قل وداعًا لمتاعب تدوين الملاحظات وأهلاً بتعزيز الإنتاجية.
إذا كنت مسؤولاً عن تدوين ملاحظات الاجتماع ومشاركتها مع فريقك، فأنت تعلم مدى صعوبة متابعة كل شيء أثناء سير الاجتماع. يجب عليك البقاء منظمًا، وتدوين النقاط الرئيسية، وتحسين التفاصيل، وتعيين عناصر العمل للحاضرين أثناء المشاركة في الاجتماع.
لحسن الحظ، يعمل قالب ملاحظات الاجتماع الخاص بمحرر مستندات Google على تبسيط هذه العملية. هذه الميزة بسيطة، لكنها يمكنها تحسين إنتاجية اجتماعك بشكل كبير.
كيفية إنشاء ومشاركة ملاحظات الاجتماع في مستندات جوجل
القوالب هي خبز وزبدة الإنتاجية. بدلاً من قضاء وقت ثمين في بناء بنية متماسكة لملاحظاتك، يمكنك استخدامها قوالب مستندات جوجل والتركيز على الأشياء المهمة. يحصل هذا القالب على تفاصيل الاجتماع من جهازك جدول أعمال الاجتماع في تقويم Google- مما يسمح لك بتدوين الملاحظات بسرعة ومشاركتها مع الزملاء.
يعد إنشاء ملاحظات الاجتماع ومشاركتها باستخدام القالب المدمج في محرر مستندات Google أمرًا بسيطًا للغاية. إليك ما عليك القيام به:
- افتح ملف مستندات جوجل الخاص بك.
- يكتب @ في المستند وحدد ملاحظات الإجتماع (الموجود تحت اللبنات) من القائمة المنسدلة.
- ستظهر قائمة مليئة بجميع الأحداث من تقويم Google الخاص بك. حدد الاجتماع أو الحدث ذي الصلة.
- أضف الحاضرين وابدأ في تدوين ملاحظاتك.
لإرفاق ملاحظات الاجتماع بحدث التقويم، انقر فوق يربط زر على اليمين. سيسمح هذا للحاضرين بالوصول إلى ملاحظات الاجتماع من تقويم Google الخاص بهم.
وبدلاً من ذلك، يمكنك اختيار إرسال ملاحظات الاجتماع إلى الحضور بالبريد الإلكتروني. للقيام بذلك، انقر فوق رمز المغلف على اليسار.
يمكنك أيضًا إرفاق أي ملفات Drive تكميلية بملاحظات الاجتماع. للقيام بذلك، انقر فوق النقاط الثلاث الموجودة على اليسار وانقر إرفاق ملفات Drive.
كيفية إنشاء وتعيين عناصر العمل في مستندات جوجل
خلال الاجتماع، من المرجح أن يتفق فريقك على بعض الأمور خطوات العمل التي تحتاج إلى الانتهاء. يوفر محرر مستندات Google طريقة بسيطة لتسجيل عناصر العمل هذه وتعيينها لأعضاء محددين في فرقك، مما يسمح بسهولة المتابعة. وإليك كيف يمكنك القيام بذلك:
- قم بإدراج المهام التي يجب إكمالها ضمن خطوات العمل.
- انقر نقرًا مزدوجًا فوق المهمة لتمييزها.
- انقر على أضف تعليق أيقونة، واكتب في تعليقك.
- في نفس مربع النص، اكتب علامة (@) متبوعًا باسم الشخص المسؤول عن المهمة.
- حدد خانة الاختيار في مربع التعليق لتعيين المهمة. يجب عليك تحديد هذا المربع حتى يتلقى الشخص إشعارًا حول عنصر الإجراء.
- وأخيرا، انقر فوق تعيين.
فوائد استخدام محرّر مستندات Google لتدوين الملاحظات
يمكن أن يؤدي استخدام نموذج تدوين الملاحظات في محرّر مستندات Google إلى تعزيز إنتاجية اجتماعك وزيادة التعاون. الميزة الرئيسية لاستخدام محرّر مستندات Google على غيره أدوات تدوين الملاحظات للاجتماعات هو أنك ستعمل في مساحة عمل مألوفة ولن تضطر إلى تثبيت أي شيء جديد.
فيما يلي بعض الأسباب الإضافية التي تجعلك تبدأ في استخدام محرر مستندات Google لتسجيل الملاحظات وعناصر العمل المهمة:
1. التعاون في الوقت الحقيقي
أدوات التعاون في الوقت الفعلي لمحرّر مستندات Google السماح لجميع الحاضرين في الاجتماع برؤية التحديثات والمهام المعينة والعناصر المكتملة فور حدوثها.
2. مساءلة أفضل
إن تعيين عناصر العمل مع مربعات الاختيار لأعضاء الفريق المناسبين يضمن المساءلة ويمكن أن يشجع فريقك على إكمال المهام في الوقت المحدد.
3. إمكانية الوصول عن بعد
نظرًا لأن محرّر مستندات Google يعتمد على السحابة، فيمكن الوصول إلى ملاحظات الاجتماع من أي مكان متصل بالإنترنت. يمكن لأعضاء الفريق مراجعة الملاحظات والمهام وتحريرها وتتبعها بغض النظر عن موقعهم الفعلي.
4. كفاءة الوقت
تحررك الواجهة سهلة الاستخدام ونموذج تدوين الملاحظات المدمج من متاعب تنظيم الملاحظات أثناء الاجتماع. يتيح لك ذلك المشاركة بنشاط في الاجتماع بدلاً من التورط في تدوين الملاحظات والتنظيم.
تبسيط ملاحظات الاجتماع باستخدام مستندات Google
يعد إنشاء ملاحظات الاجتماع باستخدام محرر مستندات Google أمرًا سهلاً قدر الإمكان. تتيح لك هذه الميزة الأنيقة تدوين الملاحظات بشكل أسرع وأكثر كفاءة من ذي قبل.
علاوة على ذلك، يضمن التكامل السلس مع تقويم Google أن تتمكن أنت وجميع المشاركين الآخرين من عرض المهام والتعاون فيها وتتبعها في الوقت الفعلي. من خلال تبني هذا القالب، يمكنك تعزيز الإنتاجية وتعزيز التعاون داخل فريقك.