كيفية استخدام Kanban لإدارة GTD

الخطوة الأولى في إنهاء الأشياء الجيدة هي إخراج كل "الأشياء" من رأسك. إحدى طرق القيام بذلك هي كتابة كل شيء على بطاقات 3 × 5 ، وأفضل مكافئ رقمي لبطاقات 3 × 5 هو تقنية كانبان.

دعنا نتصفح خطوات إنهاء الأشياء ونرى مدى توافقها مع كانبان.

اجمع أفكارك

إذا كنت مثل معظم الناس ، فمن المحتمل أن يكون لديك 100 مهمة مختلفة ، ومشروع ، وأفكار ، وأشياء أخرى (كما تسميها GTD) تدور في رأسك. لنبدأ بإنشاء صندوق بريد وارد لتفريغ كل ذلك.

سوف نستخدم تريلو لأنها أداة كانبان الأكثر شيوعًا وتقدم مستوى مجانيًا سخيًا. علاوة على ذلك ، يحتوي Trello على اختصارات لوحة مفاتيح رائعة وواجهة مستخدم جيدة التنظيم. وهذا يجعله أحد أسرع البرامج وأسهلها استخدامًا للوظيفة.

تعد القدرة على إخراج أفكارك دون اتخاذ الكثير من الخطوات الإضافية أمرًا حيويًا عند العصف الذهني. ولكن لا يزال بإمكانك تجربة ملف بديل لـ Trello إذا تحب.

أحب تريلو؟ جرب هذه الأدوات الخمسة البديلة لإنتاجية كانبان

هل أعجبتك فكرة Trello وليس Trello نفسها؟ تتكامل تطبيقات Kanban البديلة هذه مع التقويمات والبريد الإلكتروني و Slack والمزيد.

ابدأ بإنشاء لوحة جديدة وتسميتها "GTD".

بعد ذلك ، سنضيف صندوق الوارد قائمة لتفريغ جميع الأشياء لدينا.

الآن خذ بضع دقائق وقم بإنشاء بطاقة لكل فكرة وفكرة لديك في الجزء الخلفي من عقلك. ابدأ بالنقر فوق إضافة بطاقة زر. ثم اكتب مهمتك أو فكرتك الأولى مهما كانت واضغط عليها يدخل.

كرر هذه العملية حتى لا تفكر في أي شيء آخر.

قم بإعداد قوائم لتتناسب مع نظام إنهاء الأشياء

تتمثل الخطوة التالية في تحديد ما إذا كان كل عنصر من العناصر الموجودة في صندوق الوارد الخاص بنا قابلاً للتنفيذ. هذا هو ، هل يمكنك أن تفعل شيئًا حيال ذلك أم لا؟

أولاً ، دعنا ننشئ قائمتين للعناصر القابلة للتنفيذ. إذا كان هناك شيء قابل للتنفيذ ، فيجب أن تقرر ما إذا كان سيستغرق أقل من دقيقتين أم لا. إذا كان الأمر كذلك ، يجب أن تعمل على ذلك في أسرع وقت ممكن.

إذا لم يكن الأمر كذلك ، فستحتاج إلى مزيد من التفصيل في خطوة أخرى. القائمتان اللتان ستحتاجهما لهذا هما "المشاريع" و "المهام اليوم".

انقر أضف قائمة أخرى، ثم أنشئ القائمتين تمامًا كما فعلت مع إضافة بطاقات إلى البريد الوارد.

إذا كان أحد العناصر غير قابل للتنفيذ ، فيمكنه الانتقال إلى عدة أماكن مختلفة. أولاً ، اسأل "هل هذا مهم؟" إذا لم يكن هذا شيئًا أنت متحمس له ، فيمكنك حذفه ونسيانه.

بعد ذلك ، اسأل عما إذا كان هذا هو الشيء الذي ترغب في الالتفاف عليه يومًا ما ، ولكن ليس بعد. ربما هو حلم بعيد المنال. أو قد يكون شيئًا لن يكون ممكنًا إلا في مرحلة ما في المستقبل. في مثل هذه المواقف ، أنشئ قائمة باسم "يومًا ما / ربما".

إذا كان العنصر مهمًا ولكنه إعلامي بدلاً من أن يكون قابلاً للتنفيذ ، فيجب وضعه في قائمة "مرجع". كانبان هو الأنسب للعناصر القابلة للتنفيذ. لذلك يجب أن تكون قائمة المراجع نقطة توقف مؤقتة للمعلومات حتى يتم نقلها إلى مكان أفضل ، مثل تطبيق ويب لتدوين الملاحظات خفيف الوزن.

قوائم لإضافتها إذا كنت تعمل مع فريق

بعد أن تحدد أن البطاقة قابلة للتنفيذ ، قد لا تتمكن من اتخاذ إجراء بشأنها. قد يكون ذلك بسبب انتظار شخص ما لإنهاء شيء آخر قبل أن تتمكن من البدء. أو ربما يجب أن يعمل شخص آخر في هذا المشروع.

بالنسبة للسيناريو الأول ، قم بإنشاء قائمة "مؤجلة". يمكنك تعيين تاريخ استحقاق للحصول على تذكير بموعد انتهاء مشروع الحظر. افتح البطاقة بالضغط عليها واختيار تاريخ الاستحقاق للوصول إلى التقويم.

للحالة الثانية ، أنشئ قائمة باسم "مفوض". بعد نقل البطاقة إلى تلك القائمة ، يمكنك إضافة أعضاء آخرين إلى البطاقة. يجب أن يكون شخص ما قد دعا الأعضاء للوصول إلى اللوحة ، على الرغم من ذلك.

افتح البطاقة وحدد أعضاء. ثم ابحث عن العضو الذي تريد مشاركة المسؤوليات معه.

الفرز الأول ، ثم فكر في مشاريعك

حان الوقت الآن لتصفح صندوق الوارد الخاص بك وسحب العناصر إلى القوائم المناسبة. ابدأ من أعلى القائمة واتجه نحو الأسفل. لكل عنصر ، ضع في اعتبارك الفئات التي قمت بإنشائها وأين تنتمي.

بعد قيامك بفرز جميع العناصر الخاصة بك ، سترغب في تحليل مشاريعك. انظر إلى كل منها وفكر في التعقيد. إذا كان مشروعًا بسيطًا ، فيمكنك إضافة قائمة مرجعية إلى البطاقة. افتح البطاقة بالضغط عليها. ثم اضغط قائمة تدقيق وابدأ في إضافة عناصرك ، تمامًا مثلما أضفت البطاقات.

بالنسبة للمشاريع الأكبر ، يمكنك إنشاء لوحة جديدة لإدارة هذا المشروع. يمكنك بعد ذلك نقل البطاقة إلى اللوحة الجديدة. للقيام بذلك ، مرر مؤشر الماوس فوق البطاقة التي تريد نقلها وانقر فوق رمز القلم الرصاص. بعد ذلك ، انقر فوق يتحرك، واختر اللوحة التي تريد نقلها إليها من القائمة المنسدلة.

هناك خيار آخر للمشاريع الكبيرة يتضمن أيضًا إنشاء قائمة مرجعية. إنها طريقة جيدة للذهاب إذا كانت لديك فكرة عما تريد القيام به بمشروعك ، لكنك لست مستعدًا لوضع الكثير من العمل فيه.

يمكنك إنشاء قائمة تقريبية بالعناصر في قائمة التحقق كعنصر نائب. فكر في الأمر مثل العصف الذهني للأفكار الخاصة بك في صندوق الوارد الخاص بك فقط هذه مشاريع فرعية محتملة. بعد ذلك ، عندما تكون جاهزًا ، يمكنك نقل بطاقتك إلى لوحة أخرى. ويمكنك تحويل كل عنصر في قائمة المراجعة الخاصة بك إلى بطاقة جديدة.

حافظ على استمرار النظام

إن البدء في إنهاء الأشياء أمر سهل ؛ يمكنك القيام بذلك في غضون ساعة أو ساعتين. لكن عليك أن تحافظ على النظام وإلا ستفشل. تحقق من لوحة GTD Trello الخاصة بك مرة أو مرتين في الأسبوع. تخلص من أفكارك الجديدة في البريد الوارد وأعد تقييم العناصر الموجودة في كل قائمة من قوائمك. اكتشف ما إذا كانوا لا يزالون في المكان المناسب أم لا.

عند الانتهاء من المشاريع ، لديك خياران. يمكنك حذف البطاقة إذا لم تعد بحاجة إلى معرفة المزيد عنها. أو إذا كنت ترغب في تسجيل مشاريعك السابقة ، يمكنك إنشاء قائمة "تم" ونقل المشاريع المنتهية هناك.

يمكن أن يساعدك هذا النظام أيضًا في التخطيط لأسبوعك. يمكنك إضافة قائمة أخرى تسمى "To-do Next". هذه القائمة مخصصة للمشاريع التي تخطط للعمل عليها خلال الأيام القليلة القادمة أو خلال الأسبوع القادم. إذا قمت بفحص لوحة Trello الخاصة بك ليلة الأحد أو صباح الاثنين ، فيمكنك التخطيط لعملك لهذا الأسبوع.

اجعل هذا النظام ملكك. لا يتعين عليك اتباع GTD حرفيا إذا كان لا يعمل من أجلك. لا تتردد في مزجها وتجربة طرق مختلفة. الأهم هو أن تستمر في ذلك! قم بتعيين تذكير تقويم إذا كان عليك ذلك ، حيث سيستمر النظام في العمل فقط إذا واصلت تشغيل النظام.

كيفية إدارة مهامك باستخدام تقنية Kanban اليابانية

فيما يلي كيفية استخدام أسلوب إدارة المشاريع الياباني في Kanban لتحسين سير عملك في مجموعة أو بمفردك.

عن المؤلف