يتطلب الاجتماع في غرفة اجتماعات (أو مساحة عمل عبر الإنترنت) تبادل الأفكار وتحديد الأهداف وتتبع التقدم وتعيين المهام وما إلى ذلك.
في حين أن هذه كلها أسباب وجيهة لعقد اجتماع ، فإن الكثير من الاجتماعات المطولة يمكن أن تستنزف إنتاجيتك. فيما يلي كيفية تقليل عدد الاجتماعات في التقويم الخاص بك. لكن أولاً ، دعنا نكشف:
ما الذي يجعلك تعقد اجتماعات كثيرة جدًا؟
من المحتمل أنك حاولت بالفعل التعامل مع هذه المشكلة من قبل. ومع ذلك ، تستمر الاجتماعات في الظهور في جميع أنحاء التقويم الخاص بك. هذا على الأرجح لأنك لم تحاول الكشف عن الأسباب الجذرية للمشكلة ؛ أنت تقوم فقط بتطبيق حلول إسعافات أولية لتخفيف الحمل الزائد للاجتماعات.
لذا ، دعنا نفكر في مواجهة الحمل الزائد كعرض لمشكلة أعمق حتى تتمكن من إيجاد حل فعال ودائم.
أولاً ، أدى جائحة COVID-19 والتحول الناتج إلى نماذج العمل عن بعد أو الهجين إلى زيادة كبيرة في عدد الاجتماعات الافتراضية ، في الغالب من خلال Zoom. نتيجة لذلك ، يكافح العمال عن بعد إجهاد الزووم، أو استنفاد وقت الشاشة. قد يكون الحمل الزائد للاجتماعات مشكلة أيضًا إذا قمت بدعوة الجميع إلى الاجتماعات. مع زيادة الحضور ، تنخفض المشاركة تدريجياً.
أحد الأسباب الأساسية الأكثر شيوعًا لاجتماعات Zoom المتتالية ، أو زيارات غرفة الاجتماعات ، هو عدم وجود جدول أعمال واضح. في البداية ، قد يكون لديك هدف للاجتماع ، ولكن سرعان ما يتحول تركيزك إلى الثرثرة الخاملة.
أخيرًا وليس آخرًا ، أنت لا تستفيد من الأدوات الرقمية بشكل فعال. هناك مجموعة كبيرة من البرامج المتاحة والتي تعد بدائل أفضل للتواصل والتعاون.
الطريقة التالية الأكثر فعالية لتقليل عدد الاجتماعات في مكان عملك هي زيادة إنتاجية الاجتماع. إليك كيف يمكنك تحقيق ذلك:
1. استخدم ويكي داخلي للاجتماعات غير المتزامنة
لا يلزم دائمًا عقد الاجتماعات في الوقت الفعلي (بشكل متزامن). ستستفيد بعض المواقف من الاتصال غير المتزامن (الاتصال الذي لا يتطلب حضور المشاركين في وقت واحد ولا يحتاج إلى استجابة فورية).
يمكنك تحسين إنتاجية الاجتماع من خلال تبني الاتصال غير المتزامن. يسمح للفرق باستخدام البرامج القائمة على المعرفة مثل مستند 360 لمشاركة الأفكار بالسرعة التي تناسبهم. بدلا من ذلك، يمكنك إنشاء ويكي داخلي باستخدام هذه المواقع، وقم بتعيين صفحات محددة داخله لاجتماعاتك. تتيح لك هذه الأدوات الرقمية المساهمة في الاجتماع باستخدام ميزة التعليق.
من خلال تبني الاجتماعات غير المتزامنة ، يمكن لفريقك أن يأخذ الوقت الذي يحتاجه لفهم المعلومات التي تمت مناقشتها ، التواصل مع زملائه عبر المناطق الزمنية ، وتمكين الانطوائيين من المشاركة عن طريق الكتابة ، وتقليل الانقطاعات و إلتهاء.
2. استخدم برامج التعاون
لماذا جدولة اجتماع شخصي مدته ساعتان لطرح أفكار جديدة بينما يمكنك القيام بذلك عبر البريد الإلكتروني ، أو الأفضل من ذلك ، باستخدام برنامج تعاون بسيط مثل تريلو.
لتعزيز إنتاجية فريقك ، لا تنظم اجتماعات في الوقت الفعلي إلا عندما تكون في حاجة ماسة لذلك ، على سبيل المثال ، لحل النزاعات. بخلاف ذلك ، يمكنك الاستفادة من برنامج التعاون لتحديثات تقدم الهدف أو مراجعات المشروع أو طرح أفكار جديدة.
بهذه الطريقة ، يحصل فريقك على وقت كافٍ للتفكير في الأفكار التي يرغبون في مشاركتها ، وتحديد الأولويات الأكثر أهمية. علاوة على ذلك ، يتم حفظ كل هذه المعلومات افتراضيًا ويمكن للجميع الوصول إليها ، بدلاً من الاعتماد على السجلات المكتوبة.
يمكنك استخدام Trello لإنشاء لوحات تتوافق مع أهداف اجتماعك ، مثل جدول أعمال الاجتماع أو التحديثات حول الاجتماعات السابقة أو تحديثات الفريق أو الأفكار الجديدة.
تحميل: Trello لـ ذكري المظهر | iOS (الإصدار المجاني المتوفر)
3. ركز على جدول أعمال الاجتماع
تنظيم اجتماع بدون جدول أعمال وصفة أكيدة للفشل. سوف تحتاج إلى خطة واضحة لاجتماعك لتجنب الخروج عن المسار. غالبًا ما يتم تشغيل معظم الاجتماعات على مدار الأطر الزمنية المخصصة لها نظرًا لعدم وجود مسار واضح يجب اتباعه.
لذا ، كيف يمكنك إصلاح هذا؟ بشكل تقليدي ، يمكنك تدوين النقاط التي ترغب في مناقشتها أثناء الاجتماع وطباعتها وإرفاق المستندات الأخرى ذات الصلة قبل مشاركتها مع الحاضرين.
بدلاً من ذلك ، يمكنك توفير الوقت والورق من خلال إنشاء جدول الأعمال الخاص بك على إيفرنوت وإرفاق أي ملفات أو صفحات ويب تحتاجها قبل مشاركتها مع زملائك. يمنح هذا الحضور وصولاً سريعًا إلى المعلومات التي يحتاجون إليها من خلال هواتفهم الذكية أو الأجهزة اللوحية أو أجهزة الكمبيوتر.
تحميل: Evernote لـ ذكري المظهر | iOS (الإصدار المجاني المتوفر)
4. إنشاء قنوات Slack للتواصل الفوري
عندما تكون جزءًا من مؤسسة ضخمة بها العديد من الأقسام ، يبدو أن عقد اجتماع هو الخيار الوحيد لمشاركة المعلومات مع مجموعة محددة من الأشخاص. لسوء الحظ ، هذه ليست الطريقة الأكثر إنتاجية دائمًا.
لماذا تنقل مجموعة من الأشخاص إلى غرفة الاجتماعات لحضور اجتماع مدته 30 دقيقة بينما يمكنك مشاركة نفس المعلومات على الفور ومع الجميع على سطح مكتبهم من خلال نظام أساسي للمراسلة مثل تثاقل?
تحتاج فقط لإنشاء قناة مخصصة للاجتماع ودعوة جميع المشاركين المعنيين. بهذه الطريقة ، يمكنك إجراء محادثات محددة حول مشاريع مختلفة مع الأشخاص الذين تختار دعوتهم.
تحميل: سلاك ذكري المظهر | iOS (الإصدار المجاني المتوفر)
5. ليس لدي الكثير من الناس
فكر في الاجتماع الأخير الذي عقدته. كم عدد الاشخاص الموجودين؟ وكم منهم قدم مساهمات قيمة في الاجتماع؟ على الأرجح ، جلس العديد من الحاضرين بهدوء فقط دون المشاركة ، بينما قام الآخرون بفحص رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم. لقد أصبح هذا ممارسة معتادة ، خاصة في الاجتماعات مع حشود كبيرة.
يحدث هذا غالبًا لأن المنظمين يريدون تجنب شعور الناس بالإهمال. على الرغم من أنها قد تكون لفتة نبيلة ، إلا أنها ، للأسف ، تقلل من إنتاجية الاجتماع.
قد تتساءل كيف؟ أنت تخاطر بتجاوز الوقت المخصص للاجتماع للتعامل مع المناقشات ذهابًا وإيابًا والتعليقات الضحلة والثرثرة غير الضرورية ، مما يؤدي إلى تقليل الفعالية. لذلك ، لتجنب الاجتماع الزائد ، دعوة أقل عدد ممكن من الناس.
متعلق ب: نصائح أساسية لعقد مؤتمرات الفيديو عبر الإنترنت
لا تدع الاجتماعات تبطئك
لا تزال الاجتماعات تلعب دورًا مهمًا في معظم المنظمات. ومع ذلك ، فإنها تصبح غير منتجة عندما تصبح ساحقة وعندما تتمكن فرقك من قضاء وقت اجتماعهم على الأولويات. يمكنك زيادة إنتاجية الاجتماع باستخدام النصائح والأدوات المذكورة أعلاه.
قد يؤدي التعرض المستمر للشاشة إلى الإصابة بالصداع وعدم وضوح الرؤية وإجهاد العين. فيما يلي بعض النصائح للتعامل مع استنفاد وقت الشاشة.
اقرأ التالي
- إنتاجية
- الاجتماعات
- دردشة الفيديو
- مؤتمرات الفيديو
- نصائح حول الإنتاجية
Loic كاتب محتوى مستقل في MakeUseOf ومتعلم مدى الحياة. كان يطارد شغفه بالكتابة منذ عام 2016. إنه يستمتع بتجربة الأدوات والبرامج التقنية الجديدة مع إمكانية مساعدة المستخدمين على أن يصبحوا أكثر إنتاجية.
اشترك في نشرتنا الإخبارية
انضم إلى النشرة الإخبارية لدينا للحصول على نصائح تقنية ومراجعات وكتب إلكترونية مجانية وصفقات حصرية!
انقر هنا للاشتراك
