أساسيات استخدام الحقول في Airtable

من بين العديد من أدوات الإنتاجية المتوفرة، اكتسبت Airtable شعبية متزايدة، وذلك لسبب وجيه.

مزيج Airtable الفريد من وظائف جدول البيانات، وكثافة معلومات قاعدة البيانات، و إن تنوع وجهات نظرها المتعددة جعلها جذابة للكثيرين كجزء لا يتجزأ من إنتاجيتهم ترسانة.

إذًا، من أين تبدأ بعد أن قمت للتو بإعداد قاعدتك الأولى؟ خذ بعض الوقت لاستكشاف الخيارات المختلفة ومعرفة كيف يمكنها تلبية احتياجاتك على أفضل وجه.

ما هي الحقول في Airtable؟

سواء كنت تريد ذلك استخدم Airtable لإدارة المشاريعأو تنظيم البيانات أو تتبع المهام، ستحتاج إلى التعرف على حقول Airtable لتحقيق أقصى استفادة من Airtable.

الحقول هي حجر الزاوية في إدارة البيانات في Airtable، حيث تعمل كحاويات للمعلومات والصيغ والتنسيق. يحتل كل حقل عمودًا خاصًا به في عرض الشبكة الافتراضي لقاعدتك الجديدة. تنطبق الحقول بنفس الطريقة على كل سجل داخل الجدول الخاص بك. لا يمكنك تحديد أنماط تنسيق مختلفة على أساس كل خلية، الأمر الذي قد يبدو مقصورًا على مستخدمي جداول البيانات فقط.

ومع ذلك، يمكنك الحصول على طرق عرض وجداول متعددة للشبكة في أي قاعدة، وإخفاء الحقول إذا لزم الأمر، وحتى ربط المعلومات عبر الجداول. قد تبدو المقايضات مقيدة في البداية، ولكن قد يتغير ذلك بمجرد أن تعتاد على Airtable.

دور المجال الأساسي في Airtable

عندما تبدأ قاعدتك الجديدة، ستلاحظ أن بعض الحقول موجودة بالفعل في جدولك الأول. يتم تمييز الحقل الموجود في أقصى اليسار بشكل خاص وإغلاقه على الجانب الأيسر. هذا هو الحقل الأساسي، وهو يؤدي دورًا مهمًا كمعرف فريد لسجلك - تقريبًا مثل العنوان الذي توجد تحته جميع معلوماتك الأخرى.

يتم استخدام الحقل الأساسي كعنوان سجل عبر مناظر للطاولة الهوائية وفي العديد من الأماكن الأخرى، مثل اسم كل بطاقة في طريقة عرض كانبان أو اسم المرجع في السجلات المرتبطة. الحقل الأساسي هو حقل نصي ذو سطر واحد بشكل افتراضي. ومع ذلك، وفقا ل وثائق دعم Airtable، يمكنك تغيير الحقل الأساسي إلى عدة أنواع أخرى من الحقول إذا لزم الأمر.

كيفية إضافة حقل جديد في Airtable

هناك طريقتان لإضافة حقل في Airtable؛ الطريقة الأولى هي من خلال عرض الشبكة الخاص بـ Airtable. بجوار رؤوس الحقول الموجودة لديك، ستشاهد رأسًا به علامة زائد. يؤدي النقر فوق علامة الزائد هذه إلى فتح قائمة تعرض جميع الحقول المتاحة. حدد نوع الحقل، واتبع أي تعليمات إضافية لإعداد الحقل الخاص بك، ثم انقر فوق إنشاء حقل.

الطريقة الثانية لإضافة حقل هي داخل أي سجل فردي في قاعدتك، ويمكن الوصول إليه في معظم طرق العرض من خلال النقر فوق السجل. في أسفل السجل، انقر فوق أضف حقلاً جديداً إلى هذا الجدول.

ستظهر نافذة منبثقة، مما يسمح لك بإضافة حقل نصي جديد من سطر واحد إلى السجل. أدخل اسمًا للحقل، ثم استخدم قائمة التحديد المنسدلة لتغيير نوع الحقل إذا لزم الأمر. اتبع أي تعليمات إضافية معروضة لإعداد الحقل الخاص بك وانقر فوق يحفظ.

تذكر أن إضافة حقل جديد يؤدي إلى إضافته إلى كل سجل في الجدول الخاص بك، لذلك من المحتمل أن تجد عمودًا مليئًا بالمسافات الفارغة عند دخولك بعد ذلك إلى طريقة عرض الشبكة لهذا الجدول.

1. حقول إدخال النص

هناك تنسيقات نصية متعددة مع أنواع الحقول المقابلة في Airtable. يعد حقل النص الافتراضي ذو السطر الواحد هو الحقل الأساسي وهو مناسب للواصفات المختصرة. إذا كنت بحاجة إلى كتابة المزيد، ففكر في حقل النص الطويل، الذي يسمح بإدخال ما يصل إلى 100000 حرف نصي وفواصل الأسطر وتنسيق النص المنسق عند التبديل.

يسمح حقل التاريخ بإدخال التاريخ والوقت يدويًا أو استنادًا إلى التقويم. علاوة على ذلك، هناك العديد من المجالات المتخصصة الأخرى مثل رقم الهاتف والبريد الإلكتروني وعنوان URL والرقم والعملة والمدة والنسبة المئوية. تم تصميم كل حقل لتخزين أنواع البيانات الخاصة به وتنسيقها.

2. الحقول القائمة على الاختيار

تقدم Airtable حقولًا متعددة بناءً على تحديد خيارات مختلفة. هذه طرق مفيدة لتصنيف سجلاتك أو تتبع المهام أو متابعة العملية.

يضيف حقل خانة الاختيار ببساطة مربع اختيار قابل للنقر عليه إلى سجلاتك. يضيف حقل التصنيف نظام تصنيف مرئيًا يتراوح من نقطة واحدة إلى عشر نقاط، ويتم ضبطه على خمس نجوم افتراضيًا. تعمل حقول التحديد الفردي والتحديد المتعدد على تمكين القوائم المنسدلة للتصنيف، حيث يسمح الأخير بتحديدات متعددة لسجل واحد.

3. حقول البحث والعد

تعرض حقول البحث والعد وظائف Airtable الأكثر تميزًا: قدرتها القوية على الاتصال والتفاعل مع مجموعات البيانات المختلفة من خلال نموذج قاعدة البيانات العلائقية.

يربط حقل الارتباط بالسجل السجلات عبر الجداول، مما يؤدي إلى إنشاء طبقات غنية من المعلومات المرتبطة. وبناءً على ذلك، يتيح لك حقل القيمة المحتسبة إنشاء حسابات وملخصات استنادًا إلى الحقول الموجودة في السجلات المرتبطة.

يتيح لك حقل العدد حساب عدد السجلات المتصلة بحقل الارتباط بالسجل. يقوم حقل البحث باسترداد البيانات من السجلات المرتبطة، مما يسهل مشاركة المعلومات بين الجداول دون تكرار.

يتضمن Airtable مجموعة من الحقول التي تخزن البيانات الوصفية الخاصة بسجلاتك. تعتبر هذه الحقول لا تقدر بثمن عند التعامل مع البيانات الكبيرة المتغيرة بشكل متكرر.

يقوم حقلا وقت الإنشاء ووقت آخر تعديل بتتبع وقت إنشاء السجلات أو تحريرها آخر مرة. تم الإنشاء بواسطة وتم آخر تعديل من خلال تحديد المستخدمين المعنيين المسؤولين عن هذه الإجراءات. يمكنك اختيار شروط محددة يتم بموجبها تحديث هذا الحقل إذا لزم الأمر.

يقوم حقل "الترقيم التلقائي" بتعيين رقم تسلسلي للسجلات، مما يوفر نظام ترقيم متسق في الجدول الخاص بك. بينما تقوم Airtable نفسها بترقيم سجلاتك في أقصى الحافة اليسرى من عرض الشبكة، فإن هذا الترقيم يحسب فقط عدد السجلات المرئية

5. مجالات Airtable الأخرى

بالإضافة إلى المجالات المذكورة أعلاه، تقدم Airtable أيضًا بعض المجالات المميزة التي تعمل ضمن فئة خاصة بها. يجلب حقل الصيغة إحدى ميزات جداول البيانات الأكثر فائدة إلى قاعدتك. يتيح لك هذا الحقل إجراء العمليات الحسابية وإنشاء بيانات مركبة وإنشاء وظائف قائمة على المنطق.

إذا كنت معتادًا على أدوات مثل Microsoft Excel، فستعرف بالفعل كيفية عمل حقل الصيغة، ولكن قد ترغب في قراءة كيفية استخدام الصيغ في Airtable لضمان حصولك على أقصى استفادة من إمكانيات هذا المجال.

يتيح لك حقل المستخدم إضافة شخص آخر يستخدم Airtable إلى سجل عن طريق تحديد اسمه من القائمة المنسدلة أو دعوته إلى القاعدة عبر البريد الإلكتروني. قد تتطلب بعض وظائف هذا المجال إحدى خطط Airtable المدفوعة.

يقوم حقل الباركود بتخزين الرموز الشريطية ورموز QR الممسوحة ضوئيًا عبر تطبيقات الهاتف المحمول الخاصة بـ Airtable. أخيرًا، يسمح لك حقل الزر بإضافة أزرار قابلة للتخصيص إلى سجلاتك، والتي يمكنها معاينة صفحات الويب، وتشغيل البرامج النصية، وتحميل ملحقات Airtable المخصصة، والمزيد.

التنظيم والتعليق وزيادة الإنتاجية باستخدام الحقول الموجودة في Airtable

تساعدك الحقول على تحقيق أقصى استفادة من البيانات الموجودة في قاعدة Airtable الخاصة بك، وهي البوابة لإطلاق العنان لإمكانات Airtable الكاملة لسير عملك. سواء كنت تقوم بتخزين المعلومات، أو الحصول على رؤى جديدة، أو إنشاء مسارات عمل مخصصة، فإن Airtable هي أداة متعددة الاستخدامات لمساعدتك على العمل بشكل أكثر ذكاءً.

إذا واجهت نوع حقل لم تستخدمه من قبل، فلا تتردد في التجربة ومعرفة ما إذا كان يمكنه تحسين عملياتك.