هل سبق لك أن تلقيت بريدًا إلكترونيًا مكتوبًا بشكل سيئ في بريدك الوارد؟ ربما تساءلت عما كان يدور حوله هذا البريد الإلكتروني وكيفية الرد عليه. لتجنب إرسال بريد إلكتروني رديء بنفسك ، راجع قائمة الأخطاء الشائعة في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل.
1. سطر الموضوع مفقود
من الأخطاء الشائعة في كتابة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل عدم تضمين سطر الموضوع. قائمة سطور الموضوع هي أول ما يراه الأشخاص عند فتح حسابات بريدهم الإلكتروني. إذا تلقى شخص ما عددًا هائلاً من رسائل البريد الإلكتروني ، فمن المحتمل أن يتم تجاهل رسالة بريد إلكتروني لا تحتوي على سطر موضوع وصفي ومناسب.
HubSpot Blog Research يوضح أن سطور الموضوع الفعالة يجب أن تثير الفضول وأن تكون مخصصة. دع المستلم يعرف سبب أهمية بريدك الإلكتروني من خلال سطر الموضوع. سطر الموضوع "الرسالة الإخبارية 1" غامض ولا يثير اهتمام أي شخص. ولكن من المرجح أن تحصل "النشرة الإخبارية 1: الأفضل أداءً لهذا الشهر" على مزيد من المشاهدات.
2. استخدام النغمة الخاطئة
يمكن أن تعكس نبرة البريد الإلكتروني كيف تريد أن يُنظر إليك. يعكس اختيارك للكلمات نغمة إيجابية أو سلبية. على سبيل المثال ، التعليق على أن فكرة شخص ما "غريبة" له دلالة مختلفة عن القول بأن الفكرة "فريدة". تعلم كيفية التمييز بين ظلال المعنى واختيار الكلمات المناسبة.
يجب أن تبدو رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل احترافية. تعتمد درجة الرسمية على ثقافة عملك وعلاقاتك المهنية مع المتلقي. إذا كانت ثقافة العمل ودودة ، أو كنت زميلًا مع شخص ما لفترة طويلة ، يمكنك بدء البريد الإلكتروني الخاص بالعمل بعبارة "مرحبًا جون. "ولكن إذا كنت تتواصل مع شخص لا تعرفه في شركة أخرى ، فمن الآمن مخاطبته باستخدام التنسيق" عزيزي السيد. حداد."
عندما تشك في اختيارك للكلمات ، استشر قاموسًا أو قاموسًا على الإنترنت. يتضمن مساعد الكتابة عبر الإنترنت Grammarly أيضًا ملف كاشف لهجة الكتابة في ميزاته. يمكنك تغيير النغمة في الإعدادات لتبدو واثقة واحترافية.
3. تفاصيل ومرفقات مفقودة
من المزعج تلقي بريد إلكتروني خاص بالعمل به تفاصيل غير كاملة. يعد إرسال البريد الإلكتروني ذهابًا وإيابًا للحصول على المعلومات مضيعة للوقت. لتجنب ذلك ، حدد الخطوط العريضة لجميع الأساسيات: من وماذا ومتى وأين ولماذا وكيف. يمكنك اتباع التنسيق التالي:
- الفقرة الأولى: التحية والنقطة الرئيسية للبريد الإلكتروني.
- الفقرة الثانية: جميع التفاصيل ذات الصلة التي يحتاج المستلم إلى معرفتها عن الموضوع.
- الفقرة الثالثة: عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء (على سبيل المثال ، هل يحتاجون إلى الرد ، أو إنجاز ارتباط ، وما إلى ذلك).
- الفقرة الرابعة: شكرا.
تذكر إرفاق أي ملفات أخرى يحتاجها المستلم. أحد الأخطاء الشائعة هو أنك أرفقت ملفًا دون القيام بذلك! يمكنك تجنب ذلك بقراءة بريدك الإلكتروني قبل إرساله.
4. إهمال التحرير والتدقيق
البريد الإلكتروني المليء بالأخطاء النحوية والجملية يبدو غير احترافي. قد يعتقد المستلم أنك لم تفكر مليًا في اتصالاتك. تحدث الأخطاء عادة عندما تكون في عجلة من أمرك أو تفكر بشكل أسرع مما تكتبه. ولكن هناك طرق يمكنك تجنبها أو تقليلها.
يمكنك البدء بمخطط تفصيلي قبل ملء جميع التفاصيل. بعد صياغة بريدك الإلكتروني ، خذ وقتك لمراجعته قبل الضغط على إرسال. نظرًا لأنه من الصعب اكتشاف الأخطاء عندما تكون كاتبًا ، استخدم الأدوات عبر الإنترنت. إذا كنت لا تحب تنزيل التطبيقات والإضافات ، فابحث عن ملف أفضل أدوات التدقيق الإملائي والنحوي الخالية من التنزيل.
5. عنوان بريد إلكتروني غير احترافي
تخيل كيف سيكون رد فعل العميل أو الزميل إذا تلقى بريدًا إلكترونيًا من [email protected]. تجعلك عناوين البريد الإلكتروني غير الاحترافية تبدو ، حسنًا ، غير محترف. لتجنب هذه الأخطاء الجديرة بالملل ، استخدم بريدك الإلكتروني في العمل.
إذا لم يكن لديك بريد إلكتروني للشركة ، فاقرأ كيفية استخدام عنوان بريد إلكتروني مخصص مع Gmail لرسائل البريد الإلكتروني الاحترافية. لنفترض أن Gmail ليس كوب الشاي الذي تفضله. يمكنك استكشاف خيارات إعداد بريد إلكتروني مخصص باستخدام مزودي البريد الإلكتروني الأكثر شهرة ، أفضل من Gmail و Yahoo Mail.
6. لا يوجد حظر التوقيع
فكر في كتلة التوقيع كبطاقة عملك. يتم وضع هذا العنصر بعد توقيعك ويحتوي على اسمك الكامل وتفاصيل الاتصال بك. تساعد كتلة التوقيع المتلقي في التعرف على شركتك والوظيفة التي تشغلها. يسمح للمستلمين بالعثور على معلوماتك بسرعة إذا كانوا بحاجة إلى الوصول إليك من خلال قنوات أخرى غير البريد الإلكتروني.
اسأل شركتك عما إذا كان لديها التنسيق المطلوب لكتلة التوقيع. إذا لم يكن كذلك ، يمكنك إضافة العناصر التالية:
- الاسم الكامل
- دور
- فريق / قسم
- اسم الشركة
- رقم الاتصال
- موقع الشركة
- حسابات وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بالشركة
يمكنك تخصيص كتلة التوقيع في إعدادات البريد الإلكتروني الخاص بك. تذكر أن تقوم بتحرير وتدقيق هذا الجزء أيضًا. عند الحفظ ، سيتم تضمين حظر التوقيع الخاص بك في بريدك الإلكتروني الصادر.
7. عدم معرفة الفرق بين نسخة ونسخة مخفية
نسخة و نسخة مخفية الوجهة هي الحقول بعد ل جزء. من الأخطاء الشائعة عدم معرفة متى يتم استخدامها. Cc تعني نسخة كربونية. عندما تضيف عنوان البريد الإلكتروني لشخص ما في ملف نسخة:
- سيتلقون أيضًا نسخة من البريد الإلكتروني
- يتم عرض عنوان بريدهم الإلكتروني على المستلم الأساسي في الحقل "إلى".
- يتم إبلاغهم بالاتصال ولكن ليسوا مطالبين بالتصرف أو الرد على البريد الإلكتروني.
انت تستخدم نسخة للسماح للمستلم الأساسي بمعرفة أنك تبقي الآخرين في الحلقة. يمكنك أيضًا استخدامه لإبقاء الشخص في ملف نسخة أُبلغ. على سبيل المثال ، تريد السماح لمديرك بمعرفة كيفية تقدم مشروع فريقك. لذلك يجب أن تكون عناوين زملائك في الفريق في ل، بينما يجب أن يكون عنوان مديرك في نسخة.
Bcc لتقف على نسخة كربونية عمياء. عندما تضيف عنوان البريد الإلكتروني لشخص ما في ملف نسخة مخفية الوجهة:
- يتلقون نسخة من البريد الإلكتروني.
- لم يتم الكشف عن عنوان بريدهم الإلكتروني للمستلمين الآخرين.
انت تستخدم نسخة مخفية الوجهة لمنع فائض البريد الوارد للأشخاص. إذا كان شخص ما من ل أو نسخة يضرب الحقول الرد على الجميع، المستلمون في نسخة مخفية الوجهة لن تتلقى بريدًا إلكترونيًا. تستطيع ايضا استخذام نسخة مخفية الوجهة لمنع المستلمين الآخرين من معرفة أن شخصًا آخر مضمن في البريد الإلكتروني. على سبيل المثال ، إذا كنت ترسل نفس الرسالة الإخبارية لجميع عملائك ، فلن ترغب في كشف عناوين بريدهم الإلكتروني لبعضهم البعض.
8. إرسال بريد إلكتروني خارج ساعات العمل
من السهل أن تنغمس في إثارة مشروع جديد وإرسال بريد إلكتروني إلى رئيسك أو زملائك في الساعة الثانية صباحًا. ومع ذلك ، قد يصبح هذا مشكلة. قد يعتقد رئيسك أو زملائك أنك لا تحترم وقتهم.
إذا لم يكن البريد الإلكتروني حالة طارئة ، فأرسله في غضون ساعات العمل وامنح الآخرين الوقت الكافي للرد. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كانت مشكلتك عاجلة ، فمن الأفضل إرسال رسالة نصية أو الاتصال أو إرسال رسالة فورية. سيكون الحل الجيد هو جدولة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. ال أفضل أدوات جدولة البريد الإلكتروني التي يجب أن تجربها سيساعد بريدك الإلكتروني في الوصول إلى البريد الوارد لشخص ما في الأوقات المناسبة من اليوم.
9. تأخر الرد
عندما ترد في وقت متأخر على رسائل البريد الإلكتروني ، فقد يعكس ذلك عدم التزامك بعملك. من القواعد الأساسية البسيطة الرد في غضون 24 ساعة أو خلال الإطار الزمني المحدد للمرسل. تواصل بشكل سريع وواضح إذا كنت بحاجة إلى مزيد من الوقت لصياغة رد.
من الممارسات الجيدة تمكين ميزات الرد التلقائي لبريدك الإلكتروني إذا كنت مشغولاً أو خارج المكتب. على سبيل المثال ، يمكنك التحقق كيفية إعداد المجيب التلقائي المتكرر في Gmail. تحتوي منصة البريد الإلكتروني أيضًا على قوالب تتيح لك حفظ الردود الجاهزة.
تجنب أخطاء البريد الإلكتروني الشائعة واترك انطباعًا جيدًا
يمكن أن تترك رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك انطباعًا إيجابيًا أو سلبيًا على زملائك. لتحسين آداب البريد الإلكتروني المهنية ، تجنب هذه الأخطاء الشائعة في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل. وتذكر ، عندما تكون في شك ، لا ترسلها!
إذا كنت بحاجة إلى مزيد من المساعدة في إنشاء رسائل البريد الإلكتروني ، فحاول استخدام قوالب البريد الإلكتروني. يضمن استخدام القوالب أن يبدو اتصالك يبدو احترافيًا. ابدأ في استكشاف الأنظمة الأساسية التي تتيح لك تنزيل حزم قوالب مجانية يمكنك استخدامها في تطبيق البريد الإلكتروني الخاص بك.
