يعد العمل مع فريق بعيد طريقة ممتازة للاستفادة من مجموعة متنوعة من المواهب في جميع أنحاء العالم. ستجد بلا شك الملاءمة المناسبة لأي دور أو مشروع محدد لضمان ازدهار عملك.
ومع ذلك ، فإن العمل مع فريق عن بُعد يتطلب نهجًا مختلفًا عن إدارة فريق داخلي. سيكون عليك التغلب على تحديات مثل ضعف التواصل ، ونقص الاعتراف ، وصعوبات الجدولة ، والمزيد. هذا يعني أنك ستحتاج إلى إعداد العمليات لضمان أداء فريقك البعيد على أفضل وجه. ستغطي هذه المقالة النصائح والأدوات التي تساعدك على تحقيق هذا الهدف.
1. قم بإعداد قنوات الاتصال
يعد الاتصال الفعال أمرًا حيويًا لأي فريق ناجح ، خاصة في الإعداد عن بُعد. نظرًا لأنك لن تكون قادرًا على التواصل شخصيًا ، في الغالب ، فمن الضروري أن تنشئ قنوات مختلفة للتغلب عليها أخطاء الاتصال الشائعة في الفرق الافتراضية والتأكد من أن الجميع على نفس الصفحة.
هناك عدة أنواع من الأدوات التي يمكنك استخدامها التغلب على تحديات الاتصال الجماعي عن بعد المشتركة، مثل رسائل البريد الإلكتروني وأنظمة مؤتمرات الفيديو ومنصات المراسلة الفورية. توفر كل أداة ميزات مختلفة ، لذلك اختر الميزات التي تناسب احتياجات فريقك وحالات الاستخدام المحددة.
على سبيل المثال ، يمكنك استخدام تطبيق مراسلة فورية مثل Slack لإجراء محادثات وأسئلة ورسائل بريد إلكتروني سريعة للتواصل مع العملاء وبرامج مؤتمرات الفيديو مثل Zoom لعقد اجتماعات افتراضية أو تسجيلات وصول. مهما كانت قنوات الاتصال التي تختارها ، تأكد من أن الجميع يعرف الغرض منها ويستخدمها بشكل صحيح.
2. اختر الإنتاجية على العرض التقديمي الرقمي
التغلب على الحاضر الرقمي أمر حيوي لضمان عمل فريقك الموزع في أفضل حالاته. يتيح لك العمل مع فريق بعيد تجنب تكرار نموذج المكتب التقليدي لـ "الحاضر" - حيث تقيس الإنتاجية من خلال مقدار الوقت الذي تقضيه أمام الكمبيوتر بدلاً من نتائج العمل الفعلي.
بدلاً من توقع أن يلتصق فريقك بشاشاتهم طوال اليوم ، يمكنك التركيز على إعداد ملف خطة SMART لمساعدتهم على تحقيق أهدافهم والحصول على نتائج مجزية بدلاً من الوقت الذي تقضيه عبر الإنترنت.
يمنحهم هذا حرية العمل خلال ساعاتهم الأكثر إنتاجية ويضمن لك تحقيق أقصى استفادة من وقتهم. كما أنه ينقل التركيز من ملف ثقافة "التشغيل الدائم" التي تضر بالإنتاجية إلى شخص يحتفل بالإنتاج من خلال تشجيع ساعات العمل المرنة والتركيز بشكل أفضل.
يمكّن التواصل الفعال فريقك من أن يكون أكثر إنتاجية. إذا كان هذا هو هدفك ، فمن المنطقي قضاء وقت أقل في الرد على الرسائل والمزيد من الوقت في المهام الفعلية. تتمثل إحدى أفضل الطرق لفرض ثقافة تحتفل بالمخرجات وليس بالساعات التي تقضيها متصلة بأجهزة العمل في استخدام الأدوات التي تشجع الاتصال غير المتزامن.
على الرغم من أن المراسلة الفورية لها مكانها في بعض الظروف ، إلا أن الأصوات المستمرة والإشعارات والرسائل يمكن أن تشتت الانتباه وتجعل من الصعب على فريقك إيقاف التشغيل. يعد الاتصال غير المتزامن مفيدًا للفرق التي تعمل في مناطق زمنية مختلفة ، حيث يتيح لها الاستجابة عند توفرها بدلاً من توقع توفر الجميع في نفس الوقت.
يمكنك استخدام أدوات الاتصال غير المتزامن مثل Qatalog أو Twist أو Yac للحصول على جميع المعلومات التي يحتاجونها لأداء أفضل أعمالهم مع تقليل الانقطاعات إلى الحد الأدنى.
4. كن مستعدًا للتعامل مع المشكلات الفنية
في بعض الأحيان ، يمكن أن تكون التكنولوجيا سلاحًا ذا حدين. بينما يمكن لأجهزة الكمبيوتر وأدوات الفريق الافتراضية مساعدتك على البقاء على اتصال ، فلا شيء مضمون.
ستكون هناك أوقات سيواجه فيها أعضاء فريقك مشاكل فنية تمنعهم من القيام بعملهم. وبالنظر إلى أن الجميع يعملون من مواقع مختلفة ، فقد لا تتمكن دائمًا من الاعتماد على فريق تكنولوجيا المعلومات الداخلي لديك لتحرّي مشكلات الجميع وإصلاحها على الفور.
لمنع حدوث اضطرابات كبيرة في سير عمل فريقك ، من الضروري أن يكون الجميع على استعداد للتعامل مع الأمور المشتركة مشاكل العمل الفني عن بعد. وهذا يشمل معرفة كيفية القيام بذلك إصلاح أخطاء الشبكة الشائعة ومعالجة تهديدات الأمن السيبراني. يمكنك إضافة بعض البرامج التعليمية حول استكشاف الأخطاء وإصلاحها إلى موقع wiki الداخلي الخاص بك ، حتى يعرف أعضاء الفريق ما يجب فعله في حالة وجود صعوبات فنية.
5. إنشاء استراتيجية توثيق فعالة
من أفضل الطرق لضمان أداء فريقك في أفضل حالاته أن يكون لديك ملف استراتيجية توثيق شاملة في المكان. يعد التوثيق ضروريًا في أي مؤسسة ، ولكنه مفيد بشكل خاص للفرق البعيدة حيث يمكن أن تضيع المعلومات في الرسائل ورسائل البريد الإلكتروني التي لا نهاية لها.
سواء كان موجزًا عن المشروع ، أو برنامجًا تعليميًا إرشاديًا ، أو ملاحظات من الاجتماعات ، تأكد من أن فريقك لديه نظام أساسي مشترك حيث يمكنهم مشاركة المعلومات ذات الصلة وتخزينها والوصول إليها بسرعة. سيساعد نظام التوثيق المنظم جيدًا على إبقاء الجميع في نفس الصفحة ويسهل على أعضاء الفريق العثور على ما يحتاجون إليه عندما يحتاجون إليه.
يمكنك استخدام حلول برمجية مثل Tettra to إنشاء موقع wiki الداخلي لمكان عملك واستخدمه كمحور مركزي لجميع المعلومات ذات الصلة. تتيح لك هذه الأداة تنظيم المعلومات في فئات ومنح الإذن لأعضاء فريق معينين لتحرير مستندات معينة.
6. إعطاء الملاحظات وتلقيها
هناك دائمًا مجال للتحسين ، حتى في أفضل الفرق. بصفتك قائد فريق عن بُعد ، تقع على عاتقك مسؤولية ضمان عمل الجميع بكفاءة وتلقي التعليقات التي يحتاجون إليها لتحسين سلم الشركة وتسلقه. يمكنك القيام بذلك عن طريق إجراء عمليات تسجيل وصول منتظمة على مكالمات الفيديو أو إرسال المشرفين لنماذج تعليقات مكتوبة.
من المحتمل أن يكون لدى موظفيك أيضًا تعليقات قيّمة لك وللشركة. ومع ذلك ، قد لا يشعر معظمهم بالارتياح للتحدث في مكالمة فيديو أو كتابة بريد إلكتروني. يمكنك استخدام أداة مثل Officevibe لإدارة الفريق ولضمان سماع صوت الجميع.
توفر هذه الأداة خيارات ردود فعل مجهولة ، لذلك حتى أعضاء الفريق الأكثر انطوائية يمكنهم مشاركة أفكارهم الصادقة دون خوف. يمنحك هذا نظرة ثاقبة لما يحتاجه فريقك ويسمح لك باتخاذ الخطوات اللازمة لحملهم على الأداء في أفضل حالاتهم.
7. شجع التفاعلات الاجتماعية
يمكن أن يشعر العمل من المنزل بالوحدة في بعض الأحيان ويؤثر على المشاركة والروح المعنوية. مع عدم وجود مكتب فعلي حيث يمكنك أحيانًا الالتقاء بزميل وإجراء محادثة سريعة ، فمن الضروري إيجاد حلول افتراضية لتعزيز الشعور بالرفقة بين أعضاء فريقك.
أنت تستطيع إنشاء مبرد مياه افتراضي حيث يمكن لأعضاء الفريق المشاركة في محادثات غير رسمية. قد تكون هذه دردشة جماعية حيث يمكن للأشخاص مشاركة القصص المضحكة أو مناقشة الهوايات أو أي شيء لا علاقة له بالعمل. يمكنك أيضًا التخطيط استراحات القهوة الافتراضية للحفاظ على تفاعل موظفيك ومتحفز. قد تكون هذه مكالمة فيديو خاصة حيث يمكن للجميع التسكع والضحك وممارسة الألعاب.
بناء ثقافة العمل عن بعد إيجابية
يعد إنشاء ثقافة عمل إيجابية أمرًا حيويًا لأي فريق بعيد للوصول إلى إمكاناته الكاملة. لتحقيق هذا الهدف ، تحتاج إلى تقييم نهج العمل عن بُعد وتحسينه باستمرار.
من خلال دمج النصائح المذكورة أعلاه وإيجاد طرق إبداعية لمساعدة فريقك البعيد على الشعور بالاتصال والتحفيز ، يمكنك ذلك إنشاء ثقافة عمل فعالة من شأنها أن تبرز أفضل ما في فريقك البعيد وتضمن لك مستقبلًا ناجحًا منظمة.
