عند إرسال ملف ، من الأفضل إرساله بتنسيقين على الأقل للتأكد من أن جهاز الاستقبال يمكنه فتحه. إذا قمت بإنشاء جدول بيانات Excel ، فيجب إضافة ملف PDF إلى هذا البريد الإلكتروني ، لأنه أحد أكثر تنسيقات الملفات شيوعًا.
باستخدام أدوات Excel المضمنة ، يمكنك حفظ جدول البيانات كملف PDF أو حتى مشاركته عبر البريد الإلكتروني. يمكنك أيضًا استخدام أداة عبر الإنترنت لتحويل ملفات Excel إلى PDF. في هذه المقالة ، سنلقي نظرة فاحصة على كل طريقة.
تحضير جدول البيانات
عند تحويل ملف Excel إلى ملف PDF ، قد ينتهي بك الأمر بمعلومات مفقودة أو خلايا فارغة غير ضرورية أو جداول غريبة المظهر. لتجنب ذلك ، استخدم ملف تخطيط الصفحة أدوات لتعيين منطقة الطباعة أو تحديد اتجاه الصفحة أو إضافة فواصل الصفحات.
إذا كنت تخطط لإرسال الملف إلى زميل في العمل ، فقد يكون من المفيد أن تستغرق وقتًا و تنظيم جداول بيانات Excel الخاصة بك، لذلك سيكون لديك ملفات PDF أنيقة المظهر.
1. احفظ الملف كملف PDF
إذا كنت تريد تحويل ملف Excel إلى ملف PDF ، فهذه هي أسهل طريقة يمكنك استخدامها. في Excel ، افتح ملف ملف القائمة ، انقر فوق حفظ باسم، وحدد موقعًا. افتح القائمة المنسدلة وحدد ملف PDF (*. pdf) اختيار. ثم اضغط يحفظ.
في نافذة حفظ باسم ، انقر فوق ملف خيارات زر. يمكنك تحديد ما إذا كنت تريد حفظ الورقة النشطة فقط أو المصنف بأكمله ، ونطاق الصفحات ، والمعلومات التي يجب أن يتضمنها Excel عند حفظ الملف.
ملحوظة: قبل حفظ الملف ، قم بإزالة أي صفوف فارغة في جدول بيانات Excel، لأنه قد يفسد المظهر العام لملف PDF.
2. قم بتصدير جدول البيانات كملف PDF
يشبه هذا الخيار الخيار الأول ، حيث يمكنك تصدير الملف بتنسيق PDF باستخدام أدوات Excel. من شريط الأدوات ، افتح ملف ملف التبويب. ثم حدد يصدّر وانقر قم بإنشاء مستند PDF / XPS. بمجرد تحديد موقع الملف ، انقر فوق ينشر، وسيقوم Excel بتحويل جدول البيانات إلى ملف PDF.
إذا كنت تحتاج غالبًا إلى حفظ جداول بيانات Excel كملف PDF ، فيمكنك إضافة ملف انشر كملف PDF أو XPS الأمر إلى شريط الأدوات. إليك كيف يمكنك القيام بذلك:
- اذهب إلى ملف> خيارات.
- في الجزء الأيمن ، حدد تخصيص شريط أدوات الوصول السريع.
- تعيين اختر الأمر من إلى كل الأوامر.
- من قائمة الأوامر ، حدد انشر كملف PDF أو XPS وانقر يضيف.
- انقر نعم لإضافة الأمر.
3. شارك الملف كملف PDF
يتيح لك Excel أيضًا مشاركة جدول البيانات كملف PDF دون الحاجة إلى حفظه على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. حدد ملف ملف علامة التبويب وانقر فوق يشارك.
لتحميل الملف إلى حساب OneDrive الخاص بك ، انقر فوق شارك مع الناس. طالما أنك أعددت حساب OneDrive الخاص بك ، وأنت لست كذلك تشغيل مساحة التخزين منخفضة، يجب ألا تواجه أي مشكلة في مشاركة الملف. إذا كنت تريد إرسالها بالبريد الإلكتروني ، فانقر فوق البريد الإلكتروني زر وحدد أرسل بصيغة PDF.
ضع في اعتبارك أنه يمكنك استخدام ملف أرسل بصيغة PDF الخيار إذا كنت قد ربطت حسابك في Outlook.
4. استخدم المحول عبر الإنترنت
إذا كنت تستخدم جهاز كمبيوتر لم يتم تثبيت حزمة Office عليه ، فيمكنك استخدام أداة عبر الإنترنت لتحويل جدول بيانات Excel إلى ملف PDF. نوصي باستخدام Cleverpdf.com.
لتحويل الملف ، ما عليك سوى النقر فوق Excel إلى PDF ، قم بتحميل جدول البيانات الخاص بك ، وانقر فوق ابدأ التحويل. بمجرد الانتهاء من ذلك ، يمكنك تنزيل ملف PDF على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
أفضل جزء في Cleverpdf هو أنه يمكنك استخدامه لأكثر من ذلك بكثير ، حيث يحتوي على أكثر من 40 محولًا مجانيًا منظمًا بدقة.
تحويل ملفات Excel إلى PDF في أي وقت من الأوقات
أنت الآن تعرف كيف يمكنك تحويل ملفات Excel إلى PDF. في حين أنه ليس من الصعب التعلم ، يصبح الأمر أكثر صعوبة عندما يطلب أحد زملائك في العمل ملف PDF ، وعليك العثور بسرعة على تعليمات دقيقة عبر الإنترنت.
إذا كنت تتطلع إلى رفع مستوى معرفتك ببرنامج Excel ، فهناك العديد من مواقع الويب والدورات التدريبية المجانية التي يمكنك استخدامها لتصبح خبيرًا في جداول البيانات.
