إذا كنت قد قمت بترتيب خزانة ملابس من قبل ، فأنت تعلم مدى سهولة العثور على أغراضك بعد ذلك. ليس فقط لأن هناك القليل من العمل ، ولكن لأنك أزلت أي شيء لم تعد تستخدمه أو لا تنتمي إليه.

الشيء نفسه ينطبق على أدوات إدارة المشروع الخاص بك. يمكنك استخدامها للبقاء على رأس مهامك ، ولكن في بعض الأحيان غربلة بينها أو بينها قد يؤدي إلى نتائج عكسية.

عند ممارسة البساطة مع أغراضك ، فأنت محاط فقط بممتلكاتك الأكثر قيمة والمفضلة. لذا ، لماذا يجب عليك اتباع نهج أضيق الحدود لأدوات إدارة المشاريع الخاصة بك؟ تابع القراءة لمعرفة ذلك.

تخيل هذا: تستخدم أنت وزملاؤك في العمل ClickUp لإدارة سير العمل الإبداعي الخاص بك ، و Asana لإرسال طلبات المشروع ، و Notion لكل شيء آخر. بينما تعرف مكان العثور على كل شيء أو وضعه ، تحتاج إلى التنقل بين الأدوات للوصول إلى هناك. ثم هناك الأوقات التي تقع فيها المهمة بينهما. لا يمكنك حقًا وضعه في أي من البرنامجين ، لذلك تختار واحدًا وتحتاج إلى تذكير نفسك بمكانه.

من خلال التمسك ببرنامج واحد لجميع مشاريعك ، فإنك توفر الوقت. فكر في عدد المرات التي تقوم فيها بتسجيل الدخول أو الخروج أو التنقل بين عدة مرات. ناهيك عن التمرير لمعرفة المعلومات التي تحتاجها فقط في مكان آخر.

instagram viewer

للوهلة الأولى ، قد تعتقد أن برنامجًا واحدًا لن يلبي جميع احتياجاتك ، لكن برامج مثل Notion و ClickUp و monday.com قابلة للتخصيص بدرجة كبيرة. الخطوة الأولى في البدء في أي برنامج لإدارة المشاريع هو تحديد الطريقة التي تريد استخدامها بها. من هناك ، يمكنك الجمع بين التخطيط والإبداع لتحديد مهام سير العمل ولوحات المشروع.

أنت وفريقك يتفوقون عليه. أنت تسرد بعناية كل مهمة وتأكد من تضمين التفاصيل. لكنك غالبًا ما تنقر على المهمة الخاطئة ، وتطول صفحاتك وقتًا طويلاً لدرجة أنك تفقد صبرك أثناء التمرير.

إذا وجدت أن لوحات مشروعك طويلة جدًا أو مزدحمة ، فهناك حل بسيط. سواء كان كل شخص مسؤولاً عن مهامه الخاصة أو قمت بتعيين شخص ما لترتيب الأمور ، فأنت تريد التأكد من بقائك على رأس أعمال الصيانة. هذا يعنى:

  • أرشفة المهام المكتملة.
  • حذف المهام المكررة.
  • سرد المعلومات ذات الصلة فقط.
  • التمسك بالعناصر الحالية.
  • التأكد من تحديث البيانات والملاحظات.

من خلال المرور والترتيب بانتظام ، سيكون العثور على ما تحتاجه أمرًا سهلاً.

3. ميزات أقل تعني عناصر أقل للإدارة

إلى تجنب إرهاق الميزات عند استخدام برنامج إدارة المشاريع، من المهم أن يكون لديك فهم قوي لما تريد فعله به - بدلاً من ترك أجراس وصفارات البرنامج تفعل ذلك نيابةً عنك. عنصر واجهة المستخدم أو التكامل الذي يبدو مفيدًا الآن يمكن أن يصبح ببساطة خطوة إضافية في عمليتك.

سيساعدك النظر في كيفية تعيين المهام وإدارتها بالفعل على تحديد الميزات الأكثر فائدة وأيها مجرد ضوضاء. قد تجد أن استخدام الميزات الأساسية مثل قوائم البرامج وأدوات الاتصال والتذكيرات مفيد بدرجة كافية.

من خلال التمسك بالميزات الأكثر فائدة فقط ، سيكون تخطيط اللوحة أو سير العمل الخاص بك أنظف وأسهل في التنقل.

أقل يعني المزيد من الإنتاجية والتركيز

سيساعدك اتباع نهج أضيق الحدود في أدوات إدارة المشروع على توفير الوقت في تحديد ما تحتاجه ، وستكون أمامك المعلومات الأكثر صلةً وحداثةً. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك معرفة مكانك ووقتك في لمح البصر.

هذا يعني الحد من عدد الأدوات التي تستخدمها ، والحفاظ على لوحة مرتبة بالمعلومات الحالية ، والالتزام بالميزات التي تفيدك فقط.