كيفية التعاون في الوقت الحقيقي على مستند Word

يمكن أن يمثل العمل مع أشخاص آخرين على مستند Word تحديًا حقيقيًا. حتى مستخدمي Microsoft 365 ذوي الخبرة قد يجدون صعوبة في تحرير المستندات المشتركة ومراجعتها.

ومع ذلك، يمكنك بسهولة التعاون في الوقت الفعلي في مستند Word مع تتبع أي تغييرات والموافقة عليها أو رفضها. سنلقي نظرة على الأدوات الضرورية وكيف يمكنك استخدامها لتحقيق التعاون الأكثر كفاءة.

ما الذي تحتاجه للتعاون في مستند Word؟

إذا كنت تريد التعاون في الوقت الفعلي في مستند Word، فيجب عليك حفظه على حساب OneDrive الخاص بك. للقيام بذلك، افتح المستند، انتقل إلى ملف > حفظ باسم، وحفظه في OneDrive.

بالإضافة إلى ذلك، نوصي باستخدام إصدار أحدث من Microsoft 365 والحصول على اشتراك نشط. وفق مايكروسوفت، لا يزال بإمكانك تحرير المستند في وقت واحد مع أشخاص آخرين، ولكن لن يكون لديك ميزة التعاون في الوقت الفعلي.

لرؤية التغييرات التي أجراها الأشخاص الآخرون، تحتاج إلى تحديث المستند بشكل دوري. إذا انتهت صلاحية اشتراكك، فهناك عدة طرق لذلك احصل على خصم على اشتراك Microsoft 365 الجديد.

كيفية مشاركة مستند وورد

الآن بعد أن عرفت ما تحتاجه للعمل مع أشخاص آخرين على نفس مستند Word، دعنا نلقي نظرة على كيفية مشاركته. الخيار الأول هو مشاركته من داخل Word. افتح ال ملف القائمة واختيار يشارك.

ستلاحظ أن هناك خيارين مختلفين:

• شارك مع البريد الإلكتروني. يجب عليك إدخال عناوين البريد الإلكتروني للأشخاص الذين تريد مشاركة المستند معهم.
• شارك مع الرابط. بهذه الطريقة، يمكن لأي شخص لديه الرابط الوصول إلى المستند. إذا كان عليك مشاركة المستند مع الكثير من الأشخاص، فقد يكون هذا الخيار أكثر كفاءة. ومع ذلك، إذا كنت تعمل على شيء سري، فقد يكون من الأفضل إضافة كل مساهم يدويًا.

بغض النظر عن الطريقة التي تستخدمها، خذ الوقت الكافي وقم بتعيين الأذونات الصحيحة. انقر على يحرر واختر ما إذا كان الأشخاص الذين تشارك المستند معهم يمكنهم فقط عرضه أو تحريره.

ثم انقر فوق إعدادات المشاركة خيار. هناك، يمكنك تعيين تاريخ انتهاء صلاحية للمستند وحتى تعيين كلمة مرور للحفاظ على أمان المعلومات. بمجرد أن تصبح راضيًا عن إعدادات المشاركة، انقر فوق يتقدم.

وبدلاً من ذلك، يمكنك مشاركة مستند Word من خلال OneDrive عن طريق النقر بزر الماوس الأيمن على الملف وتحديده ون درايف > مشاركة. بعد ذلك، سيتعين عليك ضبط إعدادات المشاركة كما هو موضح أعلاه.

كيفية تتبع ومراجعة التغييرات في مايكروسوفت وورد

اعتمادًا على الإذن الذي تم تعيينه، يمكن للأشخاص الذين قمت بمشاركة المستند معهم تحرير المستند. لمراقبة التغييرات التي يجريها الجميع، يجب عليك تشغيل تعقب التغيرات ميزة.

للقيام بذلك، افتح مراجعة علامة التبويب، ثم توجه إلى تتبع قائمة طعام. هناك، افتح تعقب التغيرات القائمة واختيار للجميع. عند تمكين الميزة، سيقوم Word بوضع خط تحت النص المضاف بينما سيتم وضع علامة على النص المحذوف بخط يتوسطه.

الآن، إذا كنت تريد منع أي شخص آخر من إيقاف تشغيل هذه الميزة عن طريق الخطأ، فانقر فوق تتبع القفل الخيار وإعداد كلمة المرور. بهذه الطريقة، يمكنك التأكد من عدم فقدان أي تغييرات تم إجراؤها على المستند.

حدد كيفية عرض Microsoft Word للتغييرات

لمزيد من الكفاءة، يسمح لك Word بتحديد كيفية عرض التغييرات التي تم إجراؤها على المستند. في ال مراجعة علامة التبويب، افتح القائمة المنسدلة بجوار عرض للمراجعة أيقونة. هناك، اختر أحد الخيارات التالية:

• إبداعي. يظهر لك الوثيقة الأصلية. ومع ذلك، لن يؤدي ذلك إلى إزالة أي تعليقات أو تغييرات أجراها الآخرون.
• لا العلامات. يزيل العلامات وسيظهر المستند بالتغييرات التي وافقت عليها بالفعل.
• كل العلامات. يظهر أي تغييرات باستخدام لون مختلف لكل متعاون.
• ترميز بسيط. علامات التغييرات بخط أحمر.

كيفية قبول أو رفض التغييرات في مايكروسوفت وورد

لقبول التغييرات أو رفضها، انقر بزر الماوس الأيمن على التغيير المتعقب وحدد أيًا منهما قبول الإدراج أو رفض الإدراج، اعتمادًا على ما إذا كان شخص ما قد أضاف نصًا أو حذفه. إذا قام شخص آخر بحذف جزء من المستند، فسترى قبول الحذف و رفض الحذف خيارات.

على الرغم من أن العملية بسيطة، إلا أنه قد تفوتك بعض التغييرات، إذا كان هناك الكثير من المساهمين الذين يعملون على نفس المستند. إذا كنت تريد التأكد من عدم فقدان أي شيء، استخدم التغييرات القسم بدلاً من المرور يدويًا عبر المستند. هناك، استخدم سابق و التالي أزرار للتنقل خلال التغييرات.

هناك المزيد من الطرق لإدارة التغييرات المتعقبة. على سبيل المثال، يمكنك النقر فوق قبول > قبول والانتقال إلى التالي. إذا كنت قد ناقشت بالفعل مع زملائك في العمل حول التعديلات، فيمكنك استخدام قبول كافة التغييرات خيار.

وبالمثل، يمكنك رفض التغييرات بالنقر فوق يرفض زر أو رفض> رفض والانتقال إلى التالي. لحذف جميع التغييرات، انتقل إلى علامة التبويب "مراجعة"، وانقر على السهم أدناه يرفض، وحدد رفض كافة التغييرات. يمكن أن يكون هذا مفيدًا حقًا إذا كان شخص ما استيراد كمية كبيرة من البيانات في Word دون التشاور معك أولاً.

استخدم جزء المراجعة لتتبع التغييرات في Microsoft Word

هناك طريقة أخرى فعالة لتتبع أي تعديلات وهي استخدام جزء المراجعة. ستعرض لك هذه الأداة عدد التغييرات والتعليقات المرئية المتعقبة داخل مستندك.

للوصول إليه اذهب إلى مراجعة > تتبع وانقر على جزء المراجعة. ثم اختر واحدة من مراجعة الجزء العمودي أو مراجعة الجزء الأفقي خيارات.

كيفية تتبع التغييرات التي أجراها أشخاص محددون في Microsoft Word

قد يكون من الأفضل فرز التغييرات حسب المؤلف. للقيام بذلك في Microsoft Word، توجه إلى مراجعة > تتبع وتمديد إظهار العلامات قائمة طعام. هناك، حدد أناس محددون وقم بإلغاء تحديد جميع المربعات باستثناء المربعات المقابلة للمؤلفين الذين تريد مراجعة تغييراتهم.

كيفية إيقاف مشاركة المستند أو تغيير الأذونات في Microsoft Word

إذا كنت تريد إيقاف مشاركة المستند مع مساهمين محددين، فافتح المستند وتوجه إلى يشارك قائمة طعام. هناك، حدد إدارة الوصول.

لإزالة إمكانية الوصول إلى أحد المساهمين، حدد اسم المستخدم الخاص بهم. ثم اضغط الوصول المباشر وافتح القائمة المنسدلة. يختار إزالة الوصول وتأكيد الإجراء. وبدلاً من ذلك، استخدم نفس القائمة لتغيير كيفية الوصول إلى المستند المشترك.

التعاون بسهولة في Microsoft Word

يمكن أن يوفر لك استخدام أدوات التعاون في Microsoft Word الكثير من الوقت، حيث لا يتعين عليك إرسال بريد إلكتروني إلى أعضاء فريقك بشأن أي تغييرات تم إجراؤها على المستند. إلى جانب قدرته التعاونية، يتمتع Microsoft Word بالكثير من الميزات والأدوات، لذلك لا تحتاج إلى معالج نصوص آخر لإنهاء مشاريعك. على سبيل المثال، يمكنك تحويل الجداول إلى رسوم بيانية أو ترجمة اللغات أثناء التنقل.