هل سئمت البحث عن وثائق مهمة؟ تعرف على كيفية رقمنة أوراقك وتنظيم حياتك رقميًا.
يمكن أن يكون التخلص من فوضى الورق أمرًا مزعجًا ، خاصةً عند وجود أكوام في كل مكان. بغض النظر عن مدى حرصك ، تتراكم الأوراق ، وقد يكون تنظيم كميات كبيرة من الورق أمرًا مربكًا.
ومع ذلك ، فإن تبني نهج صديق للبيئة لتنظيم الورق واستخدام نظام رقمي يحافظ على مساحتك خالية من الفوضى والراحة. فيما يلي بعض الخطوات لمساعدتك على التخلص من فوضى الورق وتنظيم حياتك رقميًا.
1. تقييم الوضع الحالي الخاص بك
يمكن أن يكون تنظيم مساحتك وتنظيمها عملية مرهقة ومرهقة. في البداية ، قد تشعر بعدم اليقين بشأن كيفية ومكان بدء عملية الترتيب. لكن تخصيص بضع دقائق لتقييم حالة فوضى الورق الحالية قبل الغوص في تحول رقمي كامل يساعد بشكل كبير.
يمكنك البدء بتصنيف أوراقك وفقًا لمدى أهميتها. بعد ذلك ، حدد المكان الذي لديك فيه معظم الأوراق ، مثل أدراج المكتب أو المكتب أو أرفف الكتب. أيضًا ، حدد أجهزة التخزين والموارد التي ستحتاجها للتنظيم الرقمي ، مثل ملف حل التخزين السحابي المجانيوماسح ضوئي للصور وتطبيقات الهاتف المحمول.
يجعل تقييم المساحة الخاصة بك عملية التخلص من الفوضى أسهل ويسمح لك بالتخطيط لاستراتيجية فعالة للرقمنة. يمكنك حتى تصور نظامك الرقمي ومساحة عملك الجديدة لتحفيزك على المهام المقبلة.
2. رقمنة الأعمال الورقية الحالية
يمكنك البحث عن مستند معين ولكن لا يمكنك العثور عليه لأن جدول عملك مغطى بأكوام من الأوراق والفواتير القديمة والإيصالات ورسائل البريد الإلكتروني المطبوعة. تعني رقمنة أعمالك الورقية أنك لم تعد بحاجة إلى الاحتفاظ بأكوام من المستندات والفواتير أو تخزينها. لن تضطر إلى البحث في خزائن الملفات والأدراج للعثور على ملفات محددة.
قم برقم أعمالك الورقية عن طريق مسحها ضوئيًا وتخزينها ، مما يتيح لك استرداد المعلومات عند الحاجة. يمكنك استخدام ماسح الصور أو ملفات تطبيقات الماسح الضوئي على هاتف iPhone و Android الذكي لالتقاط المستندات الخاصة بك. بعد ذلك ، يمكنك حفظ الصور الممسوحة ضوئيًا بتنسيق JPG أو PDF. سيسمح لك ذلك بمشاركة ملفاتك بسهولة مع الآخرين ، مما يلغي الحاجة إلى تجميع الأوراق وإرسالها عن طريق البريد.
3. قم بتمكين الفوترة والكشوف عبر الإنترنت
تخيل أنك تتلقى جميع فواتيرك وإيصالاتك وكشوفك المالية عبر البريد الإلكتروني. لن تكون هناك حاجة للبحث في أكوام الإيصالات والفواتير بحثًا عن قسيمة معينة ، وستكون مساحتك خالية من الورق.
باستخدام الفوترة وكشوف الحساب عبر الإنترنت ، فإنك تقلل بشكل كبير مقدار فوضى الورق من حولك. يتيح لك ذلك ممارسة الحفاظ على البيئة من خلال تقليل التأثير البيئي لإنتاج الورق.
يمكنك استلام جميع فواتيرك وإيصالاتك عبر الإنترنت ، مما يسهل الوصول إليها عبر جهازك المحمول أو الكمبيوتر المحمول. تساعدك الفواتير عبر الإنترنت أيضًا على تتبع سجل الدفع وتسجيل المعاملات والمصروفات.
الى جانب ذلك ، عديدة تطبيقات إدارة الإيصالات و تطبيقات الفاتورة المجانية تقدم ميزات مثل تتبع النفقات وتذكيرات الدفع ، والتي تتيح لك البقاء على اطلاع دائم وتجنب المدفوعات الفائتة.
4. أتمتة توقيع المستندات الرقمية
لقد أصبح العالم رقميًا للغاية بحيث يمكنك بسهولة المناورة في متاعب توقيع المستندات بقلم على الورق. مع تطبيقات توقيع المستندات عبر الإنترنت، يمكنك توفير الوقت والتخلص من فوضى الورق الناتجة عن طباعة وتوقيع نسخ مادية من المستندات.
تقدم بعض منصات توقيع المستندات الرقمية أيضًا تشفير البيانات كإجراء أمني، مما يقلل من مخاطر العبث بالمستندات.
يساعدك اعتماد ممارسة لتوقيع المستندات الرقمية على تنمية عقلية خالية من الورق ، حيث تصبح أكثر تقبلاً لتبني ممارسات التخلص من الورق الأخرى وتنظيم نمط حياتك رقميًا.
5. تخزين المستندات في السحابة
أصبح التخزين السحابي أحد أكثر الطرق المبتكرة في العالم لتخزين البيانات الحساسة والحفاظ عليها. إنها طريقة رائعة للحفاظ على ورق الفضاء الخاص بك خاليًا من الفوضى ومنظمًا. لن تحتاج إلى تخزين العديد من النسخ المادية من الأوراق أو الاحتفاظ بها بعد الآن ، مما يلغي الحاجة إلى الاحتفاظ بالمستندات في الخزائن والمجلدات والأرفف.
يساعدك تخزين ملفاتك في السحابة أيضًا على إدارة المستندات وتنظيمها بشكل أفضل. توفر العديد من منصات التخزين السحابية أدوات للتنظيم السهل ، مما يضمن سهولة استرداد الملفات. توفر تقنية التخزين السحابي أيضًا خدمات أمان متطورة تحمي وثيقتك ، مما يسمح لك بمشاركة الملفات مع الآخرين بأمان.
عندما لا يتم تخزينها بشكل صحيح ، تكون المستندات المادية أكثر عرضة للتلف والضياع والسرقة. ومع ذلك ، فإن تخزين ملفاتك في السحابة يضمن الحفاظ عليها على المدى الطويل ، وحماية مستنداتك من التلف ووضعها في غير مكانها.
علاوة على ذلك ، يوفر التخزين السحابي مساحة كبيرة لتخزين العديد من المستندات كما تريد ونقلها إلى الآخرين عبر جهازك المحمول أو الكمبيوتر المحمول.
6. قم بتعيين افتراضيات الطابعة على الوجهين
تتضمن الطباعة على الوجهين تخصيص الطابعة للطباعة على كلا وجهي الورقة تلقائيًا. يساعد هذا في تقليل كمية الورق غير المرغوب فيه في مساحتك.
تعني طباعة ورق أقل تقليل عدد المستندات التي تخزنها فعليًا في الخزائن والأرفف. كما أنه يشجعك على تقليل استخدام الورق إلى الحد الأدنى ، ويهدف إلى بيئة وأسلوب حياة منظمة وخالية من الفوضى.
لا تساعدك الطباعة المزدوجة على خفض حجم فوضى الورق بمقدار النصف فحسب ؛ يتيح لك أيضًا توفير تكاليف الورق وتعزيز الحفاظ على البيئة من خلال تقليل عدد الأشجار المستخدمة في صناعة الورق.
7. تخلص من ورق المكتب / صواني الرسائل
غالبًا ما تصبح أدراج الورق المكتبية مكانًا مناسبًا لتكديس الأوراق الواردة ، مما يتسبب في فوضى الورق. يمكنك البدء في تنظيم حياتك رقميًا عن طريق التخلص من الأدراج الورقية. نعم ، قد يكون الاحتفاظ بأدراج الورق أمرًا مغريًا ، خاصةً عندما تريد وصولاً سهلاً إلى ملفاتك.
ومع ذلك ، إذا كنت ترغب في مساحة عمل منظمة وخالية من الفوضى ، فيجب عليك اختيار نهج رقمي لتنظيم الورق. مع وجود أدراج الورق بعيدًا عن الطريق ، يمكنك معالجة المستندات الواردة وإدارتها بشكل أسرع والحفاظ على مكتب مرتب.
بالإضافة إلى ذلك ، ستقضي وقتًا أقل في تنظيم وتنظيف صواني ورق المكتب عند تخزين وإدارة مستنداتك رقميًا. يساعدك التخلص من أدراج الورق أيضًا على تطوير عقلية خالية من الفوضى ، مما يؤثر عليك لتبني نمط حياة أكثر تنظيماً.
الانتقال إلى مساحة خالية من الورق
من الطبيعي أن يتراكم الورق بمرور الوقت أثناء العمل. ومع ذلك ، فإن تبني نهج رقمي لتنظيم مستنداتك والحفاظ على مساحة خالية من الورق هو طريقة أكثر فاعلية واستدامة لإدارة عملك وحياتك.
ستجد أن رقمنة ورقتك تساعدك على تنظيم حياتك الشخصية والعملية بكفاءة. كما أنه يعطي الأولوية للمستندات الأساسية ، مما يسهل الوصول إليها وتخزينها بشكل أفضل.
