Outlook مقابل المهام. Microsoft To Do: أيهما أفضل؟

لدى Microsoft تطبيقان لإدارة المهام. يأتي Microsoft To Do مثبتًا مسبقًا على أجهزة كمبيوتر Windows ، وهو متاح أيضًا عبر الإنترنت. يتضمن عميل البريد الإلكتروني والتقويم الخاص به ، Outlook ، أيضًا ميزة مهام قوية.

ولكن أيهما أفضل لإدارة قائمة مهامك؟ المنافسة أقرب مما تعتقد. تقارن هذه المقالة بين Microsoft To Do و Microsoft Outlook كتطبيقات إدارة المهام لمعرفة الخيار الأفضل.

الأكثر سهولة

To Do ، الذي اعتاد أن يكون Wunderlist ، هو تطبيق مجاني مضمن في Windows 10 و 11. يمكنك أيضًا الوصول إلى Microsoft To Do في متصفحك. ل الآفاق، فإن ميزة "المهمة" متاحة فقط في تطبيق سطح المكتب المتميز. في إصدار الويب المجاني ، يتكامل مع To Do بدلاً من ذلك.

بالنسبة للإعاقات ، كلاهما ودود قارئات الشاشة المضمنة في Windows. نصوص ورموز Outlook أصغر حجمًا. قد يكون هذا محبطًا لأولئك الذين يعانون من إعاقات بصرية أو مشاكل في المهارة. ولكن يمكنك تكبيرها في إعدادات Windows.

تكون الإعدادات الافتراضية لـ To Do أكثر وضوحًا وأكبر. يؤدي استخدام الألوان والرسومات فوق النص أيضًا إلى تسهيل التركيز. فائدة لطيفة لمن يعانون من مشاكل الصحة العقلية التي تؤثر على الانتباه. تجعل القوائم المبسطة أيضًا التنقل في قارئ الشاشة أسرع ، لأنه لا يوجد الكثير مما يجب القيام به.

يحتوي كلا التطبيقين على إصدارات محمولة مجانية لنظامي التشغيل Android و iOS. التطبيقات هي نفسها من حيث إمكانية الوصول ، وتحتوي على الكثير من الميزات نفسها مثل إصدارات سطح المكتب. يتضمن كلا التطبيقين أيضًا عناصر واجهة مستخدم للصفحة الرئيسية للوصول السريع.

لكن جانب المهام مفقود من إصدار تطبيق Outlook. يتم نسخ أي عناصر تم إنشاؤها في "المهام" إلى التقويم كأحداث. يمكنك عرض أحداث التقويم هذه في تطبيق Outlook ، ولكن لا يمكنك استخدام تقارير التقدم أو ميزات أخرى خاصة بالمهام.

لسهولة الاستخدام ، يحتوي تخطيط Outlook على الكثير من الخيارات والقوائم متعددة الطبقات. To Do أسهل بكثير في التعلم والإدارة. تصميمه المبسط ووظائفه المبسطة سهلة التنقل. إنه أمر بسيط حتى بالنسبة للمبتدئين في الكمبيوتر.

الفائز: لكى يفعل

الأفضل لمشاريع المجموعة

Outlook هو أداة تعاون قوية لإدارة المشاريع. يتكامل مع تقويم Outlook و Outlook Mail. هذا يجعل تعيين جهات الاتصال وجدولة العمل أمرًا بسيطًا.

يمكنك أيضًا الحصول على الكثير من التفاصيل حول تقدم كل مهمة. يمكنك التتبع حسب ساعات العمل والنسبة المئوية المكتملة والحالات مثل "انتظار شخص آخر". إذا قمت بمشاركة المهمة مع شخص آخر فقط ، فسيتم تحديثك بشأن التغييرات التي أجراها هذا الشخص.

يسمح لك Outlook أيضًا بإرسال طلبات المهام. يحدث هذا عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى جهة اتصال ، وتطلب منهم بدء مهمة وتعيينهم إليها تلقائيًا. حسب اختيارك ، يمكنك الاحتفاظ بنسخة من المهمة ، والحصول على تحديث عندما يتم وضع علامة اكتمال عليها من نهايتها.

أخيرًا ، يحتوي Outlook على زر سريع لإرسال تقارير الحالة. تلخص هذه الإعدادات حالة المهمة في رسالة بريد إلكتروني. يمكنك إرسال هذا البريد الإلكتروني مباشرة من نافذة المهمة ، وإرفاق أي ملاحظات إضافية تريدها.

To Do لديها بعض أدوات التعاون الجيدة أيضًا. يمكنك تعيين آخرين لمهمة من خلال ارتباط قابل للمشاركة. يمكنك مشاركة الوصول إلى قائمة تم إنشاؤها ، أو مهمة محددة فقط. هذا يجعل من السهل التحكم في الوصول.

إذا كان الأشخاص الذين تريد المشاركة معهم موجودين في قائمة جهات الاتصال الخاصة بك ، فسيكون الأمر أسهل. عند مشاركة قائمة ، ستنشئ المهام الواجبة قائمة بجهات اتصال بريد Windows. يمكنك أيضًا البحث في جهات الاتصال من OneNote.

To Do أيضا ميزة للمشاريع المعقدة. يتيح لك تقسيم المهمة إلى خطوات. هذا يمكن أن يحسن الدافع ويجعل المهمة أكثر قابلية للتنفيذ. لا تتضمن مهام Outlook ميزة الخطوات.

الفائز: مهام Outlook

أفضل منظمة

تصبح ميزة مهام Microsoft Outlook محددة حقًا مع مؤسستها. سواء كان هذا شيئًا جيدًا أم لا يعتمد على طريقة عملك. تدعم مهام Outlook المجلدات ذات المجلدات الفرعية وأنظمة الفرز الآلي. To Do يأخذ نهجا أبسط.

في Outlook ، يمكنك استخدام القواعد لإرسال رسائل بريد إلكتروني معينة أو أحداث تقويم إلى مجلد مهام معين. يتيح لك أيضًا تعيين مستويات محددة من الأولوية. يمكنك أيضًا ترميز المهام بالألوان باستخدام الفئات.

يقدم To Do جميع الميزات نفسها التي يوفرها Outlook ، ولكنه يبسطها. المهام الواجبة لها مجلدات ، لكن لا تحتوي على مجلدات فرعية. يتيح لك وضع علامة على الأولوية ، ولكنه يقتصر على نظام ثنائي: العناصر ذات النجمة مهمة ، والعناصر بدونها ليست كذلك.

يدعم To Do أيضًا الفئات في شكل علامات تصنيف قابلة للبحث. تؤدي إضافة علامة تصنيف في أي مكان في مهمة إلى إنشاء فئة تحمل الاسم نفسه. أفضل ميزة في To Do ، والتي يفتقر إليها Outlook ، هي يومي خاصية.

My Day عبارة عن مجلد ذكي في Microsoft To Do. إنه جدول أعمال ليوم واحد يمكنك تعبئته يدويًا ، أو الاختيار من اقتراحات المهام الواجبة. ستركز الاقتراحات على المهام المستحقة قريبًا ، أو التي تم وضع علامة عليها كمهمة ، أو المهام التي لم تتطرق إليها لفترة من الوقت.

هذا الأجندة الذكية تتفوق على المهام التي يجب القيام بها مسبقًا على مهام Outlook ، لكنها قريبة جدًا. إذا كنت تريد أو تحتاج إلى مستوى إضافي من التفاصيل ، فانتقل إلى Outlook بدلاً من ذلك.

الفائز: لكى يفعل

أفضل التخصيص

يتيح لك كل من To Do و Outlook إرفاق ملفات وربط المهمة برسالة بريد إلكتروني. في To Do ، يجب عليك وضع علامة على البريد الإلكتروني ، ثم نقل المهمة من رسائل البريد الإلكتروني التي تم وضع علامة عليها إلى أي قائمة تريدها. كلاهما يسمح لك أيضًا بإضافة ملاحظات نصية إلى المهمة ، وإرفاق ملفات الوسائط بالمهمة.

يتيح لك Outlook فقط استخدام تنسيق النص المنسق والصور في وصف المهمة. لكن عناصر التصميم هذه جمالية ، لذا فإن إضافتها إلى كل مهمة يمكن أن يكون مضيعة للوقت. علاوة على ذلك ، يجب النقر فوق المهمة لرؤيتها.

إرفاق الملفات أكثر فائدة. يسمح لك Outlook فقط بربط المهام ببعضها البعض. يمكنك القيام بذلك باستخدام الخيار إرفاق عنصر Outlook. هذه القدرة الحاسمة على ربط المهام ذات الصلة مفقودة في To Do.

يعد تخصيص To Do جماليًا في الغالب. يمكنك تحديد لون الخلفية لقائمة وإنشاء قوائم مخصصة. يمكنك أيضًا تحديد أنماط الفرز الأساسية ، مثل حسب تاريخ الاستحقاق أو تاريخ الإنشاء.

ينشئ To Do أيضًا قوائم ذكية متنوعة ، مثل رسائل البريد الإلكتروني التي تم وضع علامة عليها والمخصصة لي. يمكنك تبديل هذه أو إيقاف تشغيلها. بالنسبة لأولئك الذين يحتاجون إلى تحسين مهامك ، فإن Outlook هو الفائز الواضح.

الفائز: مهام Outlook

أفضل تطبيق إنتاجية من Microsoft

للاستخدام الشخصي والمشاريع الصغيرة ، تعمل To Do بشكل جيد. ولكن بشكل عام ، تفوز قائمة الميزات الأكثر قوة في Outlook. تدعم التفاصيل الإضافية مستوى أعلى من الاحتراف ، ولا يمكن التغلب على التخصيص عالي المستوى.

خاصة إذا كنت تدير مشروعًا معقدًا ، فإن Microsoft Outlook هو أفضل رهان لتطبيق إدارة المهام.

كيفية استخدام Microsoft Outlook لإدارة المشاريع

اقرأ التالي

نبذة عن الكاتب