يعد إنشاء قائمة مهام بمثابة اختراق فعال للإنتاجية يساعدك على توجيه انتباهك إلى الأشياء المهمة. ومع ذلك ، يمكنك التفكير في استكمال ذلك بقائمة لا يجب القيام بها لتحسين إنتاجيتك.
يجب أن تتكون قائمة ما يجب عليك فعله من مهام وعادات منخفضة القيمة نادراً ما تفكر فيها بوعي وتضيع وقتك وطاقتك. سيؤدي إنشاء هذه القائمة وتجنب هذه العادات إلى إفساح المجال لمزيد من المهام التي تفي بالغرض. على الرغم من أن قائمة المهام التي يجب عليك عدم القيام بها متروكة لك في النهاية ، فإن هذه المقالة ستغطي بعض الأمثلة الشائعة لتبدأ بها.
1. التحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك طوال اليوم
إذا كنت لا تحب ترك رسائل غير مقروءة أو مجاب عليها ، فمن المحتمل أن تكون لديك عادة التحقق من رسائل البريد الإلكتروني باستمرار طوال يوم عملك. قد يبدو قضاء الكثير من الوقت في بريدك الوارد كعادة منتجة ، لكنه ليس كذلك ، إلا إذا كان هذا هو ما تتطلبه وظيفتك.
تتمثل إحدى المشكلات الرئيسية في هذه العادة في أنها تضعك في وضع رد الفعل ، حيث تسمح لصندوق الوارد الخاص بك بتحديد مهامك اليومية بدلاً من تحديد أولويات المهام الخاصة بك. هذا يأخذ الوقت والتركيز الذي يجب أن تستثمره في المزيد من الملاحقات ذات المغزى.
ومع ذلك ، يجب أن تفكر في أن تكون أكثر استباقية مع وقتك وصندوق البريد عن طريق تجميع نشاط البريد الإلكتروني الخاص بك. تجميع المهام يتضمن تجميع المهام المتشابهة والعمل عليها دفعة واحدة ، على سبيل المثال ، التحقق من رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها في أوقات محددة من اليوم ، وترك باقي الوقت لمهام منتجة.
2. تعدد المهام
هناك عادة أخرى تخفي نفسها على أنها اختراق إنتاجي وهي تعدد المهام. على الرغم من أنه قد يبدو غير بديهي ، إلا أن تعدد المهام ، أو بشكل أكثر دقة ، تبديل السياق، يمكن أن تكون مضيعة للوقت وغير فعالة. ذلك لأن محاولة القيام بأشياء متعددة في وقت واحد يجبر عقلك على التبديل باستمرار بين المهام ، الأمر الذي قد يكون مرهقًا ويؤدي إلى انخفاض الكفاءة والدقة.
من ناحية أخرى ، تتيح لك مهمة واحدة التركيز على مهمة واحدة وتكريس كل طاقتك لإكمالها. هذا يقلل من الانحرافات ، ويحسن التركيز ، ويساعدك على إكمال المهام الفردية بشكل أسرع وبنتائج أفضل.
3. قول نعم للاجتماعات غير الضرورية
العادة التالية التي يجب إضافتها إلى قائمة ما يجب عليك فعله هي قول "نعم" للاجتماعات غير الضرورية. سيؤدي قبول كل اجتماع يأتي في طريقك إلى ملء جدولك بسرعة ، مما يترك لك القليل من الوقت لإنجاز الأمور.
أولاً ، حاول أن تتساءل عن الغرض من كل اجتماع واكتشف ما إذا كان لا غنى عنه. يمكن استبدال بعض الاجتماعات بمكالمات سريعة أو رسائل بريد إلكتروني أو رسائل دردشة. إذا كان الاجتماع ضروريًا ، فتأكد من أنه يحتوي على جدول أعمال واضح وجدول زمني ، وحاول أن تجعله موجزًا قدر الإمكان. سيساعد كونك انتقائيًا في الاجتماعات التي تقبلها على توفير الوقت في يومك ويسمح لك بالتركيز على مهام أكثر أهمية.
تعد وسائل التواصل الاجتماعي أداة رائعة للتواصل مع أقرانك والبقاء على اطلاع ، ولكن يمكنها أيضًا تؤثر سلبًا على إنتاجيتك عندما تجد نفسك دائمًا في فتحات لا نهاية لها من الأرانب الأخبار. هذه عادة يصعب التخلص منها ، مع الأخذ في الاعتبار أنك قد لا تدرك دائمًا أنك تقوم بها إلا بعد مرور بضع ساعات.
ل التغلب على عادة التمرير الطائش، تحتاج إلى التعرف على أسبابه وإزالته. بعض الأسباب الشائعة هي الإخطارات والشعور بالضياع. بمجرد تحديد المشغلات وإزالتها ، يمكنك الاستفادة من الأدوات التي يمكن أن تساعد في تقليل وقتك على تطبيقات الوسائط الاجتماعية مثل Screen Time لتقليل استخدام iPhone الخاص بك أو وضع التركيز على Android.
5. إضاعة الوقت في المهام العادية / المتكررة
تستغرق المهام العادية وقتًا ثمينًا وموارد يمكنك استخدامها لمهام أخرى أكثر أهمية ، وهي الإدخال التالي في قائمة المهام غير المهمة. يمكن أن تنزلق هذه المهام بسهولة تحت الرادار ، لكنها تتراكم بسرعة ويمكن أن تكون مضيعة للوقت. تتضمن بعض الأمثلة على المهام العادية إدخال البيانات ، تدوين اجتماعات الفيديو، وجدولة منشورات الوسائط الاجتماعية يدويًا ، على سبيل المثال لا الحصر.
هناك عدة طرق لتقليل مقدار الوقت الذي تقضيه في المهام العادية ، بما في ذلك تفويض المهام إلى شخص آخر ، أو الاستعانة بمصادر خارجية لخدمة جهة خارجية ، أو استخدام أدوات التشغيل الآلي لمعالجة المهام المتكررة. يمكن أن تساعدك واحدة أو أكثر من هذه الإستراتيجيات في توفير الوقت وتحرير طاقتك للقيام بمهام أكثر تأثيرًا.
6. استخدام هاتفك في السرير
في حين أنه قد لا يبدو سيئًا للغاية ، فإن استخدام هاتفك في السرير يعد ملفًا عادة الهاتف الذكي التي يمكن أن تعيق إنتاجيتك. يمكن أن يؤدي استخدام هاتفك الذكي في أول شيء في الصباح أو آخر شيء في الليل إلى العديد من الآثار الضارة.
على سبيل المثال ، يمكن أن يؤدي الضوء الأزرق المنبعث من هاتفك إلى تعطيل إنتاج الميلاتونين ، وهو هرمون يساعد في تنظيم دورات النوم. بالإضافة إلى ذلك ، فإن التحقق من الأخبار أو وسائل التواصل الاجتماعي أول شيء في الصباح يمكن أن يضبط نغمة سلبية لبقية يومك.
مع وضع ذلك في الاعتبار ، يعد إنشاء منطقة خالية من الهاتف في غرفة نومك أمرًا ضروريًا. سيساعد هذا في تحسين جودة نومك ويسمح لك ببدء يومك بشكل أكثر إنتاجية. يمكنك اللجوء إلى أنشطة أخرى مثل قراءة كتاب مادي ، والكتابة في مفكرة قبل النوم ، واستخدام منبه قديم الطراز لإيقاظك.
7. عدم تحديد أولويات مهامك
من الجيد أن يكون لديك خطة ليومك من خلال سرد مهامك في قائمة المهام الخاصة بك ، ولكن إذا لم تحددها حسب الأولوية ، فمن المحتمل أنك لن تصل إلى أهم المهام في الوقت المحدد. من الناحية المثالية ، يجب أن تهدف إلى قضاء أكثر ساعاتك إنتاجية في المهام الأكثر تحديًا وأهمية. يضمن لك هذا الأسلوب تحقيق أقصى استفادة من يومك وعدم تفويت أي مواعيد نهائية مهمة.
واحدة من أفضل الطرق تحضير قوائم المهام الخاصة بك باستخدام مصفوفة أيزنهاور. يساعدك إطار العمل البسيط هذا في تحديد المهام التي يجب تحديد أولوياتها بناءً على إلحاحها وأهميتها. بمجرد تحديد أهم أولوياتك ، يمكنك التركيز على معالجتها أولاً ، ويمكن متابعة باقي مهامك.
أتمتة المهام منخفضة القيمة والقضاء على العادات غير المنتجة لزيادة الإنتاجية
يعد تطوير قائمة عدم مهام مخصصة استراتيجية فعالة يمكن أن تساعدك على التركيز على مهامك الأساسية وزيادة إنتاجيتك.
من خلال تفويض المهام منخفضة القيمة أو الاستعانة بمصادر خارجية أو أتمتة المهام منخفضة القيمة والتخلي عن العادات غير المنتجة ، يمكنك توفير مساحة أكبر للأشياء التي تهمك أكثر والاستفادة القصوى من يومك. يمكنك استخدام هذه القائمة كمصدر إلهام لإنشاء قائمة ما يجب عليك فعله والبدء في إزالة ضياع الوقت من روتينك اليومي.