عندما يتعلق الأمر بتقدير الوقت وإدارة المشاريع المستقلة ، فإن أهم شيء هو تتبع ساعات عملك بدقة. من المهم أن تعرف مشروعك جيدًا لمنح عملائك بثقة تقديرًا واقعيًا للمدة التي ستستغرقها مهمة معينة.

بعد كل شيء ، لا تريد أن تجد نفسك تفرط في الشحن أو تخفض من تكلفة عملائك. دعنا نلقي نظرة على بعض المؤشرات التي يجب أن تضعها في اعتبارك أثناء القيام بذلك.

1. حدد نطاق مشروعك

الخطوة الأولى هي التأكد من أن لديك فهمًا راسخًا لما سيترتب على المشروع. اكتشف بالضبط المهام والمواعيد النهائية والميزانيات التي ستتعامل معها. سيساعدك وجود فهم ملموس للنطاق والمهام المعنية على الابتعاد عن أي نفقات غير ضرورية.

احذر من زحف النطاق. إذا لم تكن حريصًا ، فمن المحتمل أن يمتد مشروعك لفترة أطول مما كنت تتوقعه في البداية. أفضل طريقة لتجنب ذلك هي من خلال وجود ملف انهيار الهيكل العمل (WBS) لتخطيط جميع المهام بالتفصيل ، وتبسيط سير العمل الخاص بك مع عميلك بشكل فعال. يمكنك أيضًا استخدام قالب نطاق المشروع لهذا الغرض.

تحميل:ورقة ذكية (متاح كملف Excel)

2. استخدم أسلوب تقدير الوقت المناسب

مهما كان الثمن ، يجب أن تحاول تجنب التقليل والمبالغة في التقدير. يميل العديد من العاملين لحسابهم الخاص إلى اقتباس سعر الساعة عند تحديد قيمة العمل المنجز ، ولكن هذا يمكن أن يؤدي إما إلى فواتير متضخمة أو حتى التقليل من التكلفة مقابل وقتك - خاصة إذا لم تأخذ في الحسبان حالات الطوارئ وقيود الموارد وغير ذلك عوامل. فيما يلي بعض الطرق لتقدير ساعات المشروع بدقة:

instagram viewer

  • حكم خبير: يعد هذا ضروريًا في الحالات التي يصعب فيها قياس البيانات أو يستحيل قياسها ، أو في حالة عدم توفر المواصفات التفصيلية تمامًا. مفتاح استخدام هذه التقنية هو الحصول على أكبر قدر ممكن من المعلومات والتحليلات قبل اتخاذ القرار. يجب عليك استخدام هذه الطريقة لتحديد المهام الفرعية ومدتها في تقدير الجهود ومرحلة التنبؤ بالوقت.
  • تقدير مماثل: التقدير المماثل هو ممارسة شائعة تتضمن استخدام مشروع (مشاريع) بميزات مماثلة كأساس لتقديرك. يمكنك استخدام الخبرة السابقة أو متوسطات الصناعة أو موارد أخرى لمساعدتك في هذه العملية. بشكل أساسي ، يستخدم التقدير المماثل البيانات التاريخية من مشاريع مماثلة من أجل عمل تقدير.
  • تقدير ثلاث نقاط: تتضمن هذه الطريقة تحديد جميع السيناريوهات الممكنة (متفائلة ، متشائمة ، والأرجح) ، وكذلك احتمالات حدوثها ، ثم الخروج بتقدير نهائي. يتم حسابه بشكل شائع باستخدام تقنية التوزيع المثلث أو تقدير PERT بيتا.

عند استخدام طريقة التوزيع المثلث ، يمكنك أخذ متوسط ​​التقديرات التالية - التقدير المتفائل (O) والتقدير المتشائم (P) والتقدير الأكثر ترجيحًا (M). لذلك ، ستبدو معادلة التوزيع المثلث كما يلي:

E = (O + P + M) / 3

تشير كلمة PERT إلى "أسلوب تقييم البرامج والمراجعة". إنه نموذج لصنع القرار يساعد المجموعات على تحديد أولويات عملهم من خلال تحديد مقدار الوقت الذي يحتاجون إليه لإكمال المهام المختلفة.

تعتبر طريقة توزيع بيتا PERT أكثر من المتوسط ​​المرجح. يعطي وزنا أكبر للنتيجة الأكثر احتمالا ووزن أقل للنتائج الأخرى. عادةً ما يستخدم مديرو المشاريع هذه الطريقة لتقدير تواريخ اكتمال المشروع ، حيث تميل إلى أن تكون أكثر دقة.

يمكن تقدير معادلة بيرت بيتا بالطريقة التالية:

توزيع PERT بيتا = (P + O + 4ML) / 6

باتباع مثالنا أعلاه ، دعنا نقول أنه في حالة عمل مستقل في المهمة أ (وهو ما يحدث لـ تكون حملة على وسائل التواصل الاجتماعي) أكثر التقديرات تفاؤلاً هي أسبوعين ، والسيناريو الأسوأ هو تسعة أسابيع. التقدير الأكثر احتمالا هو أربعة أسابيع.

بتطبيق معادلة PERT بيتا ، سيصبح تقدير الوقت التقريبي 4.5 أسابيع. باستخدام هذه الطريقة ، يمكننا أيضًا حساب الانحراف المعياري في هذه الحالة لمنح عملائنا وقتًا أكبر للانتهاء. بالنسبة للمهمة أ ، يمكننا التعبير عنها على النحو التالي:

الانحراف المعياري = (P-O) / 6 = (9-2) / 6 = 1.75

هذا يصل إلى 1.75 في مثالنا. ومن ثم ، يمكننا إعطاء نافذة إتمام محتملة تبلغ 6.25 أسبوعًا ، بدلاً من 4.5 أسابيع.

  • التقدير التصاعدي: الطريقة الأبسط (والأكثر دقة) لحساب ساعات العمل المستقل هي طريقة التقدير من أسفل إلى أعلى. يقترح هذا النهج أن تبدأ من الأساس ذاته لهيكل تنظيم العمل الخاص بك ، وتحصيل جميع النفقات ثم تضيفها كما هو مطلوب.

باستخدام هذا النهج ، يمكنك إنشاء تقديرات دقيقة عن طريق البدء من الأسفل والعمل في طريقك من خلال كل تكلفة في نطاق مشروعك. يساعدك على تغطية جميع التكاليف دفعة واحدة.

3. احسب نسبة الهراء

نظرًا لأن جميع المستقلين لا يعملون بالطريقة نفسها ، فقد يكون من الصعب قياس مقدار الوقت الذي يقضونه في العمل في مشروع ما. في مثل هذه الحالات ، يمكن أن يساعدك استخدام حاسبة نسبة الخطأ في حساب التقديرات الدقيقة. يساعدك على معرفة نسبة الوقت الزائد / التقليل من شأنه ، حتى تتمكن من تحسين ساعات الفوترة.

على سبيل المثال ، إذا قدرت أن الأمر سيستغرق أربعة أيام لإنهاء مشروع ، لكن الأمر يستغرق يومين فقط ، فإن نسبة الفدج الخاصة بك هي 2: 1. الهدف من نسبة الفدج هو تحديد مدى السرعة التي يمكنك من خلالها التنقل خلال المهام في مشروعك ومقدار الفترة الفاصلة لديك في جدولك الزمني.

4. حساب وقت الخمول والفواصل

قد تعتقد أنه يمكنك ببساطة إضافة الساعات التي تقضيها ، لكن هذا لا يعمل حقًا. يجب مراعاة أيام الإجازات وأوقات الخمول في إجمالي الساعات التي تخطط للعمل بها.

إذا لم تأخذ فترات راحة ، فسوف ينتهي بك الأمر إلى الإرهاق أسرع مما كان متوقعًا. إذا كنت تستخدم أدوات تعاون مثل Slack أو Todoist ، فمن المهم إعداد ملف حالة الإجازة أو خارج المكتب عند أخذ إجازة.

إذا كنت تأخذ يوم عطلة ، فعليك أخذ ذلك في الاعتبار أثناء حساب عدد الساعات التي تخطط للعمل بها في الأسبوع. إذا كان لديك فترة طويلة من الخمول أو استراحة في العمل ، فمن الجدير بالذكر أنه أيضًا — ببساطة أضف ساعة أو ساعتين إلى إجمالي ساعات عملك كل أسبوع.

تحميل: فيرتكس 42 (متاح كملف Excel)

5. عامل في التخطيط والطوارئ والمراجعات

من أكثر الأخطاء التي يرتكبها المستقلون شيوعًا عدم حساب وقت التخطيط. وبالمثل ، فإن تقديرات الطوارئ ضرورية لمراعاة الظروف غير المتوقعة التي قد تنشأ أثناء سير المشروع - على سبيل المثال ، قيود الموارد.

  • تخطيط: ستحتاج إلى وقت للتخطيط لعملك والتأكد من حصولك على جميع المعلومات التي تحتاجها من العملاء. هذا مهم بشكل خاص عند العمل مع العملاء الجدد في مجال عملك أو الذين لم يعملوا معك من قبل.
  • الادارة: ستحتاج إلى وقت للقيام بالمهام الإدارية مثل إرسال الفواتير أو إنشاء حسابات على وسائل التواصل الاجتماعي. قد تحتاج أيضًا إلى وقت لمتابعة العملاء بعد اكتمال المشاريع.
  • حالات الطوارئ / المراجعات: إذا استغرق المشروع وقتًا أطول من المتوقع أو إذا حدث خطأ ما في المشروع ، فقد تحتاج إلى وقت إضافي للمهام الإدارية أو إجراء الإضافات أو المراجعات.

يعد تتبع الوقت طريقة رائعة للحصول على فهم أفضل لمقدار الوقت الذي تقضيه في كل مشروع. يمكنك استخدام أدوات مثل قوالب الجدول الزمني للمشروع أو قوالب الجدول الزمني و تطبيقات تتبع الوقت للتأكد من حصولك على البيانات الصحيحة حول المدة التي تستغرقها لإكمال المهام.

ستجد أيضًا أن إعداد نظام لتتبع الوقت ، مثل تقنية بومودورو، سيساعدك على زيادة الإنتاجية ، وتتبع تقدمك ، والتأكد من أنك تفي بالمواعيد النهائية.

7. راجع تقديراتك النهائية

لقد انتهيت من تقديرك ، والآن حان الوقت لعمل هذا الرقم النهائي. أحد الأشياء التي ستحتاج إلى القيام بها هنا هو مراجعة تقديراتك. تحقق مما إذا تم حذف أي مهام من التقدير. إذا كان الأمر كذلك ، أضف تلك الساعات الإضافية مرة أخرى إلى التقدير النهائي. باستخدام مجموعة متنوعة من قوالب إدارة المشروع قد تساعد.

إذا كان لديك تقدير من عميلك ، فقم بمراجعته للتأكد من أن الأرقام في حدود المعقول. إذا كان هناك تناقض بين تقديريك ، فاطلب منهم مزيدًا من التفاصيل حول ما يريدون وكيف يريدون القيام به.

تقييم وإدارة ساعاتك القابلة للفوترة بدقة

موضوع ساعات المشروع هو موضوع مثير للجدل بالنسبة للعاملين لحسابهم الخاص ، حيث سيكون لكل شخص معدله الخاص (بناءً على الخبرة ، والخبرة في الموضوع ، ومتطلبات العميل ، وما إلى ذلك) ومنهجية حل المشكلات.

إذا كنت تخطط لحساب ساعات العمل التي تدفعها لحسابهم الخاص ، فستكون معرفة هذه النصائح والحيل لا تقدر بثمن. نأمل أن توفر لك الوقت والمال في مشروعك التالي - وتجعل العملية برمتها أقل إرهاقًا.