كيفية إنشاء نظام جرد بسيط في Excel

قاعدة بيانات المخزون ضرورية لازدهار أي عمل قائم على المنتجات. يوفر وصولاً سهلاً إلى البيانات القيمة ويساعد في اتخاذ قرارات العمل الرئيسية ، مثل طلب مخزون جديد.

بينما يمكنك العثور على العديد من برامج إدارة المخزون المعقدة والمفصلة على الإنترنت ، من الممكن أيضًا إنشاء نظام جرد بسيط في Excel. ليس هذا ممكنًا فحسب ، بل إنه سهل جدًا أيضًا.

إنشاء قاعدة بيانات جرد بسيطة في Excel

لفهم عملية إنشاء نظام مخزون في Excel ، دعنا ننشئ قاعدة بيانات مخزون لمتجر للهواتف المحمولة باتباع الخطوات التالية:

1. أنشئ الرؤوس التالية في الصف العلوي من ورقة عمل Excel جديدة: SKU, اسم النموذج, شركة, سعر الوحدة، و ال عدد الوحدات المتاحة (يمكنك إنشاء المزيد من العناوين وفقًا لمتطلباتك).
2. استخدم الخطوط الغامقة للرؤوس.
3. لجعل الرؤوس بارزة ، أضف لون الخلفية إلى خلايا الرأس.
4. حدد جميع الرؤوس وانتقل إلى ملف الخط قسم في بيت فاتورة غير مدفوعة.
5. انقر فوق السهم الموجود بجانب لون التعبئة الخيار وحدد اللون الذي تريده.

بمجرد أن تصبح الرؤوس جاهزة ، حان الوقت لملء المعلومات. الآن ، يجب أن يكون لديك شيء مثل هذا:

أنت تستطيع أضف حدودًا لجعل قاعدة بيانات Excel ممتعة بصريًا، وأسهل في القراءة ، باتباع الخطوات التالية:

1. حدد جميع الخلايا في قاعدة بيانات المخزون الخاص بك.
2. اذهب إلى الخط قسم في بيت فاتورة غير مدفوعة.
3. انقر فوق السهم الموجود بجانب الحدود أيقونة.
4. حدد نوع الحدود التي تريدها لخلايا قاعدة بيانات المخزون.

لإضافة ملف منقي خيار لقاعدة البيانات الخاصة بك:

1. حدد أي خلية في قاعدة البيانات الخاصة بك.
2. اذهب إلى التحرير في أقصى يمين بيت فاتورة غير مدفوعة.
3. انقر فوق السهم الموجود بجانب فرز وتصفية أيقونة.
4. انقر فوق منقي.

تهانينا ، لقد أنشأت للتو قاعدة بيانات مخزون لمتجر متنقل.

يمكنك بسهولة تحديث قاعدة البيانات عن طريق إضافة بيانات جديدة أو عن طريق تعديل البيانات الموجودة. أيضًا ، يمكنك تصفية المعلومات المطلوبة من قاعدة بيانات المخزون المنشأة حديثًا.

على سبيل المثال ، إذا كنت تريد تصفية إدخالات قاعدة بيانات المخزون لشركة معينة:

1. انقر فوق السهم الموجود بجانب شركة رأس.
2. حدد الشركة / الشركات المطلوبة.
3. ستعرض قاعدة البيانات فقط الإدخالات (الهواتف المحمولة) لتلك الشركات فقط.

استخدام وظيفة VLOOKUP في نظام Excel Inventory System

لنفترض أنك تريد البحث عن سعر عنصر معين في قاعدة البيانات الخاصة بك. بدلاً من البحث عنها في قاعدة البيانات ، يمكنك ذلك استخدم وظيفة VLOOKUP في Excel. صيغة VLOOKUP هي كما يلي:

= VLOOKUP (lookup_value، table_array، col_index_num، [range_lookup])

أين:

• ابحث عن القيمة هي القيمة التي تريد البحث عنها في العمود الأول من صفيف الجدول المعين.
• TABLE_ARRAY هو نطاق الخلايا المعين الذي تريد تطبيق وظيفة VLOOKUP فيه.
• COL_INDEX_NUMBER هو رقم العمود الذي يحتوي على قيمة الإرجاع.
• مجموعة البحث (اختياري) إما حقيقي أو خطأ شنيع. حدد خطأ شنيع إذا كنت تريد أن يقوم Excel بإرجاع مطابقة تامة أو حقيقي إذا كنت تريد إرجاع تطابق تقريبي. إذا لم تحدد أي قيمة ، فسيقوم Excel (افتراضيًا) بتعيين ملف حقيقي القيمة وإرجاع التطابقات التقريبية.

عند تطبيق دالة VLOOKUP ، يحدد Excel موقع LOOKUP_VALUE في العمود الأول من نطاق الخلايا المعين. لهذا السبب ، لكي تعمل وظيفة VLOOKUP ، من المهم أن يكون LOOKUP_VALUE في العمود الأول من TABLE_ARRAY (نطاق الخلايا المعين.)

بعد العثور على LOOKUP_VALUE ، يقوم Excel بحساب عدد الخلايا بناءً على COL_INDEX_NUMBER المحدد وإرجاع نتيجة. ستكون قيمة الإرجاع إما دقيقة أو تقريبية ، اعتمادًا على ما إذا كنت قد حددت قيمة FALSE أو TRUE لـ RANGE_LOOKUP.

الآن بعد أن حصلت على فهم عادل لوظيفة VLOOKUP ، دعنا نستخدمها لاستخراج البيانات من قاعدة بيانات مخزون الهواتف المحمولة. للبحث عن سعر هاتف محمول معين من قاعدة البيانات الخاصة بك ، اتبع الخطوات أدناه:

1. قم بإنشاء الرأسين التاليين في خلايا جديدة: SKU و سعر.
2. اكتب الصيغة التالية تحت عنوان السعر:

   = VLOOKUP (

3. لتوفير أ ابحث عن القيمة، حدد الخلية الموجودة أسفل SKU رأس (I5 في حالتنا) ، ثم أضف فاصلة.
4. بالنسبة إلى TABLE_ARRAY حدد جميع الخلايا في قاعدة البيانات ، تحت العناوين (ج 2: E10 في حالتنا) ، متبوعة بفاصلة.
5. نريد العثور على سعر SKU المطلوب ، لذلك سنقوم بتعيين COL_INDEX_NUMBER إلى 4 (لأن رأس سعر الوحدة هو العمود الرابع في قاعدة البيانات الخاصة بنا) ، واتبعه بفاصلة.
6. أخيرًا ، حدد ملف مجموعة البحث مثل خطأ شنيع، لأننا نريد أن يقوم Excel بإرجاع القيم الدقيقة.
7. اضغط دخول.

سيعيد Excel الخطأ # N / A ، ولكن لا تقلق. هذا فقط لأننا لم نضف SKU المطلوب (LOOKUP_VALUE) تحت عنوان SKU.

لمعرفة سعر SKU معين (من النطاق المخصص لدينا ، مثل قاعدة البيانات الخاصة بنا) ، اكتبه أسفل رأس SKU وسيعيد Excel السعر الدقيق للعنصر. يمكنك القيام بذلك لأي عنصر داخل قاعدة البيانات.

لمعرفة المزيد من المعلومات حول العنصر ، عليك تكرار نفس العملية. لنفترض أنك تريد أيضًا معرفة عدد الوحدات المتاحة لعنصر ما. للقيام بذلك ، قم بإنشاء رأس آخر بجوار ملف سعر رأس وتسميته عدد الوحدات. تحت هذا الرأس الجديد ، اكتب الصيغة التالية:

= VLOOKUP (I5، A2: E10،5، FALSE)

لاحظ أنه في حين أن باقي الصيغة هي نفسها ، فقد تم تغيير COL_INDEX_NUMBER من 4 (في الصيغة السابقة) إلى 5. هذا لأن عدد الوحدات header في العمود الخامس من قاعدة البيانات الخاصة بنا.

كيفية إنشاء نظام جرد باستخدام قوالب Excel

إذا كنت لا ترغب في اجتياز متاعب إنشاء نظام مخزون يدويًا في Excel ، فيمكنك اختيار الطريق الأسهل لاستخدام قالب مخزون Excel.

1. انتقل إلى موقع Office على الويب للبحث عن المنتجات الجاهزة للاستخدام قوالب جرد Excel.
2. اختر النموذج الذي ترغب في استخدامه وقم بتنزيله.
3. بمجرد اكتمال التنزيل ، انقر نقرًا مزدوجًا فوقه لفتح ملف القالب.
4. انقر تفعيل التحرير في الجزء العلوي لبدء إجراء التعديلات وفقًا لمتطلباتك.

الآن ، يمكنك إضافة أو إزالة الرؤوس وفقًا لاحتياجاتك والبدء في استخدام القالب لإدارة مخزونك عن طريق إضافة العناصر وتحديث المعلومات ذات الصلة.

خذ نظام جرد Excel الخاص بك إلى المستوى التالي

الآن بعد أن حصلت على الأساسيات ، حان الوقت لنقل نظام مخزون Excel إلى المستوى التالي. يمكنك القيام بذلك بسهولة من خلال التعرف على صيغ Excel المختلفة وتطبيقها على قاعدة بيانات مخزون Excel. سيساعدك هذا على الإبداع في قاعدة بيانات مخزون Excel ، وستتمكن من استخدامها بشكل أكثر فاعلية.