كيفية جعل تتبع التغييرات أسهل في الاستخدام على Microsoft Word

يعد تتبع التغييرات أحد أفضل الأدوات لتحرير مستندات Word والتعاون مع الآخرين، ولكن استخدامه يمكن أن يكون معقدًا وفوضويًا. إذا كنت جديدًا على هذه الميزة في Microsoft Word أو لا تستطيع تحمل العلامات الحمراء والإعدادات الغريبة، فلا تتخلى عن تتبع التغييرات بعد.

بمجرد فهم كيفية عمل المكونات المختلفة، تصبح الميزة أسهل في الاستخدام. يمكنك تخصيص الميزة للتوصل إلى نظام أكثر ترتيبًا عند مراجعة مستند أو مراجعة تعديلات شخص آخر. وهنا بعض الأفكار.

1. إظهار المراجعات في البالونات

لا يعد تتبع التغييرات مجرد تبديل للتشغيل والإيقاف. بمجرد أن تتعلم أساسيات باستخدام تتبع التغييرات في برنامج MS Word، يمكنك استكشاف ميزاته وتخصيص تجربة المستخدم الخاصة بك بشكل أكبر.

أحد المكونات الرئيسية التي يمكنك تغييرها هو عرض العلامات. عندما تذهب الى مراجعة > إظهار العلامات > البالونات، لديك ثلاثة خيارات:

• إظهار المراجعات في البالونات
• إظهار كافة المراجعات المضمنة
• إظهار التنسيق فقط في البالونات

يستخدم تتبع التغييرات المراجعات المضمنة بشكل افتراضي، مما يعني مسح الكلمات المحذوفة وإدراج تعديلاتك في نص النص نفسه. يمكن التحكم في عدد قليل من هذه المراجعات، لكن كتابًا كاملاً منها يمكن أن يكون قبيحًا للعين. كما أن هذا الإعداد لا يسلط الضوء على التنسيق، فمحاولة العثور على هذه التعديلات تعد أمرًا صعبًا.

يعد استخدام البالونات للتنسيق فقط خطوة للأمام من المراجعات المضمنة. لا تزال عمليات الحذف والإدراج تظهر في النص الرئيسي، ولكن يتم إدراج أي تغييرات في التنسيق في بالونات في لوحة على يمين النص.

إذا لم يكن التحرير المضمن هو المفضل لديك على الإطلاق، فانتقل إلى المراجعات في البالونات. يمكنك بعد ذلك حذف وإدراج وتنسيق كل ما تريد، وستظهر قائمة بالتغييرات في اللوحة اليمنى. لا يزال هناك اللون الأحمر، ولكن تعديلاتك أكثر ترتيبًا وسهولة في إدارتها.

2. استخدم No أو Simple Markup لتجنب التشتيت

اعتمادًا على أسلوب التحرير الخاص بك، قد تفضل قراءة المستند أولاً قبل تعديله للتعرف على تدفقه وسهولة قراءته والفجوات المحتملة. يمكن أن يؤدي ملء النص بعلامات منذ البداية إلى نتائج عكسية.

يقدم تتبع التغييرات حلين في عرض للمراجعة القائمة المنسدلة. ترميز بسيط يخفي البالونات والمراجعات المضمنة ويعرض فقط الخطوط الحمراء العمودية لإظهار مكان إجراء التغييرات. انقر فوق أي من هذه السطور للكشف بسرعة عن التعديلات. انقر مرة أخرى لإخفائها.

لا العلامات يزيل الخطوط العمودية أيضًا. يمكنك القراءة والتحرير بسلام حتى تختار خلاف ذلك. يضمن العمل باستخدام أي من هذه الإعدادات الحصول على مستند واضح بأقل قدر من التشتيت. إذا كنت تعمل مع فريق، قم بإنشاء أفضل الطرق للتعاون في الوقت الحقيقي على Word، وقم بتعيين قواعد تتبع التغييرات حتى يتمكن الجميع من العمل بشكل مريح.

3. استخدم كل العلامات أو الأصل باعتدال

لا يتعين عليك عرض العلامات الكاملة لمستند Word إلا إذا كنت تريد على وجه التحديد مراجعة مراجعة معينة أو دمج التغييرات.

إن النظر إلى النص الأصلي أقل ضرورة. يمكنك إلقاء نظرة على النص الأصلي لمقارنة النسختين بشكل موجز، على سبيل المثال، من حيث النمط أو الطول، ولكن هذا كل ما في الأمر. لذلك، لا يتعين عليك تنشيط أي من هذه الإعدادات حتى تحتاج إليها فعليًا. يمكن أن يساعد ذلك في تقليل إحباطك من خلال تتبع التغييرات.

4. إضفاء الطابع الشخصي على الألوان والعلامات

عندما يعمل عدة مستخدمين على مستند Word ويقومون بإجراء تغييرات، تقوم ميزة "تعقب التغييرات" بتمييز تعديلاتهم بألوان مختلفة. المشكلة الأكثر إزعاجًا في تتبع التغييرات غالبًا ما يكون اللون الأحمر الافتراضي لعلاماته، خاصة عندما يهيمن على النصوص التي تحتوي على الكثير من المراجعات.

والخبر السار هو أنه يمكنك تغيير هذا اللون. في الواقع، يمكنك تلوين كل مستند تعمل عليه.

في ال تتبع القسم، انقر فوق تغيير خيارات التتبع سهم. سترى بعض الإعدادات الأساسية التي يمكنك تعديلها، ولكن للوصول إلى المزيد من الخيارات، انقر فوق خيارات متقدمة. سيؤدي هذا إلى فتح نافذة تقدم المزيد من الطرق لتتبع التغييرات بنفسك.

يمكنك اختيار ألوان أفضل لعمليات الإدراج والحذف والتنسيق والمزيد. يمكنك أيضًا تغيير كيفية تمييز كل وظيفة، بدءًا من الخط الغامق إلى الخط المزدوج والرموز. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك حتى تعديل مظهر البالونات. خذ الإلهام من تطبيقات الإنتاجية مع ترميز الألوان الفعال أو اختر فقط الألوان المريحة للعين عند استخدام تتبع التغييرات.

يعد ترك التعليقات هو الطريقة الأفضل التالية لتقديم التعليقات على Microsoft Word إلى جانب تتبع التغييرات. ومع ذلك، فإن الإفراط في استخدام التعليقات يمكن أن يجعل تجربة التحرير والقراءة مرهقة بنفس القدر.

ما يجعل استخدام التعليقات إلى جانب تتبع التغييرات أسهل هو أن تقرر مسبقًا كيف ستستخدم كل ميزة. عندما يتعلق الأمر بالتعليقات، يمكنك حجزها للأسئلة الموجهة إلى المؤلف أو الأفكار لتحسين النص - وهي أشياء لا يمكنك قولها من خلال "تعقب التغييرات" دون إضافة المزيد من اللون الأحمر.

بالإضافة إلى ذلك، من الأفضل إبراز الكلمات المرتبطة بتعليقاتك فقط، وليس الفقرات بأكملها. يمكنك أيضًا وضع تعليقاتك في بداية الفصول أو نهايتها فقط.

إذا كنت تواجه صعوبة في التعامل مع مستند مثقل بالملاحظات والتعليقات، فحاول استكشاف الخيارات المتاحة في عرض التعليقات القائمة المنسدلة. يمكن أن تساعدك هذه الميزة في تنظيم التعليقات بطريقة منطقية بالنسبة لك، سواء كنت تقرأ النص أو تقوم بتحريره.

وبدلاً من ذلك، إذا كانت الوثيقة التي تقوم بمراجعتها صغيرة، ولكن لديك الكثير لتقوله، فكر في الذهاب إلى موقع صفحة فارغة في بداية المستند أو نهايته وإدراج التعليقات التي كنت ستضعها في التعليقات هناك. يمكنك القيام بذلك للفصول الفردية أيضًا. تعتبر أداة التعليقات أكثر عملية، ولكن لك الحرية في استخدامها عندما تريد ذلك.

لا تتردد في الإبداع باستخدام الميزات المتاحة لك، مثل إضافة أرقام الأسطر في Microsoft Word إلى النص ثم الإشارة إلى أسطر محددة في تعليقاتك. خذ الوقت الكافي لتعلم كل ما يقدمه برنامج معالجة النصوص هذا، وقم بتكييف كل مهمة تتبع التغييرات وفقًا لذلك.

7. قبول أو رفض مجموعات المراجعات

باعتبارك كاتبًا يراجع مراجعات المحرر، من المهم أن تفكر بعناية في معظم التغييرات، حتى عند إجراء تعديلاتك الخاصة.

ومع ذلك، عندما يتعلق الأمر بالتصحيحات البسيطة مثل التنسيق أو التصحيحات الإملائية، فهناك طريقة أسرع لدمج التغييرات أو التخلص منها. ما عليك سوى تحديد الفقرة بأكملها، ثم النقر بزر الماوس الأيمن عليها، ثم الانتقال إلى أي منهما قبول التغيير أو رفض التغيير. سيؤثر اختيارك على كافة المراجعات في تلك الفقرة.

يمكنك المضي قدمًا ودمج مراجعات المستند بالكامل. للقيام بذلك، بعد النقر بزر الماوس الأيمن فوق الفقرة المميزة، حدد السهم المتجه للأسفل الموجود أسفل يقبل في شريط الأدوات ثم قبول كافة التغييرات. يوجد أدناه خيار إيقاف تتبع التغييرات تلقائيًا أيضًا.

8. اضبط جزء المراجعة الخاص بك

كما ذكرنا سابقًا، يمكنك الاستفادة من أي شيء من شأنه تحسين تجربة المستخدم الخاصة بك من خلال تتبع التغييرات، بما في ذلك الوظائف الإضافية الإنتاجية لبرنامج Microsoft Word. ومع ذلك، حتى مجرد إعادة ترتيب تخطيط مساحة العمل الرقمية الخاصة بك يمكن أن يفيد سير عملك.

يعد جزء المراجعة في "تعقب التغييرات" طريقة أخرى لرؤية جميع المراجعات دون ازدحام الشاشة. يمكنك تحرير مستند بدون أي علامات والسماح للجزء بإنشاء قائمة بسيطة من التغييرات. من خلال النقر على السهم المجاور جزء المراجعةيمكنك تحويله من الوضع الرأسي إلى الوضع الأفقي والعودة مرة أخرى.

اجعل تتبع التغييرات مناسبًا لك

قد يبدو الأمر معقدًا للوهلة الأولى، لكن برنامج تتبع التغييرات من Microsoft هو في الواقع بسيط جدًا ومفيد بمجرد أن تتعلم التفاصيل الدقيقة. سواء كنت تجري تعديلات أو تتلقىها، قم بتعيين تفضيلات تتبع التغييرات قبل البدء في العمل لتسهيل الأمور. قم بتنظيم كيفية ظهور العلامات والتعليقات وجزء المراجعة داخل النص وحوله.

يعد استخدام تتبع التغييرات في برنامج Microsoft Word أسهل بمجرد إنشاء تخطيط ونظام ألوان يحفزك بدلاً من تحفيزك بشكل زائد.