عزز التواصل بين أعضاء فريقك باستخدام هذه النصائح

الطريقة الأكثر أهمية لتحقيق النجاح في عملك هي من خلال التواصل الفعال. يجب أن يشعر فريقك بالحرية في طرح الأسئلة ، وأن يكون لديه فهم عميق لأهداف الشركة ، وأن يعرف أن أفكارهم تحظى بالتقدير. عادات الاتصال القوية داخل فريقك لا تحدث بين عشية وضحاها. يتطلب الأمر التزامًا بتنفيذ الاستراتيجيات التي تعمل وتخلق في النهاية بيئة عمل مفتوحة.

إذا كنت ملتزمًا بزيادة التواصل الفعال مع فريقك ، فاقرأ للحصول على النصائح التي تحتاجها لبدء التنفيذ لتحقيق النجاح وإبقاء الجميع سعداء.

تواصل من خلال التلخيص

الاستماع الفعال في التواصل هو كل شيء عن السعي إلى الفهم. من الضروري التأكد من أن الجميع في نفس الصفحة. يحدث سوء التواصل في كثير من الأحيان في الأعمال ويمكن تخفيفه بسهولة عن طريق تلخيص الممارسة.

يوضح ماكس أدي ، الرئيس التنفيذي لشركة مخلل. "على الرغم من أن هذا النوع من الاتصال يمكن أن يشعر بأنه متكرر ، إلا أنه الطريقة الأكثر فعالية لمنع سوء الفهم. تتضمن العملية الاستماع بنشاط إلى شخص يتحدث ، وتلخيص وتكرار ما قاله ، وتأكيد التفاهم بين المجموعة ".

كيف يبدو هذا في الممارسة؟ إيان هيمان ، مؤسس حماية الذكور بالتنقيط يشارك ، "يمكن أن يبدو الأمر مختلفًا بالنسبة للجميع ، ولكن إحدى الطرق للتعامل معه هو أن يكون لديك قاعدة اتصال مع فريقك حيث تتمرنون جميعًا على إعادة الصياغة. من خلال تكرار كيفية فهم كل واحد منكم لمفهوم ما أو محادثة ، يمكنك تجنب الكثير من سوء الفهم. يمكن أن يؤدي ذلك إلى زيادة إنتاجية فريقك لأن الجميع على دراية بما تعمل على تحقيقه ".

التلخيص كمهارة اتصال يتطلب ممارسة. بالنسبة للقادة ، من الأفضل أن يكونوا مثالاً يحتذى به وبدء هذه الإستراتيجية. سوف يستغرق الأمر وقتًا لجعل الجميع على متن الطائرة والاعتياد على طريقة الاتصال هذه ، ولكنها ستكون مفيدة بشكل لا يصدق بشكل عام.

تعيين جداول أعمال واضحة لجميع الاجتماعات

واحدة من أكبر الشكاوى التي لدى العديد من الموظفين فيما يتعلق بالاجتماعات هي أنها تستغرق الكثير من الوقت وغير فعالة. يحدث هذا عندما لا يتم التخطيط للاجتماعات وتنفيذها بشكل صحيح. أفضل طريقة للتأكد من أن الاجتماعات مفيدة للفريق هي تحديد جداول أعمال واضحة مسبقًا.

"لا يمكنك أبدًا أن تكون شديد الاستعداد" ، كما يقول Max Schwartzapfel ، كبير مسؤولي التسويق في القتال من أجلك. "عند استضافة اجتماع ، ضع في اعتبارك وضع جدول أعمال متماسك وواضح لمدة ثلاثة أيام على الأقل. يمكن أن يؤدي القيام بذلك إلى منح فريقك وقتًا لإعداد أي نتائج أو أسئلة أو أفكار مسبقًا. إن محاولة التواصل على الفور يمكن أن تترك مجالًا للمعلومات الضائعة ، ولا أحد يريد ذلك ".

غالبًا ما يكون من السهل جدًا أن تخرج الاجتماعات عن السيطرة. يقول كريم هاشم ، نائب رئيس التجارة الإلكترونية في ماكسين هوليوود. "ضع مخططًا زمنيًا لكل موضوع واطلب من شخص ما تتبع الوقت حتى تظل في الموعد المحدد. يمكنك أيضًا ترك مساحة في نهاية الاجتماعات لطرح الأسئلة ؛ هذه المرة أيضًا طريقة رائعة لتحديد ما إذا كان الموضوع يحتاج إلى مزيد من الاهتمام. يساعد توقيت الاجتماعات على التأكد من تنفيذ كل ما تريد مناقشته أثناء تحديد ما يحتاج إلى مزيد من التواصل ".

أثناء الاجتماعات ، تأكد من أن فريقك يشعر بالحرية في التحدث عما يحدث في العمل. وفر مساحة للأسئلة ، وادعُ إلى مناقشة حية ، وقم بإشراك الجميع في المحادثة. عندما يكون لديك سياسة الباب المفتوح ، يجب أن يكون هذا هو المعيار وسوف يكون فريقك حريصًا على مشاركة أفكارهم.

قواعد اللمس الدورية المضيفة

عندما ينشغل فريقك بالعمل ، يمكن أن يقع التواصل في كثير من الأحيان على جانب الطريق. لكن بدون هذا التواصل ، سيعاني العمل. من المهم أن تترك وقتًا في عبء عمل فريقك للتواصل مع القاعدة. يمكن أن يكون هذا في شكل فرق فردية أو خاصة بالمشروع أو فرق كاملة أو غير ذلك. معدل تكرارها هو شيء يمكنك تحديده لتلبية احتياجاتك الخاصة ، طالما أنك تضمن أن جميع اجتماعات قاعدة اللمس فعالة وليست مجرد استنزاف للوقت.

كريستي بيرز ، كبير مسؤولي التسويق في نموذج الببتيدات يقول ، "ضع في اعتبارك أن يجتمع القادة مع فريقهم على انفراد كل شهر. لست بحاجة إلى أجندات لتلك الاجتماعات. بدلاً من ذلك ، يمكنك استخدامه كفترة اتصال مفتوحة لمناقشة عمل الموظف والصحة العقلية والنمو والأفكار العامة للشركة ".

إذا لاحظت أن معنويات الفريق آخذة في الانخفاض ، ففكر في إضافة قواعد اللمس للحصول على الفريق في نفس الصفحة. "هل ترى انخفاضًا في معنويات الفريق؟ حاول استضافة اجتماع قاعدة اللمس "، تشارك ميليسا رودس ، الرئيس التنفيذي لشركة الوسطاء. "الحفاظ على مجموعة قاعدة اللمس صغيرة - حوالي 5-6 أشخاص - يجعلها عملية أكثر سلاسة. يجب أن يكون كل شخص قادرًا على التحدث بحرية عن أفكاره وأفكاره ".

قم بإنشاء منطقة لا تحكم فيها

السبب الرئيسي وراء عدم شعور العديد من الموظفين بالحرية في التحدث في العمل هو الخوف. إنهم قلقون من أن كلماتهم لن تؤخذ على محمل الجد أو ستواجه تداعيات. إذا كنت جادًا بشأن زيادة التواصل مع فريقك ، فأنت بحاجة إلى إنشاء بيئة خالية من الأحكام للقيام بذلك.

توضح ماري كاي بيتون ، رئيسة ابتكار المنتجات في فيتامينات فلو. "من الضروري تقدير آراء الجميع والتأكد من أن كل شخص يشعر بالأمان للتعبير عن آرائه."

إذا كنت ترغب في إنشاء وتعزيز منطقة عدم إصدار أحكام مع فريقك ، فقم بتنفيذ سياسة الباب المفتوح لدعوة فريقك للتعبير عن أفكارهم. قم بتوفير مساحة آمنة لهم للقيام بذلك ، على سبيل المثال في اجتماع أو واحد لواحد. احتفظ بالجميع في نفس الصفحة مع السياسة وتأكد من التزام الجميع بالسوابق. تريد التأكد من عدم حدوث أي شيء وراء الكواليس يقود فريقك للتساؤل عما إذا كانت هذه السياسة ذات قيمة أم لا.

في حين أن عملك قد يكون لديه سياسة الباب المفتوح ، قد لا يشعر بعض الأشخاص بالقدرة على مشاركة أفكارهم بشكل مفتوح مع فريق كبير ، لذلك من الحكمة تقديم حل بديل. "أحد العوامل الرئيسية في ضمان شعور الناس بالرضا عن التحدث علانية هو منحهم الفرصة للتحدث بطريقة تشعرهم بالأمان. يمكنك القيام بذلك عن طريق تشجيع الأشخاص على حجز اجتماعات مع شخص يريدون مناقشة مواضيع خاصة معه. يمكنك أيضًا الحصول على مربع اقتراحات عبر الإنترنت للسماح للموظفين بإرسال مخاوفهم دون الكشف عن هويتهم ".

مع أي سياسة جديدة ، يستغرق التنفيذ وقتًا ، وسيتطلب بناء ثقافة الاتساق والوقت. استمر في ذلك ، وفي النهاية ، ستصبح القاعدة. يقول ريان ديلك ، الرئيس التنفيذي لشركة التمهيدي. "كما يعلم معظمنا ، تستغرق الأشياء الجيدة وقتًا ، لذا استمر في المضي قدمًا ، خاصة عندما تشعر بالتحدي."

إبقاء الجميع على علم بأخبار الشركة

لجعل الجميع يشعرون وكأنهم ينتمون إلى الشركة ، فأنت تريد منهم أن يظلوا على اطلاع بكل ما يجري - حتى لو لم يؤثر ذلك بشكل مباشر على مناصبهم أو دورهم. هذه استراتيجية أساسية في بناء الفريق وتضمن أيضًا بقاء الجميع على اطلاع دائم بأخبار الشركة الحالية ، بما في ذلك الأهداف والإنجازات وحتى الأشياء الصعبة.

"هناك طريقة رائعة للتأكد من أن الجميع على اطلاع مع عدم إبقاء الأمور جادة للغاية ، وهي الحصول على نشرة إخبارية للشركة" ، هذا ما قاله جاستن سليماني ، الشريك المؤسس لـ تعثر. "قد يبدأ بدافع الضرورة ، لكنه يمكن أن يتحول بسرعة إلى وسيلة لرفع الروح المعنوية. بالطبع ، ما زلت ترغب في مشاركة التحديثات حول النشاط التجاري ، ولكن يمكنك أيضًا تضمين قصص ترفع من مستوى الفريق ، والاحتفال بالمعالم وأعياد الميلاد ، والمزيد ".

فائدة أخرى للنشرات الإخبارية الداخلية أو تقارير البريد الإلكتروني الأسبوعية هي أنها تقلل من الاجتماعات ، مما يؤدي في النهاية إلى تحسين الإنتاجية. تقول بريتاني دولين ، المشاركة في وكالة كتاب الجيب. "قد يكون من الممكن جدًا توصيل الكثير مما تغطيه في الاجتماعات عبر البريد الإلكتروني. يمكنك محاولة إرسال تحديثات أسبوعية مع ملخصات لما يحدث. إنها طريقة رائعة لمشاركة الأخبار مع توفير شيء ملموس للرجوع إليه في المستقبل إذا لزم الأمر ".

عندما يكون لديك فرق كبيرة ، على وجه الخصوص ، وترغب في التأكد من حصول الجميع على المعلومات التي يحتاجونها فيما يتعلق بـ ، فكر في إيجاد حل لتوزيع المعلومات بتفاصيل كاملة يمكن أن تكون المشار إليها. هذا يقلل من النميمة وتجنب سوء الفهم.

خاتمة

أنت بالتأكيد لا تريد قطع الزوايا عندما يتعلق الأمر بالتواصل الجماعي. عندما يصبح التواصل السيئ هو القاعدة ، سوف يتطلب الأمر جهدًا إضافيًا لكسر العادة السيئة وتنفيذ حل طويل الأمد.

أفضل طريقة للبدء هي تكوين فريق عمل صغير يضم أعضاء من فريقك من جميع المستويات. قم بعصف ذهني لخطة حول الشكل الذي سيبدو عليه الهدف النهائي للتواصل ، ثم ضع استراتيجية للخطوات التي سيتخذها للوصول إلى هناك. قم بتوصيل هذه الثقافة الجديدة مع الفريق واجعل الجميع على متن الطائرة. إنه فوز للجميع.