ماتريكس ايزنهاور مقابل. قائمة المهام: أيهما أفضل لإدارة الوقت؟

بين إدارة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل ، والتوفيق بين الأعمال المنزلية ، وتخصيص الوقت للالتزامات العائلية ، قد يكون من الصعب مواكبة متطلبات حياتنا الشخصية والمهنية. يمكن أن تساعدك إستراتيجية إدارة الوقت على استعادة المزيد من الساعات في اليوم.

استمر في القراءة لمعرفة كيف تختلف Eisenhower Matrix عن طريقة قائمة المهام ، ونقاط القوة والضعف في كل نهج ، والطريقة التي تناسب احتياجاتك وأهدافك.

أساسيات مصفوفة أيزنهاور وقوائم المهام

أحد الأساليب الشائعة لإدارة الوقت هو قائمة المهام التقليدية. يتضمن ذلك تدوين قائمة المهام بالترتيب حسب أولويتها والعمل عليها واحدة تلو الأخرى. في حين أن هذا النهج يمكن أن يكون مفيدًا ، إلا أنه لا يأخذ دائمًا في الاعتبار عامل الاستعجال.

من ناحية أخرى ، تساعد مصفوفة أيزنهاور في تحديد أولويات المهام بناءً على إلحاحها وأهميتها. يمكن أن تساعدك هذه الطريقة على زيادة الإنتاجية والكفاءة من خلال التركيز على المهام الأكثر أهمية مع مساعدتك في تحديد المهام الأقل أهمية والتي يمكنك تفويضها أو تأخيرها.

فيما يلي أربعة عوامل يجب مراعاتها أثناء الاختيار بين الاثنين.

1. تحديد الأولويات

عادةً ما يتضمن تحديد الأولويات أثناء إعداد قائمة المهام تدوين جميع المهام بالترتيب من حيث الأهمية والعمل من خلالها بهذا الترتيب. يمكن أن تكون هذه الطريقة فعالة للمهام البسيطة أو المشاريع ذات الإطار الزمني القصير. ومع ذلك ، بالنسبة للمشاريع الأكثر تعقيدًا أو طويلة الأجل ، فقد لا يكون النهج الأكثر فعالية.

تأخذ مصفوفة أيزنهاور نهجًا مختلفًا لتحديد الأولويات. يتضمن تصنيف المهام إلى أربعة أجزاء مختلفة بناءً على إلحاحها وأهميتها:

1. المهام كلاهما عاجل ومهم، مثل مشروع ذو موعد نهائي ضيق.
2. المهام التي هي مهم ولكن ليس عاجلاً، مثل التخطيط طويل الأمد أو تنمية المهارات.
3. المهام التي هي عاجل لكن غير مهم، مثل الواجبات أو الاجتماعات التي يمكن تفويضها أو تأجيلها.
4. المهام التي هي ليست عاجلة ولا مهمة، مثل المهام ذات الأولوية المنخفضة.

من خلال تصنيف المهام بهذه الطريقة ، يمكن أن تساعدك Eisenhower Matrix على زيادة تركيزك واهتمامك على المهام الأكثر أهمية أولاً وتجنب التباطؤ بسبب المهام الأقل أهمية.

2. الإلحاح مقابل. أهمية

قبل تصنيف مهامك في فئات ، يجب أن تفهمها وتفصل بينها على أساس إلحاحها وأهميتها. قم بتحليل كل مهمة عليك القيام بها من خلال من يقوم بها ومتى يجب القيام بها. سيساعدك سؤال "من" على فهم مدى أهميته. إذا تطلب الأمر اهتمامك الشخصي ، فاعتبره ذا أهمية كبيرة.

سيساعدك سؤال "متى" في تحديد مدى إلحاح المهمة ، حتى تتمكن من تحديد المدة المتبقية قبل الموعد النهائي. تعلم التفريق بين المهام العاجلة والمهمة والفصل بينها هو شيء آخر طريقة لزيادة الإنتاجية من خلال القيام بالمزيد في وقت أقل.

بينما تعمل قائمة المهام بشكل أساسي كتذكير للمهام ، توفر Eisenhower Matrix إطارًا لتحديد أولويات المهام بناءً على إلحاحها وأهميتها. تذكر أنه لا يتضمن بطبيعته معلمات لتحديد "من" و "متى" المهام داخل المصفوفة نفسها. ومع ذلك ، يمكن استخدامه بشكل فعال لاتخاذ مثل هذه القرارات.

على سبيل المثال ، من خلال تقييم مدى إلحاح مهمة ما ، يمكنك تحديد ما إذا كانت تتطلب اهتمامًا فوريًا أو يمكن جدولتها في وقت لاحق. وبالمثل ، من خلال النظر في أهمية المهمة ، يمكنك تحديد ما إذا كان ينبغي التعامل معها شخصيًا أو تفويضها إلى شخص آخر.

على الرغم من أن مصفوفة أيزنهاور لا تشمل صراحة هذه الجوانب ، إلا أنها تقدم منهجية عملية لدمجها في إدارة المهام. لذلك ، يمكن تمديد حالة استخدام Eisenhower Matrix إلى ما بعد مجرد تحديد الأولويات والمساعدة في وقت لاحق صنع القرار فيما يتعلق بتفويض المهام والجدولة ، وهي المجالات التي قد تقع فيها قوائم المهام التقليدية قصير.

3. المرونة

عندما تستخدم قائمة مهام ، فإنك تتعرض باستمرار لضغوط القيام بجميع المهام الوشيكة بترتيب معين. تنظيم قائمة المهام باستخدام عناصر العمل يعني أيضًا تحديثه باستمرار وإعادة ترتيب المهام بناءً على تغيير الإلحاح أو الأهمية.

علاوة على ذلك ، عندما يكون لديك موعد نهائي ضيق ، لا يتوفر لديك الوقت لتحليل مهامك بهذه الطريقة وقد ينتهي بك الأمر بالعمل عليها جميعًا مرة واحدة ، متجاهلًا فوائد قائمة المهام.

عندما تحدد أولويات المهام للإنتاجية باستخدام Eisenhower Matrix ، فإنها تمنحك المرونة للاختيار بناءً على أهميتها وإلحاحها. عندما يكون لديك الحرية في اختيار الأشياء التي تحتاج إلى القيام بها بشكل عاجل ، فإنك تحصل على المرونة للقيام بمهام أخرى غير عاجلة بشروطك الخاصة.

من خلال تصنيف مهامك إلى أربع مجموعات مختلفة من الإلحاح والأهمية ، يمكنك التخطيط لجميع مهامك مسبقًا. يساعدك أيضًا على تخصيص الوقت لجميع مهامك ، مما يضمن عدم وجود أي شيء مهم ينزلق من خلال الثغرات.

4. الالتزام بالوقت

باستخدام قائمة المهام ، يمكنك التحقق من المهام خارج قائمتك أثناء إكمالها. بينما لا يزال لديك مهام أخرى أكثر أهمية في عقلك (والتي يمكن أن تسهم في نقص التركيز) ، فإن المهمة التي تعمل عليها حاليًا ستتطلب انتباهك الكامل.

يمكن أن يساعدك نظام Eisenhower Matrix في تركيز وقتك واهتمامك على المهام التي تقع تحت المربع الأول. يساعد هذا في تحديد المهام الحرجة والمهام ذات القيمة المضافة ضمن سير عملك وإكمالها في الوقت المناسب ، مما يساعدك على ذلك تجنب أخطاء إدارة الوقت أيضًا.

اختيار طريقة إدارة الوقت الصحيحة

لنأخذ مثالًا على إكمال مشروع بموعد نهائي ضيق. في قائمة المهام ، سيتم ترتيب مهامك بترتيب زمني بسيط. ومع ذلك ، مع مصفوفة أيزنهاور ، تقع المهام الأكثر إلحاحًا والأكثر أهمية في الربع الأول ، مما يشير إلى إلحاحها وأهميتها.

بعد ذلك ، لديك الربع الثاني ، حيث قد يكون لديك تخطيط طويل الأجل أو تنمية مهارات. يمكن القيام بهذه المهام تدريجيًا لأنها تستغرق وقتًا أطول. في حين أن هذه المهام قد لا يكون لها موعد نهائي فوري ، إلا أنها ضرورية وضرورية للنجاح على المدى الطويل.

يمكن تفويض المهام التي تقع في الربع الثالث إلى مرؤوسيك للتأكد من إكمالهم في الموعد النهائي. على سبيل المثال ، قد ترغب في تسليم بعض المستندات إلى العميل قبل نهاية اليوم. يمكنك تفويض المهمة إلى ساعي ، والتأكد من أن المهمة تتم في الوقت المناسب دون مشاركتك النشطة.

يمكن تفويض المهام التي تندرج تحت الربع الرابع وتأخيرها لأنها ليست أولوية ولا مهمة مهمة. على سبيل المثال ، شراء قرطاسية مكتبية جديدة. في حين أن قائمة المهام التقليدية تذكرك فقط بجميع مهامك ، فإن نظام Eisenhower Matrix يساعدك على التركيز على المهام المهمة والعاجلة أولاً.

حقق مهامك العاجلة مع مصفوفة أيزنهاور

يمكن أن تساعدك قائمة المهام على توفير الوقت في المهام قصيرة المدى التي لا تتكرر ، مثل قائمة التحقق أو قائمة البقالة. ومع ذلك ، فإن نظام Eisenhower Matrix سيساعدك في المهام التي تتكرر أو تستمر خلال فترة تدريجية.

يمكنك اختيار وتحديد ماذا ومتى وكيف يتم تنفيذ المهام والتأكد من إنجاز المهام في الوقت المناسب دون تأخير.