كيفية اختيار أداة إدارة المشروع الصحيحة

إذا كنت تعمل على شيء مهم مع فريق صغير أو في مشروع شخصي ، فمن المهم أن تظل على اطلاع بالأمور وتنظيم سير عملك. أفضل طريقة للقيام بذلك هي الاستثمار في أداة إدارة المشروع. يمكن أن يساعد استخدام البرامج المتخصصة في تبسيط سير عملك والحفاظ على تنظيم جميع الأجزاء المتحركة.

ومع ذلك ، مع وجود العديد من الخيارات ، كيف تختار الخيار الصحيح؟ تتمثل الخطوة الأولى في معرفة الميزات والجوانب التي يجب البحث عنها. ركز على ما يهمك حقًا ولفريقك. فكر في الوظائف والمرونة والواجهة والأمان والدعم.

1. الميزات والوظائف

قبل البحث عن أداة لإدارة المشروع ، يجب عليك معرفة الميزات التي ستساعدك على إنجاز المهام بكفاءة. اسأل نفسك بعض الأسئلة قبل المضي قدمًا. على سبيل المثال ، هل ستعمل بمفردك أم مع فريق؟ إذا كان هذا هو الأخير ، فما هو حجم ونطاق فريقك؟ ما هي الأدوات التي تحتاجها وماذا يمكنك الاستغناء عنها؟

بشكل عام ، ستحتاج إلى خيارات لإنشاء المهام والمعالم والجداول والجداول الزمنية لإبقاء الجميع على المسار الصحيح. كلما كانت هذه الأدوات أكثر مرونة وقابلية للتخصيص ، كان ذلك أفضل. تتيح لك بعض الأدوات إعداد المهام المتكررة والتبعيات والإشعارات للحفاظ على سير المشاريع بكفاءة.

بعض الأدوات أكثر تنوعًا من غيرها. على سبيل المثال ، يمكنك استخدم ClickUp كأداة للإنتاجية الشخصية وكذلك للفرق الصغيرة. لذا ، فإن الخطوة الأولى هي تقييم احتياجات سير العمل الخاص بك ثم اختيار الأداة التي تناسبه بشكل أفضل.

2. واجهة ستستخدمها بالفعل

الكثير من أدوات إدارة المشاريع متعددة الاستخدامات ويمكن أن تتكيف مع المواقف المختلفة. على سبيل المثال، هناك الكثير الذي يمكنك فعله باستخدام Notion، مثل تدوين الملاحظات أو إنشاء قوائم المهام أو حتى إنشاء CRM مخصص. في حين أنها ربما تكون واحدة من أفضل الأدوات للإنتاجية ، فقد يفضل البعض شيئًا أبسط يمكنهم الشعور بالراحة معه بسرعة.

إذا كان الأمر كذلك ، فابحث عن تصميم بسيط وبديهي يسهل التنقل فيه ببضع نقرات. يجب أن تكون الميزات سهلة الوصول إليها وألا تكون مدفونة تحت طبقات من القوائم. تعمل النقاط النقطية والقوائم المرقمة والكثير من المساحات البيضاء على تسهيل مسح التعليمات والمعلومات ضوئيًا.

يجب أن يحتوي التطبيق أيضًا على لوحة معلومات تقدم نظرة عامة سريعة على المهام والجداول والإشعارات لمساعدتك على البقاء على اطلاع بكل شيء بكفاءة. تذكر أنك ستستخدم هذه الأداة كل يوم تقريبًا ، لذا ابحث عن شيء قد تستمتع باستخدامه بالفعل.

3. خيارات التخصيص

يجب أن تمنحك الأداة المثالية تحكمًا كاملاً في الميزات والعروض المرئية لك أو لفريقك. قد يحتاج بعضكم إلى لوحة Kanban وقائمة مهام بسيطة ، بينما يفضل البعض الآخر المخططات والرسومات ومتتبعات الوقت للمساعدة في تصور كل تلك البيانات. في كلتا الحالتين ، يجب أن تكون الأقسام قابلة للتخصيص وسهلة التمكين أو التعطيل.

يجب أن تكون أيضًا قادرًا على إضافة حقول مخصصة وطرق عرض وفلاتر لتتبع التقدم المهم حقًا. على سبيل المثال ، قد ترغب في تمييز مهام معينة باسم العميل أو بمستوى الأولوية. وبالمثل ، قد ترغب في عرض مخصص يعرض فقط المهام ذات الأولوية العالية المعينة لفريقك.

4. التعاون والتواصل

التعاون هو مفتاح أي أداة جيدة لإدارة المشروع. تريد شيئًا يتيح لك العمل بسهولة مع أعضاء الفريق والعملاء ، حتى يتمكن الجميع من تتبع التقدم والبقاء على اطلاع. تأكد من أنه يمكنك إضافة المستخدمين وتحديد مستوى وصولهم.

يجب أن تكون قادرًا على إضافة مسؤولين وأعضاء فريق بأذونات مختلفة وعملاء لديهم وصول محدود. يجب أن يكون تعيين المهام والمواعيد النهائية بسيطًا أيضًا. عندما يتم تعيين مهمة ، يجب أن يتم تنبيه المحال إليه على الفور عبر إعلام. بخلاف ذلك ، يجب أن يكون أعضاء الفريق قادرين على التعليق على المهام ومشاركة التحديثات وطرح الأسئلة ومشاركة الملفات بسهولة.

5. المرونة

أداة إدارة المشروع الجيدة هي تلك التي تتكيف مع احتياجاتك مع نمو مشروعك في النطاق والتعقيد والبيانات. يجب أن تكون الأداة قادرة على التعامل مع هذه الزيادة في البيانات والتعقيد دون المساس بالأداء أو التعاون.

عندما تقوم بتوسيع المشروع أكثر ، ستحتاج في النهاية إلى المزيد من الأدوات للتعامل مع جميع العمليات. على هذا النحو ، من المهم أن تتكامل الأداة جيدًا مع البرامج الأخرى مثل تطبيقات مشاركة الملفات وخدمات البريد الإلكتروني وأدوات العمل.

6. الوصول عبر الهاتف المحمول

إذا كان بعض أعضاء فريقك يعملون عن بُعد ولا يمكنهم دائمًا الوصول إلى مساحة عمل مخصصة ، فيمكن أن يساعدهم تطبيق الهاتف المحمول في البقاء على اتصال من أي مكان تقريبًا. تحقق مما إذا كانت الأداة تحتوي على تطبيق iOS أو Android مخصص وما إذا كانت الميزات تنتقل من تجربة سطح المكتب الكاملة.

في الحد الأدنى ، يجب أن يكون المستخدمون قادرين على الرد على التعليقات ، والتحقق من المهام المعينة ، ومواكبة تقدم المشروع أثناء استخدام تطبيق الهاتف المحمول. هذه ليست مشكلة في هذه الأيام مثل بعض أفضل أدوات إدارة المشاريع لدينا بالفعل تطبيقات مخصصة للأجهزة المحمولة تقدم تجربة مثمرة.

7. الأمان وخصوصية البيانات

على الرغم من أن العديد من الأشخاص قد يتجاهلون جانب الأمان ، إلا أنه من الضروري أن تقوم بتكليف الأداة ببيانات ووثائق ومعلومات حساسة متعلقة بالمشروع. أدوات التشفير مثل شهادات SSL مهمة للغاية. هذا يعني أن بياناتك ومستنداتك مشفرة لمنع الوصول غير المصرح به.

تعد المصادقة ذات العاملين مهمة أيضًا ، حيث لا تتطلب كلمة مرور فحسب ، بل تتطلب أيضًا رمزًا يتم إرساله إلى هاتفك أو تطبيق مصادقة. هذا يجعل من الصعب على المتسللين الوصول إلى حسابك.

أخيرًا ، ابحث عن أدوات النسخ الاحتياطي والاستعادة للبيانات. من الممكن أن تنخفض خوادم البرامج أو تصبح ضحية للهجمات الإلكترونية. تعد النسخ الاحتياطية التلقائية المنتظمة وخطة لاستعادة بياناتك وتشغيلها أمرًا حيويًا في تلك المواقف.

8. التسعير والخطط

الكثير من أدوات إدارة المشاريع مجانية الاستخدام ، لكن معظمها يحتوي على ميزات مقفلة خلف الاشتراك. قد تتمكن من استخدام أداة معينة مجانًا تمامًا ، ولكنك ستحصل على وصول محدود إلى عدد الأشخاص الذين يمكنك إضافتهم على متن الطائرة.

تأكد من أن الأداة التي تستخدمها ذات أسعار معقولة بحيث تناسب ميزانية مشروعك تمامًا. أثناء احتساب السعر ، تحقق من المراجعات عبر الإنترنت لمعرفة ما إذا كان دعم العملاء جيدًا. تريد سهولة الوصول إلى الدردشة أو الاتصال أو البريد الإلكتروني للشركة في حالة حدوث خطأ ما.

تعتبر أداة إدارة المشروع مهمة للغاية للشركات أو الأشخاص الذين يتطلعون إلى بناء شيء ذي نمو محتمل في المستقبل. قد لا يكون الأمر مهمًا بالنسبة إلى المستقلين المستقلين ، لكنه لا يزال يساعد كثيرًا في تبسيط سير العمل والتأكد من عدم تفويت المواعيد النهائية.

أفضل جزء هو أن الكثير من هذه الأدوات هي أكثر من مجرد برنامج لإدارة المشاريع. يمكنك استخدامها لتدوين الملاحظات أو إنشاء خرائط طريق أو حتى كتقويم عمل. هذه الوظيفة الشاملة تجعلها ذات قيمة كبيرة إذا كان بإمكانك العثور على حالات الاستخدام المناسبة لكل ميزة.