هل تريد زيادة إنتاجيتك؟ تعرف على كيفية استخدام طريقة Ivy Lee في Microsoft To Do لإدارة المهام بكفاءة واتباع نهج أكثر تركيزًا.
من الشائع إلقاء نظرة على قائمة المهام الخاصة بك والتساؤل من أين تبدأ. مع وجود الكثير ، قد يكون اختيار نقطة البداية كل صباح أمرًا صعبًا - ناهيك عن الإجهاد.
باستخدام طريقة Ivy Lee لتخطيط مهامك ، ستعرف بالضبط من أين تبدأ كل يوم. ومن خلال إقرانه بتخطيطات قائمة التحقق البسيطة في Microsoft To Do ، سينتهي بك الأمر بعملية إدارة مهام قوية. تريد أن تتعلم كيف؟ أولاً ، سنتعمق في شرح موجز لطريقة Ivy Lee.
ما هي طريقة Ivy Lee؟
تعد طريقة Ivy Lee طريقة ممتازة للتخلص من التوتر في التخطيط اليومي. إليك نظرة عامة سريعة على كيفية عملها:
- اكتب ست مهام كل مساء للتركيز على اليوم التالي.
- رتبهم بالترتيب ، واضعًا العناصر ذات الأولوية الأعلى أولاً.
- في اليوم التالي ، اعمل من خلال قائمتك وتحقق من العناصر كما تذهب.
- إذا أنهيت قائمتك ، تجنب إضافة المزيد من المهام - ربما استغل الوقت لمتابعة الأشياء الصغيرة أو بعض الاسترخاء.
- مهما كان ما تبقى في قائمتك ، انقله إلى اليوم التالي أثناء كتابة قائمتك الجديدة.
الفكرة هي أنك ستعرف بالضبط من أين تبدأ في اليوم التالي وما هي المهمة التي ستأتي بعد ذلك. اذا أنت قارن تذكيرات Apple و Google Keep و Microsoft To Do، ستلاحظ أنهم جميعًا يقدمون تنسيقًا لقائمة تحقق. ولكن يبدو أن هذا الأخير كان مخصصًا لطريقة Ivy Lee ، وذلك بفضل يومي و مهام عرض القائمة.
قد تتساءل عما يحدث لجميع مهامك الأخرى ، الستة التي لا تدخل في القائمة اليومية. يعمل My Day and Tasks معًا لمنع سقوط الأشياء من خلال الشقوق. يومي هو قائمتك اليومية ، والمهام هي قائمة كل شيء آخر. يمكنك استدعاء هذا الخاص بك المتأخرات.
إنشاء Backlog في Microsoft To Do
التأخير هو المكان الذي تخزن فيه كل مهامك. قد يبدو الأمر فوضويًا نوعًا ما ، لكن لا داعي لأن تكون أكثر دقة. فكر في مهام العمل والأعمال المنزلية والمشاريع التي لا تحدث كجزء من روتينك اليومي. على سبيل المثال ، تدقيق تقرير أو كتابة اقتراح تسويقي ، أو عدم التحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ، أو غسل الأطباق.
عندما تتعرف على المهمة ، فإنك تضيفها إلى الأعمال المتراكمة الخاصة بك حيث لن تُنسى ، ولن تكون مصدر إلهاء ، ويمكن الوصول إليها بسهولة في أي وقت.
المكان المثالي للتراكم الخاص بك في Microsoft To Do هو في علامة التبويب "المهام". ستجده في الشريط الجانبي على اليسار. يعد إنشاء قائمة مهام هنا أمرًا بسيطًا مثل كتابة العناصر التي تريد تضمينها في ملف أضف مهمة المجال وضرب الدخول.
إذا كنت ترغب في إضافة المزيد من التفاصيل إلى المهام ، فانقر على المهمة التي ترغب في التوسيع فيها ، وسيفتح الشريط الجانبي الأيمن. هنا تستطيع:
- أضف المهمة إلى قائمة My Day الخاصة بك.
- إنشاء تذكيرات.
- امنح مهمتك موعدًا محددًا.
- ضعها على التكرار - مما يجعلها مهمة متكررة يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا أو سنويًا أو مخصصًا.
- صنف مهامك.
- إرفاق ملف.
- اكتب ملاحظة.
لست بحاجة إلى الإفراط في التفاصيل ، ولكنك ستحتاج إلى تضمين معلومات كافية حول المهمة لتذكر التفاصيل لاحقًا. هذا مهم بشكل خاص للعناصر التي قد تبقى في العمل المتراكم الخاص بك لفترة من الوقت.
بمجرد قيامك بإدراج جميع المهام الخاصة بك ، ستستخدم الأعمال المتراكمة الخاصة بك لتخطيط قائمة المهام اليومية الخاصة بك.
كتابة قائمة المهام اليومية الخاصة بك في Microsoft To Do
تمامًا مثل الأعمال المتراكمة ، يوفر Microsoft To Do المكان المثالي لقائمتك اليومية ، ملف يومي فاتورة غير مدفوعة. يمكنك العثور عليها في الشريط الجانبي الأيسر في الأعلى. من المهم أن تتذكر أن قائمتك سيتم مسحها تلقائيًا بمجرد تغيير التاريخ ، لذلك لن ترغب في نقل العناصر عندما تختار ما تريد القيام به في اليوم التالي.
بدلاً من ذلك ، أثناء مراجعة العناصر الموجودة في السجل الخاص بك ، انقر فوق النجمة على العناصر الستة التي تريد العمل عليها.
في الصباح ، انقر فوق المهام التي تريد نقلها وحددها أضف إلى يومي لنفعل ذلك. سيبقون أيضًا في الأعمال المتأخرة أو علامة التبويب "المهام" بالتسمية يومي. عندما يمسح Microsoft To Do أي عناصر غير مكتملة ، يمكنك العثور عليها بسرعة مرة أخرى ، بفضل النجوم التي وضعتها عليها مسبقًا.
بالتأكيد ، سيكون الأمر أسهل إذا لم يتم مسح قائمتك ليلاً ، لكن هذا يمنحك الوقت لمراجعة مهامك في الصباح وأيضًا بداية جديدة كل يوم. داخل الخاص بك يومي علامة التبويب ، يمكنك النقر فوق العناصر وسحبها هنا لترتيبها حسب الأولوية. يمكنك أيضًا إلقاء نظرة أخرى على بعض العناصر الموجودة في السجل الخاص بك عن طريق النقر فوق اقتراحات في الزاوية العلوية اليمنى.
عندما تقوم بإلغاء تحديد مهمة ما ، يمكنك العثور عليها في ملف مكتمل قسم من علامة التبويب "المهام". بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك تشغيل ملف مكتمل قائمة ذكية في إعداداتك - الترس الموجود في الزاوية العلوية اليمنى من شاشتك - لإظهار المهام المنتهية في الشريط الجانبي.
قد تجد عددًا مختلفًا من المهام التي تناسبك. لا تقلق إذا لم تتمكن من العثور على ستة كل يوم ، خاصة إذا كنت تعلم أنك لن تكمل هذا العدد الكبير.
قوائم ذكية لاستخدامها جنبًا إلى جنب مع طريقة Ivy Lee في Microsoft To Do
هناك العديد من الطرق المنتجة لاستخدام Microsoft To Do. إلى جانب تخطيطات قائمة المهام البسيطة ، يقدم Microsoft To Do قوائم ذكية لمساعدتك على البقاء منظمًا وإنجاز المهام. هذه مفيدة بشكل خاص إذا كنت تريد الاحتفاظ بقوائم إضافية للتذكيرات أو الأفكار أو الأشياء العشوائية لمنعها من ازدحام قائمة المهام أو الأعمال المتراكمة.
إليك ما يفعلونه:
- مهم—نقر النجمة بجوار أي عنصر يصنفها على أنها مهمة. يقوم Microsoft To Do بعد ذلك بتقريب هذه المهام إلى علامة التبويب "هام" في التطبيق ، بحيث يمكنك العثور عليها جميعًا في مكان واحد. هذا مفيد بشكل خاص إذا كانت الأعمال المتراكمة طويلة وتريد العثور على العناصر المميزة بنجمة بسرعة.
- مخطط—يجمع Microsoft To Do أيضًا أي عناصر تقوم بتعيين تاريخ لها في علامة التبويب "مخطط". ستجد هنا مهامك في مجموعات مثل اليوم, غداً, الأسبوع المقبل، و لاحقاً.
- مخصصة لي - إذا تعاونت مع الآخرين في Microsoft To Do أو Microsoft Planner ، يمكنك أيضًا التحقق هنا من المهام التي فوضوها لك.
- الجميع—تظهر هذه القائمة الذكية كل مهمة تقوم بإنشائها في Microsoft To Do.
- مكتمل—مكان لجميع المهام المنتهية. بمجرد تحديد عنصر ما ، يمكنك العثور عليه هنا أو في مكتمل قسم من قائمتها.
إذا كنت لا تريد ظهور واحد أو أي من هذه العناصر في الشريط الجانبي ، فيمكنك إيقاف تشغيلها في إعداداتك أسفل رمز الترس في أعلى اليسار. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك إخفاء القوائم الذكية الفارغة تلقائيًا وإخفاء عناوين الشريط الجانبي من التطبيقات المتصلة—مخطط و البريد الإلكتروني الذي تم وضع علامة عليه.
تؤدي القدرة على إخفاء ما لا تستخدمه إلى زيادة التركيز على الميزات التي تستخدمها. وبهذه الطريقة ، فإنك تهتم فقط بما هو أكثر أهمية ، ويقل احتمال إغفال المهام أو نسيانها.
منع المهام من الوقوع بين الشقوق مع Microsoft To Do
يبدو Microsoft To Do وكأن مطوريه قد وضعوا طريقة Ivy Lee في الاعتبار. تقترن علامتا التبويب "المهام" و "يومي" لتوفر لك قائمة يومية سلسة من شأنها أن تجعل التخطيط أمرًا سهلاً. إذا كنت بحاجة إلى أخذ قائمة المهام الخاصة بك أثناء التنقل ، فما عليك سوى تنزيل تطبيق الهاتف المحمول. والأفضل من ذلك ، أن Microsoft To Do متاح مجانًا مع حساب Microsoft.