكتروني التي يجب إدراجها في كل صفحة. للعثور على هذه الميزة ، انتقل إلى الإعدادات السريعة> مشاهدة جميع الإعدادات> عام.
علامة التبويب Inthis هي ملكك أقصى حجم للصفحة ، حيث يمكنك اختيار عدد المحادثات التي سيتم عرضها في كل صفحة. تتراوح خياراتك المحددة مسبقًا من 10 إلى 100 ، لذا يمكنك حقًا نشر رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك أو تجميعها معًا.
حدد التخطيط الذي سيساعدك على التركيز على المهام أكثر من غيرها ، بينما تستخدم أدوات التصفية الخاصة بك بشكل جيد.
6. تقسيم جزء القراءة الخاص بك
يمكنك إيقاف تعدد المهام وجذب انتباهك إلى بريد إلكتروني واحد في كل مرة باستخدام ميزة Gmail أخرى. فوق رسائلك الإلكترونية يوجد ملف تبديل وضع جزء الانقسام أيقونة.
إذا قمت بالنقر فوقها أثناء وجود لوحة التحكم في شكلها القياسي غير المقسم ، انقسام عمودي سيتم تنشيطه ، مما يعني أن رسائلك الإلكترونية تحصل على لوحة بجانبها لعرض محتويات كل محادثة تختارها. يتيح لك هذا الاطلاع على ما هو موجود في رسائلك الإلكترونية دون الحاجة إلى فتحها بالكامل. بعد ذلك ، يمكنك الوصول إلى بريدك الوارد بشكل أسرع.
إذا قمت بالنقر فوق السهم الموجود بجانب ملف تبديل وضع جزء الانقسام رمز ، ستجد انقسام أفقي الخيار أيضا.
كل هذا متاح أيضًا في الإعدادات السريعة> مشاهدة جميع الإعدادات> صندوق الوارد.
ولكن هناك الكثير الذي يمكنك القيام به من خلال تخصيص إعدادات Gmail ، مثل إعداد مجيب إجازة متكرر. اكتشف الأشياء الأخرى التي يمكن أن تفيدك في أداء المهام الأحادية.
7. ابدأ بقراءة رسائل البريد الإلكتروني الجديدة من الأسفل
عندما يتعلق الأمر بالعادات الشخصية التي يمكن أن توجهك بعيدًا عن تعدد المهام ، فإن إحدى الطرق المؤكدة هي قراءة رسائل البريد الإلكتروني لغرض أو ترتيب منطقي.
على سبيل المثال ، في القائمة القياسية لرسائل البريد الإلكتروني ، ستكون الأحدث في الجزء العلوي ، لذلك من المنطقي البدء من أسفل أي محادثات غير مقروءة ، ومعالجة الأقدم أولاً.
قد يكون لديهم مواعيد نهائية أو معلومات مهمة ذات صلة بالرسائل الإلكترونية اللاحقة. إذا كنت تريد فقط أن تكون في الجانب الآمن وتحافظ على تركيزك ، فاعمل على تطوير رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك.
8. امسح أسهل رسائل البريد الإلكتروني أولاً
باستخدام لوحة Gmail المنقسمة ، يمكنك التعرف بسرعة على رسائل البريد الإلكتروني التي لا تهمك أو التي يمكن التعامل معها بسرعة. انتقل إلى بريدك الوارد وقم بمعالجة أسهل المهام أولاً ، وإبعادها عن الطريق. بعد ذلك ، يمكنك تحديد أولويات رسائل البريد الإلكتروني الأكثر تعقيدًا.
إنها إستراتيجية بسيطة ، لكنها تمسح بريدك الوارد بسرعة وبشكل بناء دون إرهاقك.
يحتوي حساب Gmail الخاص بك على ميزتين مفيدتين مدمجتين لإعداد المهام وتدوين الملاحظات.
دعنا نبدء ب مهام Google، التي تم تمييزها بواسطة التحقق من رمز على الشريط الجانبي الخاص بك. اضغط عليها وبعد ذلك أضف مهمة، إذا لم يكن لديك أي منها بالفعل. يمكنك إعطاء كل مهمة عنوانًا ووصفًا وتاريخًا ومهمة فرعية. قم بتزيينها بقدر ما يلزم للحفاظ على تنظيم نفسك.
أعلى اليمين مهام هو Google Keepلمبة التي تفتح لوحة تسرد أي إدخالات Keep موجودة ضمن سجل ملاحظة زر. استخدم ذلك لترك ملاحظات لنفسك حول رسائل البريد الإلكتروني لعميل معين ، على سبيل المثال ، أو لأخذ دقائق أثناء جلسات Google Meet.
يمكن لكل من هاتين الأداتين تذكيرك بالوظائف المهمة التي تحتاج إلى إكمالها ، مع تقديم طرق لتكون أكثر إنتاجية في كل مهمة تركز عليها.
10. استخدم ملحقات المستعرض
إذا كنت تحب دعم الأدوات اليدوية ، فابحث في الوظائف الإضافية للمتصفح التي تعزز كفاءتك من خلال تنظيم سير عملك أو تقسيمه إلى أجزاء يمكنك التعامل معها بسهولة أكبر.
بدأ أن يفهم كيف يمكن لتودويست تحسين إنتاجيتك، على سبيل المثال ، من خلال القوة المطلقة لإدارة المهام الذكية. يمكنك مزامنته مع حساب Gmail الخاص بك وتبسيط كل وظيفة مهمة.
ثم لديك فرز بريد Gmail، وهو ملحق يضيف عوامل تصفية إلى خيارات Gmail القياسية. يمكنك فرز رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك عن طريق جهات الاتصال والشركات والمرفقات والمزيد.
إذا كنت تستخدم جداول بيانات Google مع رسائلك الإلكترونية ، ففكر في ذلك صف تمييز، وهو ما يفعل بالضبط ما يوحي به الاسم: فهو يبرز الصفوف في جداول البيانات ، حتى تتمكن من قراءتها بشكل أسرع.
حتى شيء من هذا القبيل مونوتاب يمكن أن يكون ذا قيمة كبيرة للعاملين عبر الإنترنت. إنه امتداد يحفظ الروابط في علامة تبويب واحدة بحيث لا ينتهي بك الأمر بفتح العديد من الروابط وإبطاء متصفحك.
في النهاية ، أنت بحاجة إلى أدوات تنظيمية ، بالإضافة إلى الانضباط ، لمنع تركيزك من الانقسام إلى اتجاهات متعددة وإفساد إنتاجيتك.
يمكن للنصائح والأدوات المذكورة أعلاه أن تضع رسائلك الإلكترونية وأي عمل آخر تقوم به على Gmail بترتيب منطقي وحتى لطيف. ستكون قادرًا على تكريس نفسك للمهام التي تريدها والتوقف عن الانحراف.
كما ذكرنا سابقًا ، يلعب ضبط النفس دورًا كبيرًا في منع نفسك من القيام بمهام متعددة ، ولكن الحصول على الكثير من الدعم الرقمي يقطع شوطًا طويلاً أيضًا. لذا ، تحقق مما يمكن أن تقدمه Google أيضًا على أنظمتها الأساسية ، من حساب Gmail الخاص بك إلى متصفح Chrome.
