مثل معظم الأشخاص ، من المحتمل أنك توقّع على رسائل بريد إلكتروني احترافية بعبارة: "أتطلع إلى تلقي رد منك". على الرغم من أنه ملائم ، إلا أن استخدام نفس الخط باستمرار يبدو بعيدًا وعامة.
حاول تغيير الطريقة التي تنهي بها رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. سيقدر المستلمون ذلك إذا بذلت مزيدًا من التفكير في رسائلك. في هذه المقالة ، سنشارك أحد عشر توقيعًا احترافيًا وأنيقًا حتى لا تستمر في تكرار ، "أتطلع إلى الاستماع منك."
1. "الرجاء إرسال ملاحظاتك إليّ عن طريق [أدخل التاريخ هنا]"
إن قول "أتطلع إلى الاستماع منك" أمر غامض ووديع. إنه يمنح المستلم قدرًا كبيرًا من التحكم ، حيث يمكنه عادةً الرد وقتما يريد. قد تعمل العبارة في حالات القلق غير العاجلة. ولكن إذا كان يجب عليك تأكيد الهيمنة وتجنب رسائل البريد الإلكتروني المتبادلة ، فقم بتوجيه المحادثة من خلال تحديد موعد نهائي.
حاول أن تختتم بـ "الرجاء إرسال تعليقاتك إليّ في موعد أقصاه [أدخل التاريخ هنا]." إن تاريخ الاستحقاق الراسخ والنهائي يحث المستلمين بمهارة على اتباع جدولك الزمني بدلاً من جدولهم.
2. "من فضلك ابقني على النشر في [أدخل المشروع / الموضوع هنا]"
إذا جعلتك عبارة "أتطلع إلى الاستماع منك" تبدو متحمسًا للغاية ، فحاول تخفيف الحماس. جرب "الرجاء ابقائي على اطلاع على [أدخل المشروع / الموضوع هنا]" بدلاً من ذلك. يبدو مرتاحا ولكن موثوقة.
تناسب العبارة الحالات التي قمت فيها بالفعل بدورك وترغب فقط في تلقي التحديثات الهامة وذات الصلة. حدد أنك لا تريد أن تزعجك المعلومات الزائدة عن الحاجة. فقط راقب نبرة صوتك وتجنب أن تبدو متعجرفًا.
3. "يسعدني دائمًا الاستماع إليك"
على الرغم من الترحيب ، فإن قول "أتطلع إلى الاستماع منك" قد يشعر أحيانًا بصلابة شديدة. يبدو محرجا في المواقف العرضية. إذا كنت تعمل على إعداد العملاء المحتملين غير المحتملين ، أو معالجة مخاوف العملاء ، أو التواصل مع العملاء المحتملين ، أو إعادة الاتصال بالعملاء القدامى من الشركات ، فستحتاج إلى تسجيل خروج أقل رسمية.
في هذه المواقف ، حاول أن تقول ، "يسعدني دائمًا الاستماع إليك." له نبرة متفائلة وودودة تثير استجابة إيجابية دون المساومة على الاحتراف. لاحظ أن الحماس المفرط يجعلك تبدو مألوفًا جدًا.
4. "اكتب قريبا!"
ربما يكون البديل الأكثر عرضًا لعبارة "أتطلع إلى الاستماع منك" هو "اكتب قريبًا!" إنه مبهج ومتساهل. على عكس عمليات تسجيل الخروج الأخرى في هذه القائمة ، لا تتطلب هذه العبارة المفتوحة استجابة فورية.
استخدم "اكتب قريبًا!" عند التحدث إلى الأقران ، والخيوط الباردة والأصدقاء والأقارب. فقط احذر من أن ذلك لا يؤدي إلى ضرورة الاستعجال ، لذلك قد لا يرد معظم المستلمين على بريدك الإلكتروني بعد الآن. استعد لهذا الخط لإنهاء المحادثة.
5. "أنا أقدر ملاحظاتك ، لذا دعني أعرف ما هو رأيك!"
إذا كنت قد أرسلت مؤخرًا أصلًا تجاريًا مهمًا ، فقم بتوقيع بريدك الإلكتروني بعبارة "أنا أقدر تعليقاتك ، لذا أخبرني برأيك!" من المحتمل أن يقوم المستلم بتحرير عملك بالفعل. ومع ذلك ، فإن القول بأنك تقدر رؤاهم يعطي انطباعًا بأنك تفخر بمهنتك.
بالطبع ، لا تتوقع الحصول على تعليقات إيجابية بنسبة 100٪. بصرف النظر عن طلب التعليقات ، يجب أن تعرف أيضًا كيف تأخذ مراجعات الأداء السيئ بطريقة احترافية. لا تدع عواطفك تحصل على أفضل ما لديك.
يسألني "أتطلع إلى تلقي رد منك" ، لكنه لا يبدو موثوقًا به. إذا كنت بحاجة إلى تسجيل خروج حازم وعاجل ، فجرّب "أنتظر ردك الفوري". إنه يؤكد على الضرورة الملحة للاستجابة الفورية دون أن تبدو عدوانيًا أو غير محترف.
مع ذلك ، لا يزال يثير الخوف. إذا كنت في موقع سلطة ، فاختر بعناية متى تستخدم هذه العبارة ، وإلا فقد يسيء مرؤوسوك فهم مدى إلحاحك للعداء.
7. "يجب أن نناقش [أدخل تفاصيل المشروع / الموضوع هنا] عبر الاتصال. هل يناسبك [أدخل الوقت والتاريخ هنا]؟ "
نادرًا ما يكون هناك رد نهائي على "أتطلع إلى الاستماع منك". غالبًا ما يؤدي التوقيع بهذا السطر إلى الذهاب والإياب عبر البريد الإلكتروني. لا يمكنك استخدامه في الأمور الحساسة للوقت.
بدلاً من ذلك ، أنهِ رسالتك باقتراح: "يجب أن نناقش [أدخل تفاصيل المشروع / الموضوع هنا] عبر المكالمة. هل يناسبك [أدخل الوقت والتاريخ هنا]؟ " إنه يحدد هدفك صراحة. لتقليل رسائل البريد الإلكتروني الواردة والصادرة بشكل أكبر ، استخدم تطبيقات جدولة المواعيد التي تتيح للمستلمين حجز أماكن الاجتماعات بأنفسهم.
8. "الرجاء الرد في أقرب وقت ممكن"
عبارة "أتطلع إلى الاستماع منك" ليست مطالبة أو عدوانية. ومع ذلك ، إذا كنت تريد تسجيل خروج أقل ، فحاول قول "الرجاء الرد في أقرب وقت يناسبك."
يمكنك استخدام هذا البريد الإلكتروني عند تسجيل الخروج العمل مع محترفين خارج منطقتك الزمنية. سيتفهم المستلم الحاجة إلى استجابته ، لكن لن يتم الضغط عليه للعمل بعد ساعات العمل المحلية لتلبية طلبك.
9. "إذا لم تكن الشخص المناسب لهذا الطلب ، فهل تمانع في ربطني بشخص يمكنه المساعدة؟"
إن إرسال "أتطلع إلى الاستماع منك" إلى شخص الاتصال الخطأ أمر محرج. ابحث دائمًا عن نقطة الاتصال الصحيحة. إذا كنت تشك في أنك تراسل الشخص / القسم المناسب ، فقل: "إذا لم تكن الشخص المناسب لهذا الطلب ، فهل تمانع في ربطني بشخص يمكنه المساعدة؟"
لكن ضع في اعتبارك أن تسجيل الخروج هذا يجعلك تبدو غير متأكد. استخدمه فقط بعد استنفاد جميع مواردك ؛ خلاف ذلك ، تعقب الشخص المناسب للاتصال بنفسك.
تبدو عبارة "أتطلع إلى الاستماع منك" منعزلة. على الرغم من أنها تطلب ردًا ، إلا أنها لا تتطلب الإلحاح ولا تُظهر الحماس - قد تؤتي ثمارها بعيد المنال. يعد استخدامه مع المشرفين والعملاء ذوي الأولوية العالية أمرًا غير لائق.
للحصول على تسجيل خروج يوضح الحماس والحماس ، جرب "أخبرني إذا كان [أدخل الاقتراح هنا] مناسبًا لك حتى أتمكن من البدء على الفور." إنها حازمة ومهنية ونهائية. أيضًا ، قم بتضمين ارتباط إلى ملف برنامج إدارة المشاريع بحيث يمكن للعملاء تعيين المهام ووضع علامة عليها فورًا بمجرد توصلهم إلى قرار.
استخدم عبارات مختلفة لتسجيل الخروج من البريد الإلكتروني لتحسين معدلات الاستجابة
لا تخطئ في فهمنا - ليس عليك التوقف عن التوقيع بعبارة "أتطلع إلى الاستماع منك." كليا. لا يزال بإمكانك استخدامه. فقط تأكد من تغيير طريقة إنهاء رسائلك الإلكترونية لتجنب أن تبدو آليًا وغير شخصي. نادرًا ما تثير الرسائل العامة رد فعل ، بعد كل شيء.
لزيادة معدلات الاستجابة الخاصة بك ، ضع في اعتبارك إعادة تقييم الطريقة الكاملة التي تنظم بها رسائلك. يعد تسجيل الخروج جزءًا واحدًا فقط من بريدك الإلكتروني. يجب عليك أيضًا تحسين سطر الموضوع وعنوان البريد الإلكتروني والتحية والمقدمة ونص البريد الإلكتروني.