هل سئمت من إدارة رسائل البريد الإلكتروني بشكل منفصل؟ إليك كيفية تحويل رسائل البريد الإلكتروني بسلاسة إلى مهام وتعليقات قابلة للتنفيذ باستخدام ClickUp.

هل سئمت من مواكبة قائمة المهام الخاصة بك عن طريق التبديل باستمرار بين صندوق الوارد الخاص بك في Gmail ومساحة عمل ClickUp؟ حسنًا ، لدى ClickUp حلاً للتخلص من هذه المتاعب.

يمكنك تحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى مهام وتعليقات في ClickUp دون الحاجة إلى مغادرة Gmail. سنرشدك خلال هذه العملية لتحويل طريقة عملك لزيادة إنتاجيتك الإجمالية.

إذا كنت تريد إعادة توجيه بريد إلكتروني إلى قسم التعليقات الخاص بمهمة ما ClickUp، ستحتاج إلى الحصول على عنوان البريد الإلكتروني الفريد للمهمة. نعم أنت سمعت ذالك صحيح! كل مهمة تقوم بإنشائها في ClickUp لها عنوان فريد. للحصول على هذا العنوان ، مرر مؤشر الماوس فوق المهمة التي تريد إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني إليها وانقر فوق رمز القطع.

من القائمة المنسدلة ، حدد إرسال بريد إلكتروني إلى المهمة.

من المربع المنبثق ، انقر فوق ينسخ لنسخ البريد الإلكتروني للمهمة إلى الحافظة الخاصة بك.

افتح الآن Gmail واضغط السيطرة + V. في شريط العناوين للصق رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بالمهمة. ستلاحظ أن النص يتغير فورًا إلى اسم مهمة ClickUp. هذا مفيد للغاية إذا كنت تريد إرسال بريد إلكتروني آخر إلى نفس العنوان — فقط اكتب اسم المهمة وحدده من خيارات القائمة المنسدلة.

instagram viewer

أضف سطر الموضوع والجسم إلى البريد الإلكتروني واضغط على يرسل زر.

بعد إرسال البريد الإلكتروني ، يظهر في قسم التعليقات للمهمة (كما هو موضح في الصورة أدناه). لاحظ كيف يتعرف ClickUp على المرسل ويعرض موضوع البريد الإلكتروني ونصه. يتضمن أيضًا ملف HTML لمحتويات البريد الإلكتروني ، والذي يمكنك تنزيله على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

تمامًا مثل أي تعليق تمت إضافته إلى ClickUp ، هناك عدد من التغييرات التي يمكنك إجراؤها على البريد الإلكتروني المُعاد توجيهه. عندما تحوم فوق التعليق ، يمكنك تحريره أو عرضه في وضع ملء الشاشة أو تعيينه لأحد أعضاء الفريق. يمكن لأعضاء فريقك أيضًا التفاعل مع التعليق من خلال الرد عليه باستخدام رمز تعبيري أو ترك رد مباشر.

بالنقر فوق رمز علامة القطع للتعليق ، تحصل على خيارات إضافية تتيح لك:

  • انسخ عنوان URL للتعليق.
  • أضف التعليق إلى منطقة وصف مهمتك.
  • اضبط تذكيرًا لاتخاذ إجراء بشأن التعليق.
  • احذف التعليق.

قم بإنشاء مهام جديدة في ClickUp عبر البريد الإلكتروني

على غرار المهام في ClickUp ، تحتوي كل قائمة أيضًا على عنوان فريد. هذا يعني أنه يمكنك إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني كمهمة إلى تلك القائمة. للحصول على عنوان أي قائمة ، مرر الماوس فوق اسم القائمة في شريط التنقل الجانبي الرئيسي وانقر فوق رمز القطع لفتح إعدادات القائمة.

من خيارات القائمة المنسدلة ، حدد إرسال بالبريد الإلكتروني إلى القائمة.

في المربع المنبثق ، انقر فوق ينسخ لنسخ قائمة البريد الإلكتروني إلى الحافظة الخاصة بك.

الصق البريد الإلكتروني في شريط العناوين في Gmail ، وأضف سطر الموضوع والجسم ، واضغط يرسل. هذه المرة ، سيكون موضوعك هو اسم مهمتك في ClickUp وستتم إضافة النص الأساسي إلى منطقة وصف المهمة. ستظهر أي ملفات تضيفها إلى البريد الإلكتروني ضمن قسم المرفقات للمهمة (بالإضافة إلى ملف HTML الذي يتم إرفاقه تلقائيًا ClickUp).

يمكنك تعيين خصائص إضافية للمهمة الجديدة عن طريق إضافتها إلى سطر الموضوع:

  • الوكيل: قم بتعيين المهمة الجديدة لنفسك أو لأحد أعضاء الفريق (على سبيل المثال. جون دو) باستخدام أو.
  • تاريخ الاستحقاق: قم بتعيين تواريخ الاستحقاق عن طريق تحديد التواريخ الدقيقة مثل أو استخدام لغة طبيعية مثل, ، أو.
  • العلامات: إضافة علامات إلى مهمتك باستخدام. إذا كان اسم العلامة الذي تحدده غير موجود ، فسيتم إنشاؤه تلقائيًا.

بعد إرسال البريد الإلكتروني ، يظهر في قائمة ClickUp المحددة الخاصة بك كما هو موضح في الصورة أدناه.

إذا كنت تعمل بشكل متكرر مع قوائم معينة في مساحة عملك ، فاستغرق بعض الوقت لحفظ عناوينها في Gmail ، حتى يسهل الوصول إليها بسرعة.

كيفية إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا إلى ClickUp

إذا وجدت نفسك تعيد توجيه رسائل البريد الإلكتروني باستمرار من مرسل معين إلى ClickUp كمهمة أو تعليق ، فإن إعداد الأتمتة سيوفر لك وقتًا ثمينًا. لا تدع مصطلح "التشغيل الآلي" يخيفك - كل ما عليك فعله هو إعداد عامل تصفية إعادة التوجيه في Gmail.

أضف عنوان بريد إلكتروني لإعادة التوجيه إلى Gmail

قبل أن تتمكن من البدء في إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني ، تحتاج إلى إضافة عنوان بريد إلكتروني لإعادة التوجيه (للمهمة أو القائمة) حيث سيتم إرسال رسائل البريد الإلكتروني. للقيام بذلك ، انقر فوق علامة الترس في الزاوية العلوية اليمنى من Gmail وحدد مشاهدة كل الإعدادات.

ضمن علامة التبويب Forwarding and POP / IMAP ، انقر فوق أضف عنوان إعادة التوجيه زر.

الصق مهمة ClickUp أو عنوان القائمة في حقل النص. تأكد من مسح النص الإضافي وأقواس الزاوية المضافة إلى بداية العنوان ونهايته ، ثم انقر فوق التالي. في النافذة المنبثقة التالية التي تظهر ، انقر فوق يتابع ثم نعم.

عند فتح مساحة عمل ClickUp ، يظهر رابط التأكيد كمهمة جديدة في القائمة حيث ستعيد توجيه رسائل البريد الإلكتروني.

عند فتح المهمة ، انقر فوق ارتباط التأكيد ، والذي سيكون في منطقة الوصف. في النافذة المنبثقة التي تظهر ، انقر فوق يتأكد لإضافة عنوان البريد الإلكتروني إلى Gmail أخيرًا.

قم بتعيين عوامل التصفية لإعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني إلى ClickUp

بعد إضافة عنوان البريد الإلكتروني لإعادة التوجيه ، يمكنك الآن قم بإعداد مرشح لإرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى هذا العنوان. في الصورة أدناه ، يتحقق عامل التصفية فقط من أن مرسل البريد الإلكتروني لديه عنوان محدد.

عندما يلبي بريد إلكتروني المعايير المحددة ، ستتم أرشفته وإعادة توجيهه إلى عنوان ClickUp المحدد.

لقد أكملت بنجاح إعداد الأتمتة لإعادة توجيه رسائل بريد إلكتروني معينة إلى ClickUp. إذا كنت تريد أن تأخذ هذا إلى المستوى التالي ، يمكنك ذلك قم بإعداد عوامل تصفية لإعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني إلى Slack، وآخر مرشح لإعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني إلى Outlook. هذه ميزة مفيدة للغاية لترتيب البريد الوارد وإبقائه منظمًا مع البقاء على رأس قائمة المهام الخاصة بك.

تخلص من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك وحافظ على التنظيم مع ClickUp

يعد تحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى مهام وتعليقات في ClickUp بمثابة تغيير في قواعد اللعبة عندما يتعلق الأمر بإدارة سير عملك. بنقرات قليلة فقط ، يمكنك تحويل الفوضى في بريدك الإلكتروني إلى "مهام" مبسطة ومنظمة يسهل تتبعها وإدارتها. وهذه فقط البداية — هناك طرق أكثر إبداعًا يمكنك تعلمها لاستخدام ClickUp والتي قد لا تكون على دراية بها.